¿Tus prioridades tienen la prioridad?

Si quieres hacer un buen trabajo, debes tener claro cuáles son tus prioridades. Los trabajadores en una cadena de una fábrica lo tienen fácil: su trabajo ya ha sido definido. Pero para nosotros, los trabajadores de conocimiento, en las oficinas, definir el trabajo es más complicado. No queda claro cuándo nuestro trabajo está finalizado; siempre podemos hacer más cosas o hacerlas mejor. Mi lista con cosas para hacer nunca finaliza: en este momento puedo elegir entre docenas de próximas acciones.

No podemos invertir energía, dinero, tiempo y/o atención sin limitaciones. Yo sé que mi límite está en más o menos 40 tareas en la lista de próximas acciones para tener una probabilidad razonable de hacerlas en una semana (además de la citas, sesiones de consultoría, etc. que están planificadas en el calendario).

No sería lógico poner 80 tareas en mi lista de acciones, porque no puedo hacer tantas tareas en una semana. Si hay más cosas para hacer, tendré que elegir, y para poder elegir necesito establecer mis prioridades.

¿Porqué priorizar es tan difícil?

Yo creo que parte de nuestros problemas con prioridades viene de nuestra incapacidad de realmente elegir algo. Si elegimos de hacer una tarea implica que también estamos eligiendo de no hacer las demás cosas. Además, tomar decisiones cuesta tiempo y energía. Para poder tomar decisiones necesitas una visión general de tus opciones y desarrollar esta visión es una inversión que debes hacer.

Unos consejos para priorizar

Aprende a decir "no"; una habilidad que hemos perdido poco a poco después de los dos primeros años de nuestra vida. Decir no es difícil, porque parece que te estás limitando. Pero al final, decir no crea espacio para las cosas realmente importantes.

Una lista completa de todos tus compromisos es esencial para poder decir no, porque es más fácil si tienes argumentos cuantitativos del volumen de trabajo actual.

Toma las decisiones lo antes posible

Con cada trozo de información que entra en tu vida, tu cabeza o tu oficina tendrás que tomar una decisión tarde o temprano. Mucha gente toma esta decisión al último momento después de haber intentado de ignorar esa hoja de papel durante muchos días.

Es mejor procesar la información lo antes posible, para no tener que ocuparte más tiempo del necesariamente posible y para poder descartar cosas rápidamente.

Mantenga un inventario completo de todos tus compromisos

Como he dicho anteriormente, es importante tener claro cuáles son tus posibilidades para elegir, pero muchas personas no tienen esta visión general de sus compromisos (yo trato cada cita en mi calendario y cada acción en mi lista de tareas como un compromiso). Cuando unas semanas atrás pregunté a un cliente de consultoría qué cosas tenía pendientes para la semana, esta persona tenía que consultar material en al menos 4 carpetas antes de darme una estimación. Obviamente, en el día a día usaba su subconsciencia para seleccionar tareas. Te puedo asegurar que el subconsciente no tiene un inventario completo de tus compromisos, y sin esta visión general tus elecciones son limitadas y por tanto ineficaces.

Solo si dispones de una lista de Próximas Acciones para esta semana tendrás una visión general que puedes usar para seleccionar lo que quieres hacer ahora.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.