El impactante poder de las Tareas Más Importantes

Muchas veces cuando explico a alguien que vivo en Lleida, me preguntan por el mal tiempo en esta ciudad. Es verdad que no es el lugar con el mejor clima de España, pero, en comparación con el tiempo en Holanda, tampoco hace tan mal tiempo.

La imagen que la gente asocia con Lleida es la niebla. Cada invierno tenemos unas semanas con una niebla denso y durante varios días seguidos no puedo ver el cielo ni el final de la calle.

Cuando salgo de casa durante estos días, tengo la sensación de vivir una aventura. Todo lo que está a menos de veinticinco metros puedo ver bien, pero un poco más allá hay un muro blanco. Me puedo imaginar lo que hay detrás de este muro, basándome en mi memoria de estos lugares, pero no lo puedo saber con seguridad.

Donde yo espero poder pasar por la calle, quizás hay obras que me obligan a desviar de mi ruta planificada.

Cuando me desplazo por la niebla, no tiene sentido planificar con muchos detalles. Sé que en algún momento debo cruzar la calle, pero como aún no puede ver los pasos de zebra, todavía no he decidido por dónde paso. Cada semáforo que encuentro en mi camino es un punto de decisión. ¿Qué hago, continuo a este lado o cruzo? Hay varios factores que influyen mi decisión: el estado del semáforo, el tráfico en esta zona de la calle, el número de semáforos que espero tener delante, las posibles rutas hacia mi destino, cuánta gente hay esperando al semáforo, etc. No puedo prever ninguno de estos factores; así tomo las decisiones sobre la marcha.

No puedes predecir el futuro

La niebla de Lleida sólo hace obvio que no puedo predecir el futuro, pero no soy el único. Las personas que viven en lugar sin niebla tampoco son capaces de adivinar lo que viene. Aunque puedes ver el final de la calle, no sabes lo que hay más allá… Cada viaje es una aventura.

No puedes predecir el futuro

También en mi trabajo exista una ‘niebla’ que convierte mis días laborables en una aventura. Sé lo que estoy haciendo en este momento (escribir este texto), ya tengo bastante claro lo que probablemente haré después (procesar mi email), pero no tengo ni idea qué voy a hacer por la tarde o mañana.

Igual con mi caminada por la niebla, tengo experiencia previa que me ayuda a tener una idea de cómo será mi tarde, pero no lo sé con seguridad, porque todavía está fuera de mi campo de visión. Es probable que trabajaré durante dos o tres horas y que seguramente terminaré tareas no demasiadas complicadas de mi lista zombi, porque sé que por las tardes habitualmente tengo poca energía.

Si aceptas que estás trabajando en la niebla, sabrás que planificar con muchos detalles no tiene sentido. Basta con tener claro a dónde quieres llegar y conocer todas las opciones disponibles en este momento. Es mejor tomar las decisiones sobre la marcha.

La planificación ágil

La forma de colaborar en proyectos ha cambiado enormemente en la última década, especialmente en los proyectos de desarrollo de software. Donde antes cada proyecto empezaba con una planificación detallada de todos los pasos necesarios, en la actualidad se utilizan métodos ágiles como Scrum.

La planificación ágil consiste de aplicar pequeños cambios, revisar el resultado de estos cambios y luego decidir cuáles son los próximos cambios a implementar.

La clave es enfocarte en sólo algunos proyectos a la vez y mantener una pila de posibles futuros proyectos. Básicamente, los métodos ágiles aplican el principio de la niebla a la planificación: hay una pequeña parte visible — los sprint de scrum — y una gran cantidad de posibilidades disponibles para el futuro que todavía está invisible.

También en los métodos de productividad personal podemos encontrar el principio de la niebla. Por ejemplo, en Getting Things Done existe la lista ‘Algún día/Quizás’ con todas las opciones para el futuro, mientras la parte visible está en la lista de ‘Próximas Acciones’.

En esta lista de ‘Próximas Acciones’ constan todos tus compromisos para hacer lo antes posible y es el recurso que utilizas para decidir qué hacer.

