Homogeneizar para mejorar la productividad

Un concepto clave en la efectividad personal es la definición del resultado deseado: ¿Qué está acabado cuándo he terminado?

Daniel Grifol nos explica a través de algunos ejemplos claros por qué es tan importante tenerlo bien definido:

Hay que decidir qué es algo “hecho”. Parece una tontería, pero algo hecho ¿es algo entregado? ¿Es algo revisado? ¿es algo archivado? ¿es algo terminado a la espera de validación?

Si tratas de aplicar GTD, olvida las TMIs

Obviamente, nadie puede estar en desacuerdo con el título1 de este post de Sergio Pantiga. El concepto de las Tareas Más importantes (TMI) no consta en los libros de David Allen.

Incluso en el caso de personas que aplicamos la metodología GTD, es común caer en el error de planificar o priorizar de este modo. Pero siento deciros (¡y decirme!) qué hacer esto es herencia de nuestros viejos hábitos, y contradice la base de los principios que tratamos de aplicar.

En GTD, no se planifica ni se prioriza de ese modo.

Pero GTD es el medio, no el objetivo. El objetivo es ser más efectivo, y el método es solo el camino.

Más interesante que la cuestión si las TMI encajan dentro de GTD, es preguntarte si las TMI te pueden ayudar a ser más efectivo.

Yo no utilizo las TMI en mi propia planificación, pero eso no quiere decir que no pueden ser útiles para nadie.

Hace unos años ya escribí esto sobre el tema de las Tareas Más Importantes:

La diferencia entre los diferentes métodos productivos está en el tamaño de esta lista de opciones, pero todos trabajan con un sistema de dos listas: una lista con las cosas que quieres hacer lo antes posible — lo llamamos por el momento la lista de acciones activas — y una lista con cosas que por el momento no las harás — que llamamos la lista de acciones aparcadas.

Estas dos listas funcionan como dos vasos comunicantes: a veces hay que mirar si hay acciones aparcadas que debes activar para hacer lo antes posible y otras veces hay que verificar las acciones activas para ver si hay que aparcar alguna acción.

La frecuencia en que revisas estas listas, para ver si hay acciones que deben cambiar de lista, determina el tamaño de la lista de tareas activas.

Algunos métodos como Getting Things Done sólo ejecutan este proceso de vasos comunicantes una vez a la semana, resultando en una lista enorme de acciones activas — próximas acciones en GTD — con docenas o incluso cientos de acciones.

Yo hago este proceso cada día y como resultado trabaja con una lista mucho más reducida con sólo las tareas para hoy. Las personas que trabajan con las Tareas Más Importantes tienen una lista que sólo sirve para algunas horas.

Yo creo que cada uno debe encontrar su propio punto óptimo en frecuencia de revisar y tamaño de lista de acciones.

  1. He eliminado el símbolo ® del título original, porque indicará que yo reclamo ser el propietario de la marca GTD. ↩︎

Reuniones eficaces [podcast]

¿Alguna vez te has encontrado en reuniones donde no sabes por qué estás invitado o que se vuelven en perdidas de tiempo sin sentido? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo tener reuniones eficaces con Eva Cantavella.

Eva es una feliz desertora del derecho que ahora se dedica a su pasión y trabajo de optimizar las reuniones. Es autora del blog y del libro “Reuniones eficaces”.

Objetivos y ansiedad: la eficiencia autolimitada

Ser efectivo de verdad no es conseguir más resultados con menos esfuerzo. No, ser productivo se trata justo de hacer menos cosas; se trata de hacer las cosas correctas.

Hoy se habla de que la robótica y los avances de la industria —o lo que venga después— nos conducen a un mundo de eficiencia máxima. Donde el concepto “máxima” es siempre relativo porque siempre se vislumbra un estado posterior. Si lo puedes medir, lo puedes mejorar. Así que no hay vuelta atrás. La carrera de la rata continúa y no tiene fin. Pero la lógica nos dice que al final acabaremos rompiendo la baraja. El trabajo y sus varas de medir, con la eficiencia a la cabeza, nos conducen a un callejón sin salida: el permanente estado de eficiencia máxima, la tensión total.

Mira lo que has hecho hoy. ¿Cuál de las tareas terminadas realmente cambian tu situación en un año?

¿Cómo ha sido tu año? [podcast]

¿Alguna vez has sentido que el tiempo pasa volando y no tienes claro qué has hecho en los últimos doce meses o si has hecho lo que te habías propuesto?

Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo hacer un análisis con tu retrospectiva anual.

