7 causas de ‘tareas residentes’ (y cómo solucionarlo)

17 ago.

Con mucha ilusión has empezado a implementar todos los pasos del flujo de trabajo del famoso método de productividad personal que, según tu compañero, da resultados increíbles. Según él, serás capaz de conseguir más resultados con menos esfuerzo. ¿Quién no quiere esto?

Tienes el diagrama del método colgado en la pared y has reservado medio día para dedicarte en exclusivo—salvo algunas interrupciones de tu jefe—a crear tus listas y clasificar todos los correos electrónicos y papeles que tienes acumulado.

Después del este esfuerzo tremendo, te sientes en control. Todo está ordenado y clasificado, proporcionándote una visión general de todas las tareas pendientes.

Pero después de unos días, empiezas a notas que algo no va bien. Tus listas están creciendo, porque cada día recibes más tareas que tu puedes terminar. Te acuerdes de que has leído en el Canasto que hay más trabajo que horas disponibles…

Con cada tarea que añades a tus listas—que ya son enormes—pierdes un poco de claridad y, poco a poco, estás volviendo a la misma situación de antes.

Después de algunas semanas detectas de que hay tareas que están ahí desde el principio. Son acciones que aparentemente se han instalado para siempre en tu lista.

Yo llamo a estas tareas las tareas residentes y en este artículo explico las causas comunes y posibles soluciones para este fenómeno.

1. La acción es un proyecto

A ver… “Crear un curso online”, “montar un negocio”, “comprar un ordenador nuevo” y “planificar las actividades de las vacaciones” no son acciones concretas que puedes hacer, sino proyectos.

Es normal que nunca encuentras la posibilidad para hacerlo, porque lo que hay en tu lista es demasiado grande. Lo que debes hacer en este caso es desglosar el proyecto e identificar el primer paso que puedes dar. Eso debe ser una acción concreta que podrás terminar en menos de 90 minutos.

A veces hay cosas que parecen tareas fáciles, pero que en la realidad son más grandes. “Colgar un cuadro” puede ser un proyecto si primero debes buscar o comprar las herramientas.

2. La acción es demasiado grande

¿Es una acción que requiere mucho tiempo para hacer? ¿Es un informe de 90 páginas que debes leer, un documento complejo para escribir, una pila de información para entrar en el ordenador?

Entonces puede ser que mentalmente has asociado mucho tiempo y energía a esta tarea, convirtiendo la tarea en una montaña enorme.

Yo recomiendo definir acciones de no más que 90 minutos.¹ Si no es posible trocear la acción, puedes aplicar la técnica de Timeboxing para avanzar:

Divide la tarea en partes más pequeñas: “leer las primeras 20 páginas del informe”, “escribir durante 30 minutos la introducción del documento”, “pasar los primeros 10 registros al ordenador”, etc.

3. La tarea no es el primer paso

¿Dispones de todo el material, recursos y la información necesaria para empezar la tarea? Si no, deberías empezar con otra tarea.

“¿Dispones de todo el material, recursos y la información necesaria para empezar la tarea?”

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No puedes “Llamar el garaje para la revisión” si no tienes el número de teléfono del taller ni sabes cuando te va bien estás un día sin coche. No puedes “Redactar el informe de ventas” cuando todavía no has recibido las cifras del último mes. No puedes “Reservar el hotel para ir de vacaciones” si aún no sabes si a tu pareja la han aceptado la petición de vacaciones.

Para verificar si lo que tienes apuntado realmente es el primer paso, pregúntate simplemente “¿Qué debo hacer antes de esto?” o “¿Qué necesito para poder hacerlo?”.

4. Las circunstancias de la tarea han cambiado

Aveces, la situación cambia. En un momento, parece necesario hacer una tarea, pero los planes cambian constantemente.

¿Aún es necesario hacer la tarea? No tiene sentido tener la acción “Comprar cortadora de césped” en tu lista si ya has convertido el césped del jardín en una terraza.

Y si esperas demasiado tiempo en contestar el email del cliente, seguramente buscará otro proveedor.

5. No estás motivado

A veces te piden hacer una cosa y no eres capaz de ver por qué hacerlo. Ya lo sabes, la motivación requiere un motivo.

¿Tienes una visión del resultado del proyecto? ¿Sabes a dónde quieres ir? Si no puedes visualizar el estado final, te faltará el por qué de la tarea.

Pregunta a tus compañeros que te explican por qué y para qué esta tarea aporta valor a la empresa. O, mejor, define tu propio motivo para hacer la acción y apúntalo al final de la descripción de la acción.

6. Lista equivocada

Si organizas tus tareas por contexto, asegúrate de haber asignado el contexto correcto a la acción.

Por ejemplo, puedes tener una tarea creativa del tipo “definir y visualizar resultados del proyecto X” en la lista ‘@ordenador’. Aunque puedes hacerlo en el ordenador, tal vez eres más creativo en papel, y por tanto es mejor cambiar el contexto de la acción.

7. No es prioritario

En las últimas semanas no has dedicado tiempo a esta tarea, simplemente porque las demás tareas eran más prioritarias.

Es lógico, cuando hay más tareas en tu lista que horas disponibles, habrá cosas que no las puedes hacer.

Lo que debes preguntarte es si esta situación cambiará en la futura próxima. ¿La semana que viene vas a hacer menos trabajo súper prioritario o es probable que será igual que esta semana?

Si prevés que la situación no cambiará, será mejor sacar esta tarea de tus listas y eliminarla o aparcarla en otro lugar. Así te facilitas la vida durante el resto de los días, porque tendrás una opción menos a considerar.

Estos son las siete causas más comunes de las tareas residentes y, como has podido ver, una vez que has identificado la causa, la solución es obvia.

Ahora, revisa tus listas de acciones para identificar posibles tareas residentes. ¿Por qué te cuesta hacer la tarea? Ahora sabes qué debes hacer para avanzar en estas tareas.