Triaje: el paso olvidado de tu flujo de trabajo
La mente es un órgano fascinante, capaz de hacer cosas que ni siquiera los millones de servidores de Google son capaces de hacer.
He llegado a esta conclusión cuando el otro día estaba revisando mis fotos en el ordenador. La mayoría los las aplicaciones para gestionar tus fotos pueden reconocer personas en estas imágenes. Pero revisando las fotos de un evento familiar observó que todavía hay muchos fallos en los algoritmos de reconocimiento.
Por un lado había sitios aleatorios en una pared marcados como ‘cara’ y por otro lado encontró muchas caras que no han sido reconocidas, porque la persona llevaba gafas de sol, porque miraba un poco hacia abajo o simplemente porque la cara era demasiado pequeña.
“La mente humana es un maestro en detectar patrones”
Cualquier humano es capaz de detectar las caras correctamente en una foto sin ningún problema, pero los ordenadores aún fallan mucho en esta prueba.
Lo mismo pasa en la bandeja de entradadel email detectando el correo basura. ¿Por qué todavía hay emails que obviamente son spam capaces de pasar por los filtros? ¿Y porque insiste Gmail tanto en marcar algunos mensajes de mis clientes como basura?
Los humanos somos unos maestros en detectar patrones y es una capacidad que podemos utilizar para ser más productivos.
En la actualidad está muy de moda utilizar las técnicas procedentes de las guerras en las organizaciones.1 Si una estrategia ha demostrado de ser útil en el campo de batalla, seguramente también debe dar resultados en el caos que hay en la mayoría de los entornos profesionales.
Obviamente, siempre hay que ser prudente al comparar tu trabajo con una guerra, pero es verdad que algunos de los métodos más eficaces de tomar decisiones proceden de la academia militar.
Y por cierto, si estás en camino, te dejo una versión de audio de este artículo del blog, que puedes escuchar y descargar.
El origen del triaje
Uno de los conceptos militares que aplicamos cada día es el Triaje, desarrollado por el médico Dominique Jean Larrey durante las guerras de Napoleon Bonaparte.
La idea es que las personas que transportan los heridos desde el campo de la batalla a la estación médica dividen las víctimas pacientes en tres2 categorías:
- Los que probablemente sobrevivirán, independientemente del tipo de atención que reciben.
- Los que probablemente no sobrevivirán, independientemente del tipo de atención que reciben.
- Aquellos para los que la atención inmediata podría hacer una diferencia positiva en el resultado.
La combinación de la capacidad humana de analizar patrones y un proceso bien definido ha salvado la vida de miles de militares heridos.
El campo de batalla es un ejemplo claro de una situación dónde es imposible hacer todo lo que un médico quiere hacer. El proceso de triaje es una manera eficiente de priorizar y tomar decisiones sobre qué pacientes hay que ayudar primero, utilizando el cerebro para detectar patrones.
Triaje en la productividad personal
También los trabajadores modernos tenemos demasiado trabajo y estamos buscando constantemente maneras de priorizar con eficacia.
En el trabajo de día a día ya estás aplicando —inconscientemente— los principios del triaje. De hecho, es el primer paso de cualquier flujo de trabajo de los modernos métodos de efectividad personal.
Cada día recibes una cantidad enorme de información y el primero que debes hacer es decidir qué piezas de información son relevantes para ti y qué puedes ignorar sin problemas.
Supongo que ya tienes el hábito de tomar notas durante las reuniones, cuando estás hablando por teléfono o cuando asistes una formación. ¿Qué parte de lo que te explica la otra persona apuntas?
Obviamente, no haces una transcripción literal de todas las palabras de la conversación. Es más práctico utilizar la capacidad de tu cerebro para identificar la información relevante y sólo apuntar estos contenidos en tu bloc de notas. Estás aplicando el principio de triaje.
Lo mismo pasa con tus propios pensamientos. Se estima que tenemos unos 70.000 pensamientos al día y queda claro que es imposible apuntarlo todo. Pensamos mucho más rápido que nuestra capacidad de apuntar o hablar. Por eso es mejor hacer triaje y dejar que nuestra mente decide qué es relevante.
La mayoría de los libros de productividad personal no explican el paso de triaje con mucho detalle, pero habitualmente en las descripciones de los pasos del flujo de trabajo puedes encontrar una frase similar a “hay que capturar todo lo que llama tu atención”.
El primer paso en estos flujos de trabajo es el hábito de capturar información, pero en la realidad este paso consiste de dos fases:3
- Primero hay que decidir qué capturar, lo que es un proceso mental.
- Luego hay que registrar la información y dejarlo en tu bandeja de entrada, lo que es un proceso físico.
Dominar la bandeja de entrada del el email
El email siempre ha sido un componente conflictivo para muchos profesionales, incluso para los que han aprendido los modernos métodos de productividad personal. Yo creo que parte de estos problemas vienen porque el email ya cuenta con una carpeta llamada ‘bandeja de entrada’.
Es decir, capturas automáticamente todos los mensajes entrantes sin pasar previamente por el filtro del triaje. El resultado es que tendrás una gran cantidad de emails para procesar y una pérdida innecesaria de tiempo.
Desde hace unos años aplico el paso de triaje cuando proceso mi email. De hecho, lo hago es dos fases.
Primero hay lo que llamo el triaje digital automático. Además de utilizar los filtros de spam al correo electrónico, utilizo el servicio Sanebox para hacer una preselección de los mensajes potencialmente relevantes.4
Sin tener que hacer nada, me quedo con sólo estos mensajes que probablemente son relevantes. Luego aplico el triaje manual, clasificando los mensajes en una de estas tres categorías:
- Mensajes sin contenido relevante. Estos emails borro al instante.
- Mensajes no accionables, pero con contenido relevante. Archivo todos estos correos electrónicos.
- Mensajes accionables. Con un atajo de teclado paso estos mensajes a la bandeja de entrada de mi gestor de tareas. En otro momento, cuando proceso la bandeja de entrada del gestor de tareas, es cuando realmente decido qué acción debo tomar.
“No tiene sentido capturar toda la información que recibes”
Para mi, la clave para dominar el email ha sido dejar de tratar la carpeta llamada ‘bandeja de entrada’ del correo electrónico como una de las bandejas de entrada de mi sistema productivo.
No tiene sentido capturar toda la información que recibes. Sólo debes capturar la información relevante y confiar en tu capacidad mental para determinar qué es relevante y qué no.
Registrar cosas en tu bandeja de entrada sin haber pasado por el triaje es una pérdida de tu tiempo, tu energía y tu atención.
Si quieres aprender cómo dominar tu inbox y dejar de apagar fuegos, recomiendo que te apuntas a mi curso online Email con Eficacia.
Imagen Triaje cortesía de fabiodevilla / Shutterstock
- De ahí el uso exagerado del término VUCA en las empresas. ↩︎
- Por eso hablamos de tri-aje. ↩︎
- Si añades el paso de ‘triaje’ al flujo de trabajo de Getting Things Done, podrás observar que está compuesta por tres pasos — Capturar, Clasificar y Completar — que todos tienen dos componentes: pensar y actuar. Entonces: Capturar = Triaje + Registrar, Clasificar = Aclarar + Organizar y Completar = Reflexionar + Hacer. ↩︎
- Técnicamente lo que hace Sanebox es hacer una preselección de los mensajes irrelevantes y aparcar estos mensajes en una carpeta separada. ↩︎