Aprende a aprender [podcast]

¿Alguna vez has sentido que te cuesta cambiar y desaprender lo aprendido? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo aprender de forma eficaz y convertirte en un ‘knowmad’ con Raúl Hernández.

Raúl es consultor artesano especializado en proyectos de transformación, coach, creador del método Skillopment para ayudar a las personas a aprender mejor y una persona que publica casi todas sus ideas y pensamientos en su blog y redes sociales.

Cómo sincronizar las tareas de Outlook con Android

Cómo sincronizar las tareas de Outlook con Android

Microsoft Outlook es el gestor de tareas más usado en empresas y organizaciones y Andoid es el sistema operativo más popular en smartphones. Sería lógico pensar que existe una manera fácil de sincronizar las tareas en Outlook con algún gestor de tareas en Android, pero en la realidad no es tan sencilla.

‘Deprisa’ y ‘flexibilidad’, frenos a la efectividad

Yo creo que las organizaciones más productivas son aquellos donde es posible trabajar desde la calma. Desafortunadamente, eso no es lo habitual.

En la mayoría de las organizaciones es normal pasar los días apagando fuegos y gestionando imprevistos, habitualmente fruta de falta de previsión y reflexión.

También en nivel personal existe el riesgo de perder mucho tiempo haciendo cosas que podrían haber sido evitadas, tal como explica José Miguel Bolívar en este artículo.

Cuando se demanda más «flexibilidad» a otras personas, la mayoría de las veces es consecuencia de un trabajo previo insuficiente, o incluso inexistente, de anticipación y previsión.

¿Cómo elegir tu aplicación de efectividad? [podcast]

¿Cuántas aplicaciones de productividad has estado probando porque ninguna se adapta del todo a tus necesidades? Puedes estar tranquilo, es algo que nos ha sucedido a muchos de nosotros.

En la píldora de esta semana, verás por qué sucede esto y qué puedes hacer para encontrar la mejor solución que se centre en tus necesidades.

Qué es procrastinar y por qué te ocurre

La efectividad personal está llena de palabrotas. La más común es la procrastinación.

¿Sabes qué significa esta palabra? Y más importante: ¿sabes cómo combatir la procrastinación? Oscar Moreno te lo explica:

[…] se trata individualmente de un trastorno que tiene su origen en asociar, la acción que se debe realizar, con el cambio, el dolor o la incomodidad.

Fíjate que muchas veces, sabemos lo que tenemos que hacer (digo muchas veces, no siempre)

Pero nos encontramos en un problema, cuando, eso que tenemos que hacer, lo asociamos con algo “negativo”.

Gestiona tu estrés [podcast]

¿Alguna vez has tenido una intensa sensación de ansiedad que te ha impedido dar lo mejor de ti mismo? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo reducir el estrés personal y laboral mediante mindfulness y técnicas cognitivas con Lucas Burgueño.

Lucas es psicólogo, coach y formador en la gestión de estrés laboral y además enseña habilidades para hablar en público, una de las actividades que seguramente causan más estrés. Además es autor del libro ‘Sistema Cero Estrés’ y editor de dos podcasts.

Cinco reflexiones tras mi último curso de formación

Como formador, siempre me gusta aprender de otras formadores, y por eso me ha llamada la atención este artículo de David Sánchez.

Una formación es un proceso de adquisición de habilidades que soluciona un problema o una necesidad específica.

Existen muchas maneras de formar y si tengo que creer nuestros alumnos, la mayoría de las formaciones se limitan a transmitir información.

Siempre intento hacer las cosas correctas y por eso hemos desarrollado el taller de KENSO aplicando las mejores prácticas en la formación.

En nuestras formaciones, siempre intentamos pasar por cuatro fases:

  1. Entender muy bien los principios básicos de la efectividad personal; el por qué y para qué.
  2. Ver qué hay que hacer y cómo aplicar las técnicas y herramientas.
  3. Adaptar lo aprendido a tu propia realidad.
  4. Crear un plan de implementación.

De estas cuatro fases, el segundo punto es lo menos importante. Hoy en día no nos falta información. Los alumnos no se apuntan a un curso para escuchar la teoría, sino para descubrir su propio por qué, para adaptar el material a su manera de ser y para saber cómo van a utilizarlo en su día a día.

[…] me gustaría compartir contigo algunas reflexiones que me encuentro repetidamente en las formaciones que facilito para la mejora de la efectividad personal con GTD. Ahí van.

Las reflexiones de David son interesantes, porque explican lo que, desde mi punto de vista, debería ser el núcleo de cualquiera formación en efectividad personal.

