Un GTD modernizado

La primera edición del libro Getting Things Done es del año 2001 y su contenido está basado en las experiencias de David Allen durante muchas sesiones de coaching anteriormente a la publicación. Algunas partes del método están en uso desde hace más que veinte años. En estos mismos veinte años, nuestras vidas y nuestro trabajo han cambiado bastante, piensa por ejemplo en el uso del correo electrónico y los móviles.

¿Hay que adaptar GTD a los tiempos modernos?

El gran beneficio de Getting Things Done es que no depende de ninguna herramienta. Los principios detrás del flujo de trabajo son igual para ideas que has apuntado en una hoja de papel y para la bandeja de entrada del email. En este sentido, el único que ha cambiado en los últimos veinte años es el volumen de cosas; hoy en día simplemente tenemos más input y por tanto, más cosas para procesar. Pero los principios y el método todavía son válidos.

Siempre conectado

No obstante, en algunos casos he notado que la división de la lista de tareas por contexto ya no es suficiente. Hoy en día hacemos gran parte de nuestro trabajo con el ordenador y además siempre llevamos un ordenador muy potente — nuestro smartphone — en el bolsillo. Es decir que la mayoría de las tareas podemos hacerlas en cualquier momento y en cualquier sitio. En mi caso he notado que más o menos un 95% de mis tareas están en esta categoría. El resto son tareas en los contextos ‘@Recados’ y ‘@Agenda’.

¿Cómo elegir la próxima tarea?

La división de las tareas por contexto — recuerda que un contexto es un requerimiento físico para poder hacer la tarea: un sitio, una herramienta o una persona — sirve para limitar el número de opciones disponibles y así facilitar la elección de la próxima acción a completar. Pero en mi caso me quedo con casi todas las tareas disponibles. Entonces, ¿qué puedo hacer?

La solución es fácil: en lugar de crear una lista por contexto, puedo subdividir la lista de tareas del contexto ‘@Ordenador’ en listas más pequeñas usando los siguientes criterios para elegir la próxima acción:

  1. Contexto
  2. Tiempo disponible
  3. Nivel de energía
  4. Prioridad

Nota que es difícil de estimar el tiempo y el nivel de energía que necesitas para cada tarea ya que no es una ciencia exacta. Yo he decido asignar solo dos valores a cada criterio: poco y mucho. Tengo tareas que puedo hacer en poco tiempo y tareas que requieren mucho tiempo. En mi definición, poco tiempo es menos de cinco o diez minutos. Además, puedo clasificar las tareas según el nivel de energía o concentración necesaria: poca energía/concentración y mucha energía/concentración.

Si combino estos dos parámetros, obtengo cuatro posibles combinaciones:

  • Poco tiempo / poca concentración: Tareas fáciles que puedo hacer en menos de cinco o diez minutos. Yo llamo esta categoría Rápida.
  • Mucho tiempo / poca concentración: Tareas fáciles que requieren más que diez minutos. Son mis tareas favoritas para hacer al final del día. Esta es mi categoría Zombi.
  • Mucho tiempo / mucha concentración: Tareas más complejas que requieren un alto grado de concentración. Esta categoría, Enfoque, contiene mis tareas clave, las piedras grandes de mi día. Son las tareas que intento hacer al principio del día.
  • La cuarta combinación, poco tiempo / mucha concentración, no existe, porque es imposible entrar en la zona en menos de diez minutos. Si una tarea requiere mucho enfoque, siempre necesito más tiempo para hacerla.

El resultado

Hemos visto que uno de los problemas con GTD en la vida moderna es que hay un gran volumen de tareas que podemos hacer en cualquiera hora y en cualquier sitio. Hemos usado los dos siguientes criterios, el tiempo disponible y el nivel de energía, para crear tres lista adicionales: Rápida, Zombi y Enfoque. El resultado final es algo así:

  • Recados
  • Agenda
    • Esposa
    • Jefe
  • Ordenador
    • Rápida
    • Zombi
    • Enfoque
      • Analizar
      • Escribir
      • Diseñar

Cada una de estas listas contiene un número limitado de tareas, para poder elegir la próxima tarea para hacer. De esto modo hemos modernizado un aspecto de GTD, pero siempre siguiendo los principios de la productividad personal.

Imagen Robot cortesía de Julien Tromeur

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.