¿Cuánta visibilidad tienes?

David Allen recomienda revisar la lista ‘Algún día/Quizás’ durante la Revisión Semanal y por tanto podemos concluir que parte de una visibilidad de una semana. También explica que la mayoría de los profesionales tienen unas 100–150 acciones en su lista de ‘Próximas Acciones’1 ¡Más de cien compromisos para hacer una acción en los próximos siete días!

Yo creo que es una cantidad excesiva de tareas, incluso cuando las tienes categorizado por contexto, tiempo y energía. Como ya he explicado, yo trabajo en la niebla, es decir, en un entorno que cambia constantemente de forma imprevisible y no puedo mantener tantos compromisos. Porque el compromiso es un recurso limitado.

Propongo que haces el siguiente ejercicio: estima el tiempo necesario para hacer cada una de las acciones en tu lista de tareas y calcula el tiempo total. Luego determina tu grado de libertad: ¿cuantas horas al día eres capaz de trabajar de forma proactiva?, o ¿cuántas horas tienes a tu libre disposición para poder tachar las tareas de tu lista?2 Ahora tienes una idea del volumen de trabajo en tu lista de acciones. ¿Cuantos días laborables puedes llenar con tus compromisos actuales?

El poder de la Tareas Más Importantes

El objetivo principal de una lista de acciones es ayudarte a decidir qué hacer en cada momento. ¿Realmente necesitas una lista tan grande para decidir qué hacer o quizás puedes ya identificar acciones que seguramente no harás hoy?

Durante muchos años he seguido estrictamente el método GTD, pero nunca he dejado de sentirme abrumado por la gran cantidad de cosas en mi lista. No es extraña, porque una lista tan grande asume que tengo la capacidad de predecir lo que pasará en los próximos días. Cada semana estaba intentando adivinar cuanto trabajo podía hacer en el futuro y cada semana fallaba, generando tareas residentes3 en mi sistema.

El principal atractivo de una lista de Tareas Más Importantes es que te ayuda a enfocar a unas pocas cosas que quieres o debes hacer hoy. El concepto de las Tareas Más Importantes, o también conocido como las tareas clave ha cambiado mi manera de planificar. Yo trabajo en la niebla; no puedo predecir el futuro. Además, para poder elegir con eficacia la siguiente acción es mejor tener menos opciones disponibles. Por cierto, ya no las llamo Tareas Más Importantes, sino tengo una lista con acciones para hoy, agrupadas por contextos.

¿Tiene sentido tener ocho tareas grandes en tu contexto ‘@oficina’ si sólo puedes completar dos de este tipo de acciones al día? Estoy segura que eres capaz de identificar aquellas tareas que no harás hoy.

Cada mañana, como parte de mi rutina matutina, decido a qué me comprometo este día. Lo que antes era mi lista de próximas acciones, ahora sólo es una base de datos con posibles acciones a elegir para hacer hoy. He adaptado mi sistema a la realidad y he movido el límite entre compromiso y deseo de una semana a un día.

En lugar de cien acciones en mi lista, en la actualidad nunca tengo más que veinte. Y más importante: casi cada día soy capaz de vaciar mi lista. Cuando llega este momento, puedo decidir si quiero parar de trabajar o si me comprometo a hacer algunas cosas más.

¿Cuánta visibilidad tienes?

¿Por qué no compartes en los comentarios cuantas horas de trabajo tienes en tu lista?

Imágenes Ladera de la montaña y Niebla cortesía de Shutterstock

  1. Suponiendo que han creado un inventario completo de todos sus compromisos. ↩︎
  2. El resto del tiempo estás haciendo trabajo no-planificado: siguiendo instrucciones de otras personas, solucionando emergencias, atendiendo distracciones y interrupciones… De mis ocho horas laborables, habitualmente tengo entre dos y seis horas disponibles, y yo considero que tengo mucha libertad. ↩︎
  3. Estoy hablando de estas tareas que se han instalado para siempre en tu lista. ↩︎

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.