¿Es peligroso inventar fechas?

En la productividad personal, rara vez las cosas son blanco y negro; casi siempre hay matizas.

Es verdad que todos correspondemos a los mismos principios efectivos, porque pertenecemos a la misma raza y tenemos la misma estructura cerebral con las mismas ventajas y desventajas.

Pero luego hay diferentes tácticas, trucos, preferencias y técnicas para poder aprovechar estas ventajas y eliminar las desventajas. Hay que diferenciar entre entender un principio y aplicar un atajo.

Explico esto, porque un consejo que veo mucho es el de “no inventarte las fechas”, como explica Jerónimo Sánchez es este artículo:

Además, cuando las tareas compiten por el espacio en tu calendario, llega un momento en que te resulta muy difícil distinguir cuáles de esas tareas son de verdad para hoy —porque te has comprometido con un tercero, o debes cumplir un plazo—, y cuáles son simplemente fruto de tu buena voluntad. En estas circunstancias, aumenta enormemente el riesgo de terminar haciendo primero aquellas cosas que podrían haber esperado sin sufrir consecuencias indeseables, y de dejar sin hacer cosas que tendrías que haber hecho hoy sin falta. Como resultado, además de más estrés y frustración, llega el incumplimiento sistemático de muchos de tus compromisos y la pérdida de confianza en tu trabajo.

Es un consejo que yo también explico a personas que se están iniciando en la efectividad personal, pero siempre dejo claro que se trata de un atajo y no de ninguna ley universal.

Para tu cerebro no hay ninguna diferencia entre lo que llamamos una fecha objetiva y una fecha inventada. Desde el punto de vista de tu mente, sólo hay una persona que pone fechas a las tareas: tu mismo y no importa si la base para decidir poner esta fecha es un requerimiento de otra persona o un compromiso tuyo.¹

El problema de verdad con las fechas de vencimiento es el incremento del nivel de complicación. Con cada fecha que pones a una tarea, adquieres exponencialmente más dependencias entre futuras tareas. Con cada fecha—‘objetivo’ o ‘inventado’— que pones, estás hipotecando tu tiempo futuro y disminuye tu grado de libertad.

El problema no es si las fechas las has inventado tu, sino la cantidad de fechas que tienes tener en cuenta a la hora de priorizar—intuitivamente—la próxima acción a hacer.

Trabajar solo con fechas objetivas es un atajo, pero es mejor solucionar el problema de fondo desarrollando una alergia sana a las fechas límite. Si se trata de fechas de vencimiento, cuanto menos mejor.

Conozco muchas personas que sólo asignan fechas objetivas a sus tareas, pero aun así no son capaces de priorizar bien debido a la enorme cantidad de dependencias y fechas de entrega a tener en cuenta.

Por otro lado, las fechas límite también tienen aspectos positivos. Existe mucha documentación científico² sobre los beneficios de asignar una fecha. Aplicando la Teoría de Motivación Temporal³ de Piers Steel, podemos observar que una fecha de vencimiento automáticamente incrementa nuestra motivación para terminar la tarea, el proyecto o objetivo.

Si realmente quieres ser altamente efectivo, debes contar con una caja de herramientas llena de hábitos y técnicas probadas y usar la herramienta correcta en cada situación.

Una fecha de vencimiento inventada puede ser una de estas herramientas que, si lo usas con moderación para no convertir tu agenda en un tetris, puede dar una gran ventaja a personas que ya tienen un alto nivel de efectividad.

Por ejemplo, una recomendación de Getting Things Done—el método que enseña Jerónimo Sánchez—es usar fechas inventadas para comprometerte a hacer la revisión semanal. Los coaches del David Allen Company también sugieren usar esta técnica esporádicamente para tareas específicas.

Pero es una técnica avanzada que hay que utilizar con cuidado para evitar sobrecargar tu agenda. Por eso, para principiantes es más fácil aplicar la regla de Jerónimo.

∞

1. La autodeterminación es—desde mi punto de vista—una de las bases de la efectividad personal. Sólo hay un responsable para tus decisiones: solo tú decides qué merece tu atención (los ladrones del tiempo no existen), a qué te comprometes, si aceptas la fecha final, y cuando lo haces. ↩︎
2. Ariely, D., & Wertenbroch, K. (2002). Procrastination, Deadlines, and Performance: Self-Control by Precommitment. Psychological Science, 13(3), 219–224.
   Locke, E. A., & Latham, G. P. (2002). Building a practically useful theory of goal setting and task motivation: A 35-year odyssey. American Psychologist, 57(9), 705–717.
   Claessens, B. J. C. (2004). Perceived Control of Time: Time Management and Personal Effectiveness at Work. Technische Universiteit Eindhoven. ↩︎
3. Steel, P., & König, C. J. (2006). Integrating theories of motivation. Academy of Management Review, 31(4), 889–913. ↩︎