Los 8 problemas más comunes en la efectividad personal

Soy un fiel creyente en los procesos de mejora continua. Si cada día soy capaz de mejorar un poco, al final puedo conseguir cambios exponenciales.

Sé que lo que estoy haciendo y produciendo ahora es mejor que todo lo que he hecho anteriormente. Pero la mejora continua tiene un lado oscuro: la vergüenza que te da el trabajo que has hecho en el pasado.

Cuando pienso en mis primeros talleres de formación de productividad personal en el año 2010, tengo ganas de llamar a estos clientes y devolverles su dinero. Sé que ellos estaban muy contentos con el curso, porque siempre he recibido valoración súper positivas, pero he aprendido y mejorado mucho desde entonces.

Los 8 problemas más comunes en la efectividad personal

La mejora más importante es el cambio de vender un producto a vender un servicio. Todavía veo bastantes cursos de efectividad empaquetados como un producto: los contenidos y la agenda están fijados y habitualmente impartidos por un experto1 quien, desde su torre de marfil, predica su método universal sin tener en cuenta los deseos, las necesidades y los conocimientos previos de los alumnos.

La diferencia principal entre mis cursos del pasado y los talleres que imparto ahora está en el enfoque, que ha cambiado del profesor experto y sus conocimientos al participante con sus necesidades y conocimientos, con mi papel reducido a ser un facilitador.

Productividad es hacer lo que debes hacer para conseguir lo que quieres conseguir

En lugar de impartir exactamente la misma formación para todos los clientes2 ahora creamos una experiencia única para cada grupo.

Basamos esta experiencia personalizada en tres puntos:

  1. Conversaciones con el cliente — habitualmente el departamento de recursos humanos de la empresa — previa al taller para crear un inventario las necesidades. ¿Qué problema quieren solucionar con el taller?

  2. Conversaciones con los asistentes al principio del taller. ¿Qué saben ya? ¿Cuáles son sus necesidades?

  3. Temas que van surgiendo durante el taller que podemos decidir incorporar en el programa.

Creo que me he enrollado un poco, porque todo esto es la introducción del tema de este artículo. Aunque cada taller es diferente, hay una serie de problemas que aparezcan frecuentemente. Quiero revisar brevemente estos temas con la intención de desarrollar cada uno de ellos en futuros artículos.

La teoría es bastante sencilla. Si el objetivo de una persona es ser productivo, entonces tiene la intención de hacer lo que debe hacer para conseguir lo que quiere conseguir. Visto así, sólo hay tres problemas fundamentales.3

  1. No sabes qué quieres conseguir.

  2. Tienes claro lo que quieres conseguir, pero no sabes cómo hacerlo.

  3. Tienes claro lo que quieres conseguir y cómo hacerlo, pero no lo haces.

Dentro de cada uno de estos tres problemas fundamentales hay un mundo de matizas, pero quiere destacar los más comunes:

1. El sobrecompromiso

Hay más trabajo que horas disponibles y no sabemos decir que “No”. El resultado son listas de tareas interminables o, peor, listas que no utilizas.

Hay varias causas del sobrecompromiso: el optimismo, no saber a cuanto trabajo ya te has comprometido, el perfeccionismo (y no solo en el trabajo), falta de claridad en tus responsabilidades, una organización colaborativa disfuncional, falta de propósito, la manca de habilidades sociales…

En todos los casos, la solución no está en organizar tus listas de acciones de forma diferente mediante un flujo de trabajo. La solución casi siempre está en ganar perspectiva y aprender a decir “No”.

2. La procrastinación

Hay tareas que no hay manera de sacarlas de tu lista de acciones; las tareas residentes.

Hay varias causas para la procrastinación, pero habitualmente el problema no es que no sabes qué tarea hacer, sino muchas veces es cuestión de encontrar tu propia motivación para hacerlo.

3. No saber priorizar

Tienes una enorme montaña de cosas por hacer. ¿Por dónde empiezas? ¿Primero lo urgente, o lo importante? ¿Cómo saber qué tarea tienes que hacer antes?

Este problema es el resultado directo del problema de sobrecompromiso. Estamos acostumbrados de trabajar a 110% de nuestra capacidad, lo que causa mucho estrés. Si eres capaz de bajar el cargo de trabajo a 80%, ya no importa tanto en qué orden hacer tus acciones.

4. No aprovechar las herramientas

A veces entre en una oficina y observa cómo trabajan los profesionales y flipo. No entiendo como alguien puede presentarse como un profesional si claramente no domina su herramienta principal: el ordenador.

Saber usar los atajos de teclado, conocer las funciones disponibles de las aplicaciones y organizar eficientemente la información digital es clave para ser un trabajado eficiente.

5. Las interrupciones

Llamadas, preguntas de compañeros, el WhatsApp, ruido de fondo en las salas de trabajo, notificaciones de email. La mayoría de los entornos de trabajo están optimizados para maximizar el número de interrupciones que recibes. Ya no hay jornadas laborales, sino momentos breves en que puedes avanzar un poco antes de recibir otra interrupción.

Aunque habitualmente son causadas por otras personas no está de todo fuera de tu círculo de influencia. Aplicando la inteligencia social y el diseño del entorno puedes eliminar y disminuir una parte significante de estas interrupciones.

6. Las distracciones

A veces las interrupciones vienen de dentro de ti y entonces hablamos de distracciones. Parece que tu mente simplemente quiere irse a otros lugares en lugar de enfocarse en la tarea actual.

Es posible entrenar tu capacidad de enfoque, además de tomar pausas activas para regenerar tu energía.

7. La mala gestión del email

¿Cuántas horas al día dedicas a contestar el correo electrónico?4 He visto casos en que la persona estaba seis de sus ocho horas laborables en su bandeja de entrada del email.

Lo he dicho muchas veces en este blog: tu trabajo no es contestar mensajes de email.

Por cierto, del top 8 de problemas que encuentro habitualmente, este es el único problema que se puede solucionar aplicando un buen flujo de trabajo.

8. Reuniones ineficientes

Las reuniones dan para un blog especializado. ¡Qué perdida de tiempo!

Obviamente, una buena reunión aporta mucho valor, pero nadie nos ha enseñado cómo organizar o participar en una reunión productiva.


Esta es la lista de los ocho problemas que más habitual encuentro entre mis clientes. ¿Cuál es tu problema principal? Explícalo en los comentarios.

  1. El ‘platinum senior master certified trainer’ ↩︎
  2. ¡Con certificado! ↩︎
  3. Estos tres problemas fundamentales están relacionado con los cuatro pilares del método KENSO. Primero debes saber cuál es tu problema (autoconocimiento), luego decidir qué quieres conseguir (propósito), seguido por hacerlo (organización & acción). Finalmente, necesitas un entorno que te ayuda pasarte a la acción. ↩︎
  4. … o Slack si tu organización ha decidido usar una herramienta ‘mejor’ para la comunicación interna. ↩︎

Jeroen Sangers

Mentor artesano especializado en la Efectividad 2.0 para personas y equipos de trabajo.