Impulsa tu efectividad con el modelo de 8 tipos de trabajo

El libro Getting Things Done es uno de estos libres que ofrecen detalles nuevos con cada lectura. Desde el año 2003 intento releer el libro al menos una vez al año y aún ahora siempre me fijo en otros detalles.

Este año me he fijado en el modelo de tres tipos de trabajo que propone David Allen:

Cuando usted está haciendo las cosas, o trabajando, en el sentido más amplio del término, puede realizar tres tipos diferentes de actividades:

• Hacer un trabajo predefinido

• Hacer el trabajo a medida que surge

• Definir el trabajo

Parece lógico, ¿verdad?

Este modelo sirve de maravilla para explicar la necesidad de dedicar tiempo a la definición del trabajo. Porque ¿cómo puedes hacer el trabajo predefinido sin previamente haber definido el trabajo?

Pero en la práctica no sirve para mucho si tienes que decidir qué hacer en este momento.

Cuando pregunto a mis clientes cuál de estos tres tipos de actividad aporta más valor, casi siempre me indican el trabajo predefinido.¹

Pero cuando hablamos de la categoría hacer el trabajo a medida que surge, su valor no es tan claro. El primer ejemplo de este tipo de actividad son las interrupciones y habitualmente las interrupciones y distracciones no es el tipo de trabajo más importante.

Pero en esta categoría también están las emergencias.² Solucionar una emergencia puede ser una actividad de mucho valor.

Entonces, ¿qué tipo de actividad aporta más valor? Es imposible saberlo si dividimos las acciones en las tres categorías de David Allen. Especialmente la categoría hacer el trabajo a medida que surge consiste en la realidad de varios tipos de actividades y creo que además faltan otras categorías de tareas, como los hábitos.

El modelo de los ocho tipos de actividades

He estado pensando en un modelo alternativo durante mucho tiempo y finalmente he acabado trabajando con un modelo de ocho tipos de actividades que me ayudan a priorizar durante la planificación y ejecución de mi trabajo:

Vamos a verlas con más detalle:

1. Actividades descartadas

He dudado mucho si debo incluir esta primera categoría, porque creo que es hacer trampa.

El mayor problema de productividad personal que he detectado en mis lectores y clientes es que tienen más trabajo que horas disponibles.

Si tienes la idea que las técnicas de productividad personal pueden ayudarte a acabarlo todo en el mismo tiempo, te equivocas. No existen soluciones mágicas.

En buen método de efectividad personal te ayuda a ser capaz de detectar eficazmente las acciones que más beneficios dan, pero luego hay que descartar estas actividades que no aportan nada. Hay que aprender a decir «No».

Esta es la razón por poner esta categoría en la primera posición de la lista. Cuando más acciones descartas, más grados de libertad) tendrás.

Imagínate que mañana alguien te propone la oportunidad de tu vida. ¿Tienes espacio de maniobra para poder aceptarlo?

La próxima vez que alguien te propone un proyecto, y tienes la libertad de elección, acuérdate de que sólo hay dos respuestas:

• No
• ¡Claro que sí!

2. Actividades automatizadas

Admito que el tema de la automatización me tiene fascinado.

Cuando todavía estudiaba en la universidad visualizaba un futuro dónde los ordenadores hacen todo el trabajo para que los humanos tienen más tiempo libre.

Por el momento, eso no ha pasado, trabajamos más horas que nunca³, pero está al punto de cambiar.

Ya hay una gran cantidad de tareas en mi trabajo — y seguramente también en el tuyo — que son fáciles de automatizar.

Piensa, por ejemplo en el uso de reglas de correo, aplicaciones para insertar automáticamente fragmentos de textos, software para automatizar la gestión de documentos como Hazel o Belvedere, servicios para automatizar acciones en aplicaciones web (IFTTT y Zapier), e incluso aplicaciones para crear workflows en Windows, macOS y iOS.

Todo el trabajo que puede hacer tu ordenador, libera tiempo para ti. El ordenador es cómo tu empleado personal. Vale la pena invertir un poco de tiempo para conocer sus posibilidades de hacer el trabajo para ti.

Luego podrás adaptar tu flujo de trabajo y añadir la pregunta «¿Es algo que puedo automatizar?» cuando estás procesando tus bandejas de entrada.

