Getting Things Done
Trabajar desde una lista larga te permite elegir en cada momento la tarea más importante relativamente a las otras tareas y puede adaptarse mejor al chaos de cada día. Una lista corta te mantiene más enfocado en las tareas que realmente son importantes, pero es más estática.
Foto cortesía de Mattox
Presumo que en casa tienes unas cuantas papeleras y cubos de basura. Apuesto a que adivino cómo gestionas el vaciado de tus cubos. Simplemente esperas a que estén llenos, y cuando lo están bajas las bolsas a los contenedores y pones bolsas vacías nuevas. Si eres alguien especialmente organizado podrías tener un «día de la basura» a la semana en el que recorres todos los cubos y papeleras de casa y los vacías de basura.
Hoy vamos de vacaciones a China. La preparación de este viaje es un proyecto en que hemos trabajado durante varios meses. Al principio había pocas acciones, solo hemos buscado vuelos baratos y comprado la guía. Últimamente había más cosas por hacer: las vacunas, los visados, preparar la lista de viaje, comprar el material que nos falta, planificar los sitios que quieremos visitar, pensar cómo mantener contacto con la familia, buscar información sobre el transporte local, etc.
Internet es una parte esencial del trabajo diario de los trabajadores de conocimiento. Dependemos del internet para comunicarnos (correo) y para buscar información esencial. Algunos trabajadores incluso mantienen su calendario, su lista de tareas y sus contactos en internet.
Internet también da diversión. Podemos cha
Moviéndonos, el blog sobre la movilidad para autónomos y empresas, ha publicado una entrevista en que hablamos de la productividad, GTD, herramientas, horarios y la conciliación de la vida laboral y la familiar.
En El Canasto hablo mucho sobre la productividad personal, aunque casi nadie trabaja solo. Al trabajar en equipo salen todo tipo de problemas logísticos que influyen la productividad del equipo.
Saiku es una herramienta gratuita para la gestión de la logística del equipo. Consiste de un gestor de tareas centralizado con calendario, un wiki y un sitio web para cada proyecto, listas de correo, un chat... y todo eso disponible en castellano.
Mira en tu lista de acciones. Estoy seguro que hay algunas acciones que ya hace mucho tiempo están en la lista y que todavía no has hecho. Yo llamo a estas tareas las tareas residentes. Hoy explico las causas de tareas residentes en la lista de próximas acciones.
La lista de Algún Día/Quizás es con diferencia mi lista más grande. Uso esta lista para aparcar tareas y proyectos en que ahora no puedo o no quiero trabajar y para recopilar mis sueños. Actualmente tengo unos 90 acciones en esta lista, desde 'Asistir a un concierto de los Rolling Stones' hasta 'Celebrar el año nuevo en Holanda'.
Para mí, la revisión de esta lista es el clímax del Repaso Semanal. Es el momento en que puedo soñar. Es el momento en que puedo dejar cosas y al mismo momento estar seguro de que no voy a olvidarlas.
He entrevistado otra vez a mis expertos de productividad, y ahora les he preguntado qué cambios han tenido más efecto en su productividad:
ForceDo es un gestor de tareas en internet que tiene dos funcionalidades para combatir la procrastinación. Con ForceDo puedes dividir tus tareas en sub-tareas (y sub-sub-tareas) para que sean más fáciles de finalizar. Además puedes configurar una estimación del tiempo necesario para completar cada tarea y usar el reloj con sonidos para avisarte del tiempo disponible. La idea es que si estás trabajando contra el reloj, es menos probable que te distraigas y que procrastinas.
Estrés
Una de las causas más comunes de estrés es el trabajo en equipo y más específicamente la comunicación entre los miembros del equipo.
Puede ser que trabajes de manera organizada y eficaz, pero si tus compañeros son caóticos, no te sientes eficaz.
1 + 1 + 1 = 33
¿No te gustarías trabajar en un equipo eficaz, dónde cada miembro está bien organizado y hace el trabajo de forma puntual?
Si acordáis de hacer algo, realmente lo hacéis.
Si preguntas algo, realmente te contestan.
Si hay que tomar una decisión, lo tomáis lo antes posible.
Si podéis cooperar en esta forma, el equipo puede hacer más trabajo conjunto que sus miembros pueden hacer trabajando individualmente.
Recopilar es el primer paso en el flujo de trabajo. En este video de la serie 2 Minutos de Productividad hablo de mis herramientas de captura y muestro cómo las uso. ¿Qué herramientas usáis para capturar ideas?
Lifetick es un web dónde puedes gestionar tus metas. Primero debes definir los valores principales de tu vida (familia, carrera, salud,...) y en cada área puedes añadir metas. Al definir tus metas, Lifetick te ayuda con la definición para asegurar que tus metas son específicas, mensurables, realizables (pero desafiadores) y con fechas de finalización. Finalmente puedes entrar tareas específicas en cada meta, lo que te permite monitorizar el progreso de cada meta.
Es casi una tradicción que presento cada dos meses un nuevo ranking de blogs sobre la productividad personal. Antes de mostrar el ranking quiero presentar los nuevos blogs en la lista.
Creo que hoy puedo convencer aquellos que todavía no creen que Twitter puede aumentar la productividad. El jueves, 28 de mayo a las 19:00 (hora española), Kelly Forrister, uno de los coaches de David Allen organiza un Repaso Semanal vía Twitter.
El principio de Pareto o la regla del 80/20 ha sido descubierto por Vilfredo Pareto, quién observo que, en Italia, el 20 por ciento de la población poseía el 80 por ciento de la propiedad.
Aunque no hay que tomar los números 80 y 20 literalmente (también puede ser 60 y 40), se puede observar el principio de Pareto en muchas situaciones. En muchas empresas, el 80% de la facturación viene de solo 20% de los clientes y los departamentos técnicos saben que un 20% de los usuarios causan el 80% de los problemas.
