Hay más trabajo que horas

Parece una contradicción, pero hoy en día, en plena crisis económica, el volumen de trabajo que tenemos es más grande que nunca. Tenemos que avanzar nuestras empresas, hacer más eficaz a las instituciones públicas, y todo esto con menos personal. La única manera de hacerlo es trabajar más inteligente: elegir qué vale la pena hacer y qué hay que dejar de hacer.

Mira atentamente las acciones que tienes pendientes en este momento: hay 32 mensajes de correo sin leer en la bandeja de entrada, tienes que escribir tres presupuestos para clientes nuevos, dentro de una hora empieza la reunión departamental, hay que cambiar el aceite del coche, la semana que viene es el cumpleaños de tu pareja — ¿ya tienes regalo?, te gustaría aprender inglés, tienes que finalizar el informe sobre los resultados del proyecto, hay que planificar las sesiones de evaluación del personal, el antivirus no se actualiza, etc.

Tienes demasiado trabajo

Si tomas el tiempo para hacer un inventario completo de todas las acciones pendientes, tendrás al menos cien tareas. Necesitarás al menos un mes para finalizar todas estas tareas. El problema es que cada día recibes cincuenta emails y veinte llamadas con nuevas tareas. Cada día recibes más trabajo nuevo y el volumen total de cosas pendientes crece. Muchas veces apuntas estas tareas, pero ya sabes que no vas a tener la posibilidad de hacerlas.

Decir no

Está claro que hay que aprender a decir no, a descartar cosas que no son tan importantes del resto de tus tareas y proyectos. El mejor momento para eliminar trabajo es cuando recibes la petición de una tarea nueva. Si esperas más tiempo, tendrás una cosa más que está pidiendo tu atención; otra tarea en tu lista que ya es demasiado grande.

El único problema es, como saber qué tareas puedes descartar. ¿Cómo puedes establecer prioridades?

¿A qué te dedicas?

Básicamente hay dos razones para hacer una tarea: es una responsabilidad tuya o la acción te ayuda a lograr tus objetivos a largo plazo. Tus responsabilidades describen la situación actual: qué tienes que hacer y cuales son las cosas que no te pertenecen. Tus objetivos explican qué cambios quieres aplicar a esta situación actual. Si una tarea no es responsabilidad tuya ni te ayuda con tus objetivos, probablemente no deberías hacer esta tarea.

Tener claro cuales son tus responsabilidades y objetivos es un prerrequisito para poder descartar tareas. Si no tienes claro a qué te dedicas, acabarás con demasiado trabajo.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.