¿Qué hacer cuando hay más trabajo que horas?

Parece una contradicción, pero en la actualidad con una gran cantidad de profesionales en paro, el volumen de trabajo que tenemos es más grande que nunca. Tenemos que avanzar nuestras empresas, hacer más eficaz a las instituciones públicas, y todo esto con menos personal. La única manera de hacerlo es trabajar más inteligente: elegir qué vale la pena hacer y qué hay que dejar de hacer.

Y por cierto, si estás en camino, te dejo una versión de audio de este artículo del blog, que puedes escuchar y descargar.

Mira atentamente las acciones que tienes pendientes en este momento: hay 32 mensajes de correo sin leer en la bandeja de entrada, tienes que escribir tres presupuestos para clientes nuevos, dentro de una hora empieza la reunión departamental, hay que cambiar el aceite del coche, la semana que viene es el cumpleaños de tu pareja — ¿ya tienes regalo?, te gustaría aprender inglés, tienes que finalizar el informe sobre los resultados del proyecto, hay que planificar las sesiones de evaluación del personal, el antivirus no se actualiza, en tu pantalla del ordenador tienes tres notas adhesivas con recordatorios de llamadas, etc.

Hay más trabajo que horas

Tienes demasiado trabajo

Si tomas el tiempo para hacer un inventario completo de todas las acciones pendientes, seguramente tendrás una lista con cien o más tareas. Necesitarás más que un mes para terminar todas estas tareas. El problema es que cada día recibes cincuenta emails y veinte llamadas con nuevas tareas. Cada día recibes más trabajo nuevo y el volumen total de cosas pendientes crece. Muchas veces apuntas estas tareas, pero ya sabes que no vas a tener la posibilidad de hacerlas.

El gran problema de la mayoría de los profesionales es que el volumen de trabajo que reciben cada día es más grande que el volumen de trabajo que pueden acabar.

En tamaño de la lista de tareas es la diferencia entre las tareas recibidas y las tareas completadas

En tamaño de la lista de tareas es la diferencia entre las tareas recibidas y las tareas completadas

Organizarte mejor no es la solución

Muchos clientes me piden que les ayudo a organizar esta gran cantidad de tareas. Sé que existen métodos de productividad personal que proponen dividir las tareas en una serie de listas distintas, pero eso no es la solución.

Aunque yo también trabajo con varias listas de acciones, no tiene sentido hacerlo si antes no has hecho el trabajo previo: eliminar la mayoría de las tareas de tu lista. Si sólo te dedicas a organizarte mejor, te convertirás en un ‘Diógenes de tareas’.

Aunque tengas tus tareas muy bien organizadas, con docenas o incluso cientos de tareas en tu lista, simplemente te estás complicando la vida. No es lo mismo tener que elegir la mejor tarea a hace entre 100 posibilidades que elegirla entre 25.

Tiempo disponible vs. trabajo para hacer

Tiempo disponible vs. trabajo para hacer

Cuanto más alternativas tienes, más difícil es elegir. Si al final del día te queden muchas tareas sin hacer en tu lista, sabrás que te has complicado la vida innecesariamente.

Aprende esta palabra: “No”

Está claro que hay que aprender a decir que “No”, a descartar cosas que no son tan importantes como el resto de tus tareas y proyectos.

La manera más común de decir “No” es decir “1 y luego no hacerlo. El problema de esta estrategia es que viene con una gran cantidad de sentido de culpabilidad y estrés. Además, aunque deseas que la otra persona olvida tu promesa, ya sabes que no pasará y al final tendrás que decir que “No” o hacer una cosa que no deberías hacer.

Si al final del día te queden muchas tareas sin hacer en tu lista, sabrás que te has complicado la vida innecesariamente.

El mejor momento para descartar trabajo es cuando recibes la petición de una tarea nueva. Si esperas más tiempo, tendrás una cosa más que está pidiendo tu atención; otra tarea en tu lista que ya es demasiado grande.

El único problema es, ¿como sabes qué tareas puedes descartar? ¿Cómo puedes establecer prioridades?

¿A qué te dedicas?

Básicamente hay dos razones para hacer una tarea: o porque es una responsabilidad tuya o la acción te ayuda a lograr tus objetivos a largo plazo.

Tus responsabilidades describen la situación actual: qué tienes que hacer y cuales son las cosas que no te pertenecen.

Tus objetivos explican qué cambios quieres aplicar a esta situación actual.

Si una tarea no es responsabilidad tuya ni te ayuda con tus objetivos, probablemente no deberías hacer esta tarea.

Tener claro cuales son tus responsabilidades y objetivos es un prerrequisito para poder descartar tareas. Si no tienes claro a qué te dedicas, acabarás con demasiado trabajo.

¿Cuánto trabajo tienes?

Propongo que haces lo siguiente:

  1. Revisa todas las tareas en tu lista de acciones y estima cuánto tiempo necesitarás para cada tarea.2
  2. ¿Cuántas horas, días o semanas puedes llenar con las tareas en tu lista?
  3. Identifica todas estás tareas de que ya sabes que no las harás durante esta semana. Elimina estas acciones de tu lista o apárcalas en tu lista ‘Esta semana no’.
  4. Comparte en los comentarios cuántas tareas tenías y cuantas horas suman.

Imagen Overwork cortesía de Shutterstock

  1. No nos gusta decepcionar a las personas. ↩︎
  2. Estimar el tiempo necesario para completar una tarea es una arte e imposible de hacer con precisión. No recomiendo utilizar el campo ‘fecha’ en las aplicaciones de tareas, porque no es información útil. En este caso, sólo pido estimar el tiempo para tener una idea puntual del cargo de trabajo global. ↩︎

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.