No se trata de explicar qué flujo de trabajo exacto deben aplicar, sino de entender la mente, de crear un plan para poco a poco implementar pequeñas mejoras, para aprender cómo crear nuevos hábitos, para analizar sistemáticamente tu manera de organizarte y de enfocarte en tu zona de influencia.

Los 7 mejores libros para regalar y ser más libre y productivo

Un libro siempre es un buen regalo, porque ¿quién no quiere recibir conocimiento?

En mi lista de los mejores regalos para personas altamente efectivas he incluido varios libros de efectividad personal, pero esta lista de Belén Martínez es un buen complemento.

Si te regalan un libro que te está ayudando a conseguir más tiempo, ¿no crees que es el regalo perfecto? Entretenimiento, conocimiento y tiempo, todo en uno. No sé a ti pero a mí me parece el mejor regalo que me podrían hacer.

‘Ownership’ y proactividad, imprescindibles para la efectividad

Hoy comparto un artículo interesante de la mano de José Miguel Bolívar, en que habla de la importancia de dos actitudes esenciales.

[…] está muy bien que te plantees aprender alguna metodología de efectividad personal, pero mi consejo es que, si realmente quieres sacarle partido, antes dediques el tiempo necesario a cambiar tus actitudes.

Creo que es algo muy importante y he visto con mis propios ojos como muchos profesionales pierden el tiempo intentando implementar un flujo de trabajo y o sistema de efectividad personal.

Por eso, en KENSO trabajamos siempre primero el autoconocimiento. Luego pasamos al propósito (o la perspectiva para los amantes de GTD) antes de hablar de cómo organizarte.

¿Qué es la efectividad/productividad? [podcast]

¿Alguna vez te has preguntado “qué es la productividad”? Puedes estar tranquilo, es algo que nos ha sucedido a muchas personas.
A veces es la metodología, a veces son las herramientas o las aplicaciones que utilizamos para ser más efectivos.

 En la píldora de esta semana, verás por qué sucede esto y qué puedes hacer para encontrar una respuesta que se centre en tus necesidades.

9 hábitos alimentarios a seguir para conseguir tus objetivos sin olvidar tu bienestar

Seguramente alguna vez has notado que, después de haber comido demasiado a mediodía, tu productividad por la tarde ha disminuido significativamente.

Existe una estrecha relación entre nuestro cuerpo y la mente. Cuando no cuidamos el cuerpo, el cerebro no puede funcionar a 100% con muchas consecuencias.

Te cuesta concentrar, te distraes con más facilidad y pierdes el tiempo con tareas que no son importantes.

En este guía de Antonio Pérez puedes aprender algunos hábitos de alimentación que te ayudarán a ser más productivo:

Fue cambiar el hábito, comer bien, alimentar a mi cuerpo con comida en lugar de basura y poco a poco mi vida cambió. Lo tangible es que los kilos de más se evaporaron, pero el cambio intangible fue mucho más significativo.
Mi persona cambió y me convertí en alguien con ganas de hacer cosas, interesado por los viajes, emprendedor, inquieto. Siempre buscando nuevos retos y con muchísimas ganas de ayudar a los demás a cambiar, tal y como yo lo hice.

Efectividad Personal: de prioridad a necesidad

Cuando todo es urgente, nada es urgente.

En mis años de formador he encontrado una enorme cantidad de entornos laborales que demuestran claros síntomas de adición a la adrenalina, del ‘Shiny Object Syndrome’. La gran mayoría de estas organizaciones todavía están en la fase de negación de su adicción, expresando excusas como “Es que vivimos en un entorno VUCA”.

Organizaciones y equipos realmente efectivos trabajan desde la calma. Son empresas donde una emergencia realmente es un evento imprevisto con grandes consecuencias que suele pasar solo una vez cada dos años, dónde está mal visto interrumpir a tus compañeros para temas no urgentes, dónde hay espacio para aprender y reflexión, dónde nadie te pasa sus marrones, dónde hay la costumbre de pensar antes de actuar.

Con los cambios tecnológicos que están a punto de llegar, las tareas más mecánicas desaparecerán. Si una organización quiere sobrevivir, debe empezar ahora a invertir en la calma, tal como lo explica David Sánchez:

Los riesgos y costes a los que se enfrentan las organizaciones debido la falta de efectividad de la gestión de la atención de sus profesionales son muy preocupantes.

Estos riesgos y costes están relacionados directamente con actividades de alto valor añadido como la creatividad, la planificación inteligente o la optimización del uso de recursos, entre otras.