3. Actividades delegadas

En general, delegamos poco.

Cuando hablamos de delegar, la mayoría de las personas piensan en un jefe que delega hacia abajo a los miembros de su equipo, pero en la realidad puedes delegar en todas las direcciones.

Puedes⁴ delegar a tus compañeros, cuando la acción no encaja con tus responsabilidades. Es un error pensar que estás ayudando a tu compañero cuando haces una tarea fuera de tus responsabilidades. Si dedicas 30 minutos a esta tarea, no estás haciendo tu propio trabajo durante este tiempo. Además, tu compañero seguramente lo hará más rápido y mejor, y por tanto el equipo pierde diez minutos.

También es posible delegar hacía arriba, por ejemplo, cuando pides permiso a tu jefe, estás delegando una responsabilidad.

Además delegamos a personas y organizaciones externas.

La clave está en hacer exclusivamente estás cosas que sólo tu puedes hacer y descartar, automatizar o delegar el resto.

4. Actividades inconscientes (o hábitos)

Según Charles Duhigg⁵ entre 40% y 45% de nuestras actividades diarias consisten de hábitos.

El gran beneficio de los hábitos es que no requieren concentración ni fuerza de voluntad. Los hábitos utilizan la parte inconsciente del cerebro que no gasta tanta energía.

El hábito de crear hábitos es una habilidad clave de un trabajador moderno.

5. Actividades sistematizadas (o rutinas y rituales)

Aunque soy freelance, tengo una gran cantidad de actividades sistematizadas y documentadas a través de listas de control.

Una checklist, lista de control o «Standard Operating Procedure» me ayuda en mi trabajo en diferentes maneras:

• Gracias a mis procedimientos consigo mantener la calidad de mi trabajo constante
• Me ayuda a hacer tareas complejas
• Soy capaz de hacer acciones complicadas mientras estoy en modo ‘Zombi‘

Además, sistematizar mis tareas es un requisito para facilitar el proceso de delegar y automatizar tareas.

Siempre cuando se trata de una acción recurrente, intenta ver si es posible documentar el proceso. Verás que vale mucha la pena.

6. Actividades planificadas

Ya hemos llegado a la primera categoría de David Allen.

Hacer el trabajo planificado aporta mucho valor, pero sólo cuando se trata de una acción que no puedes descartar, que no puedes automatizar ni delegar, y que no puedes convertir en un hábito o incorporar en una rutina.

7. Actividades de planificación

Todos los métodos de productividad personal y gestión del tiempo están de acuerdo sobre la posición e importancia de este tipo de actividades.

Para poder dedicar tiempo en actividades planificadas, debes invertir un poco de tiempo en hacer esta planificación.

8. Actividades espontáneas y improvisadas

Yo siempre digo que tu sistema de productividad personal sirve para luego poder hacer lo que te da la gana.

Si sigues el orden de los diferentes tipos de actividades, finalmente serás capaz de conseguir más resultados con menos esfuerzo. Por tanto, tendrás mas posibilidades de hacer actividades espontáneas.

¿A que tipo de actividad dedicas más tiempo?

Revisa un momento en día típico en tu día. ¿Qué parte del día estás haciendo actividades rutinarias? ¿Cuántas horas al día eres realmente libre de hacer lo que quieres? ¿Tienes muchas tareas automatizadas? ¿Trabajas con procedimientos por escrito?

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Imágenes Cohete y Bokeh cortesía de Shutterstock

1. La segunda respuesta más frecuente es «Definir el trabajo», pero no es la actividad más importante. Si quieres optimizar el valor que estás generando, deberías maximizar el tiempo que dedicas al tipo de actividad que más beneficios da. Queda claro que alguien que maximiza el tiempo en que está definiendo su trabajo hasta llenar todo el día no es la persona más efectiva. ↩︎


2. Hablo de las emergencias de verdad, es decir, el trabajo que hace un médico cuando está de guardia, y no del último capricho de tu jefe. ↩︎


3. Aunque sabemos que es mejor trabajar menos horas para producir más. ↩︎


4. Mejor dicho: ¡debes delegar! ↩︎


5. El poder de los hábitos — Charles Duhigg ↩︎