¿Limitan las ‘Tareas Más Importantes’ tu efectividad?

Hace un tiempo tengo pendiente compartir este post en que José Miguel Bolívar argumenta que usar una lista de Tareas Más Importantes es contraproducente.

Primero porque vivimos en tiempos inciertos:

Una de las características de los entornos VUCA en los que vivimos es que existe un flujo incesante de información. Este flujo constante implica que la información de la que disponemos en un momento dado tenga siempre una validez temporal y relativa. ¿Qué significa esto? Muy sencillo: que en cualquier momento puede aparecer información nueva que modifique sustancialmente o incluso invalide la información con la que contábamos hasta ese instante.

El entorno es lo que es y lo que en cierto modo siempre ha sido.1 Lo que pasa es que nuestra mente no es ‘VUCA’. La única manera de sobrevivir en un entorno VUCA es salir de este entorno: captura la información en tu sistema productivo para así evitar trabajar de forma reactiva.

Cómo decidir de forma efectiva qué hacer en cada momento es muy sencillo. Una de las claves es dejar de planificar. Las TMI gustan porque hacen sentir sensación de control con muy poco esfuerzo. Lo malo es que esa sensación de control carece de fundamento alguno porque es ajena a la realidad. Las TMI son simple y puro «wishful thinking».

Para decidir qué hacer solo necesitas una lista de posibles opciones y criterios para elegir bien.

La diferencia entre los diferentes métodos productivos está en el tamaño de esta lista de opciones, pero todos trabajan con un sistema de dos listas: una lista con las cosas que quieres hacer lo antes posible — lo llamamos por el momento la lista de acciones activas — y una lista con cosas que por el momento no las harás — que llamamos la lista de acciones aparcadas.

Estas dos listas funcionan como dos vasos comunicantes: a veces hay que mirar si hay acciones aparcadas que debes activar para hacer lo antes posible y otras veces hay que verificar las acciones activas para ver si hay que aparcar alguna acción.

La frecuencia en que revisas estas listas, para ver si hay acciones que deben cambiar de lista, determina el tamaño de la lista de tareas activas.

Algunos métodos como Getting Things Done sólo ejecutan este proceso de vasos comunicantes una vez a la semana, resultando en una lista enorme de acciones activaspróximas acciones en GTD — con docenas o incluso cientos de acciones.

Yo hago este proceso cada día y como resultado trabaja con una lista mucho más reducida con sólo las tareas para hoy.
Las personas que trabajan con las Tareas Más Importantes tienen una lista que sólo sirve para algunas horas.

No importa el tamaño de tu lista, porque el principio es lo mismo… Es cuestión de preferencia.


  1. Trabajo bastante con especialistas médicas, una profesión que desde muchos siglos sabe qué quiere decir volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad.
    Por otro lado, si analizo mi propia situación, puedo observar que con cada cambio de trabajo mi entorno es cada vez menos VUCA. ↩︎

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.