La Revisión Semanal

Mantenimiento

Cada sistema necesita mantenimiento para un funcionamiento correcto y Getting Things Done no es ninguna excepción a esta regla. Haciendo un Repaso Semanal garantiza que estás al día. David Allen aconseja planificar el Repaso Semanal en una hora fija, preferiblemente el viernes al principio de la tarde. Así, te queda un poco de tiempo para acabar las tareas olvidadas antes del fin de semana. Es como ir de vacaciones y dejarlo todo arreglado.

A primera vista el Repaso Semanal parece un castigo, pero en realidad es un momento encantador en la semana. Es un momento de reflexión en medio de todas tus actividades y estrés. Si repasas todos tus proyectos actuales obtendrás una vista clara de tu situación actual.

Finalmente, si la semana ha sido tan estresante que no has podido vaciar la cabeza y relajarte, este es el momento para llegar a este estado.

Bloc de notas

¿Qué haces durante el Repaso Semanal?

  1. Recopilar todas las cosas y asuntos;
  2. Repasar todas las bandejas de entrada y procesar su contenido;
  3. Limpiar y actualizar tus listas;
  4. Ordenar, limpiar, aclarar, actualizar y completar tu vida laboral.

Lista de comprobación para el Repaso Semanal

  • Pon tus notas, correo, tarjetas, recibos y otros papeles sueltos en la bandeja de entrada para procesarlos;
  • Procesa todas tus notas. Decide cuáles son los temas de acción y proyectos y guárdalas en el sitio adecuado: Próximas Acciones, A la Espera, Proyectos, Algún Día/Quizás etc.;
  • Repasa la información del calendario pasado. Identifica temas de acción pendientes, datos de referencia, etcétera, para transferirlos al sistema activo;
  • Mira en tu agenda los eventos próximos, en corto y en largo plazo;
  • Vacía tu cabeza — minddump. Lleva al papel (por categorías) cualquier nuevo proyecto, tema de acción, pendientes, ideas y otras, todavía no capturadas;
  • Repasa las listas de Próximas Acciones. Elimina las acciones completadas. Identifica recordatorios para pasos de acciones futuras;
  • Revisa la lista de En Espera. Crea acciones nuevas para cualquier seguimiento que sea necesario, y borra las que has recibido;
  • Repasa listas de Proyectos — y resultados mayores. Evalúa el estado de los proyectos, metas y resultados, uno a uno y asegúrate de que haya por lo menos una Próxima Acción por proyecto. Identifica nuevas acciones, acciones finalizadas, pendientes, etc.;
  • Repasa cada checklist relevante. Utilízalo como disparador de nuevas Próximas Acciones.
  • Repasa los listados de Algún Día/Quizás y conviértelos en Proyectos o Próximas Acciones. Borra los temas que ya no te interesan;
  • Se creativo y valiente. ¿Tienes alguna idea nueva, maravillosa, distinta, provocadora, arriesgada para añadir a tu sistema?

(Esta lista ha sido basado en el documento en inglés Weekly Review que puedes descargar sin coste en el web del David Allen Company)

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.