Cómo limitar la cantidad de proyectos puede ayudarte a ser mucho más productivo

Hace unas semanas que estoy trabajando de forma un poco distinta a la que estaba acostumbrada. Si ya me conoces, sabrás que mi vida se organiza alrededor de un sistema GTD siguiendo el método de productividad de David Allen. De hecho, es uno de los temas esenciales que trato en mi web OrganizacionPersonal.com.

Si conoces Getting Things Done, la gracia de este método es que te da unas directrices básicas, basadas especialmente en algunos hábitos importantes y necesarios para ser productivos, pero luego la utilización del sistema y cómo perfecciones cada uno de esos hábitos está de tu mano.

En ese sentido, y centrándome en el tema del artículo de hoy, casi nunca había usado la lista ‘Esta semana no’, una propuesta de José Miguel Bolívar y que desde hace unas pocas semanas implementa FacileThings, la aplicación que uso para organizar mi sistema GTD. Aunque ya conocía esta lista por algunos artículos de José Miguel en Optima Infinito, este cambio en FacileThings me ha decidido a intentar usar la lista ‘Esta semana no’ de forma adecuada, así que me gustaría contarte cómo lo hago y por qué eso me hace más productivo.

Si no usas GTD, puedes aprovechar perfectamente la idea tengas la forma de organizarte que tengas.

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Estar pendiente de demasiadas cosas nunca es bueno

Nos lo comentaba Tania Sanz, del blog Habitualmente, el otro día en su artículo El peor dilema de productividad: las listas de cosas por hacer aquí en El Canasto: estar pendiente de demasiadas cosas a la vez nunca es bueno. Ella nos contaba que, para enfocarnos adecuadamente a nuestros objetivos principales, es bueno que el resto de posibles objetivos que nos pasan por la cabeza se conviertan en una lista de cosas por no hacer.

Eso es ideal, pero no siempre es fácil. De hecho, es muy complicado: decidir que algo que quieres tiene que ir a parar a la lista de cosas por no hacer debido a que no lo deseas tanto como otra cosa es una decisión complicada de tomar. Todos pensamos el “bueno, vale, me centraré en este objetivo más importante, pero si puedo hacer lo otro… ¿por qué no?

La opción que os recomiendo hoy viene a ser un punto intermedio que puede ayudarte a solucionar este problema, como mínimo en parte. Evidentemente, y quiero remarcarlo, la opción que comenta Tania es la mejor. Aún así, si no te ves aplicando la lista de cosas por no hacer, si consigues como mínimo limitar el número de proyectos que haces, enfocándolos correctamente a tus objetivos, es un primer paso muy importante.

Fijar unos pocos proyectos (5–15) para centrarte en lo importante

David Allen dice en sus libros que es normal que una persona tenga muchísimos proyectos, ya que por proyecto en GTD se entiende cualquier cosa que tenga dos o más acciones a realizar, por lo que deberían salir muchísmos proyectos de cada cosa que pasa en tu vida. Estamos hablando de decenas y decenas de proyectos, habitualmente no más de un centenar, pero puede acercarse.

Hasta hace unas pocas semanas mi forma de trabajar era lo siguiente: si tengo que hacer algo (porque quiero o porque debo) y puedo hacerlo ya (no hay nada que me lo impida), esa acción va directo a mi lista de próximas acciones. ¿Por qué no, si ya puedo hacerlo? Lo que hacía tenía toda la lógica del mundo pensando en el método GTD.

Sin embargo, cuando lo piensas un poco mejor te das cuenta que la lista ‘Esta semana no’, como un complemento de la lista ‘Algún día’, te permite algo muy interesante. Te cuento por qué a continuación.

La lista ‘Esta semana no’ vs. la lista ‘Algún día / Tal vez’

Si cuando estás procesando tu bandeja de entrada, y luego tienes que organizar los elementos en tu sistema, tienes una acción que quieres o debes hacer, pocas veces la pondrás en la lista ‘Algún día / Tal vez’, porque sabes que esa lista la revisas poco, ya que habitualmente lo que tienes ahí son cosas a medio o largo plazo.

Sin embargo, si tienes una lista Esta semana no, esa lista por definición contiene cosas que quieres o debes hacer en breve, pero que no es imprescindible que hagas esta misma semana. Por lo tanto, y siguiendo la definición, es imprescindible que la revises cada semana, porque puede contener cosas que sí debes hacer la semana que viene.

En ese sentido, si haces uso de esta lista, eso te permitirá dejar muchas de las cosas que quieres hacer, pero no tienes por qué hacer esta semana, en esa lista. Gracias a eso, podrás reducir muchísimo la lista de proyectos actuales, algo que te permitirá centrarte especialmente en tus objetivos. Siempre que esos proyectos estén bien alineados con tus objetivos, ¡claro!

Crea la mayoría de proyectos en tu revisión semanal

Para que tus proyectos estén bien alineados con tus objetivos, el mejor momento para crear la mayoría de proyectos es en tu revisión semanal. Tu revisión semanal es el momento perfecto para evaluar tu sistema, evaluar tus posibilidades de la semana que viene y decidir con qué cosas quieres comprometerte, ya que te permite dedicar un tiempo extra a pensar si realmente el proyecto está alineado con tus objetivos.

Luego, evidentemente, si durante la semana aparecen nuevos proyectos, tenemos que adaptarnos a las circunstancias: la gracia de GTD es justo esa, que nos permite adaptarnos sin ningún tipo de problema a las circunstancias y eso es lo que hace a este método tan ponte, ya que es algo que te hace mucho más productivo en tu día a día.

En ese sentido, siempre que aparezcan nuevos proyectos entre semana, intenta evaluar si realmente son proyectos que tengas que realizar durante esa semana sí o sí. Si no es imprescindible, guárdalos en tu lisa Esta semana no para evaluarlos en la siguiente revisión semanal. Eso te permitirá vivir tranquilo, ya que sabes que no te olvidarás de eso, pero podrás seguirte enfocando en tus proyectos que están realmente alineados con tus objetivos, los que tu mismo has decidido en tu revisión semanal.

¡Tu lista de tareas se vacía!

Evidentemente, a lo largo de la semana tienes que ir añadiendo nuevas acciones. En GTD los proyectos los vamos planificando de forma natural, o sea que no tendrás todos los proyectos planificados para toda la semana. A medida que vayas quedándote sin acciones siguientes en tus proyectos, plantéate cuál es la siguiente acción que debes hacer para añadirla a tu lista de próximas acciones: si es un proyecto con el que te habías comprometido esta semana, cuanto más avances, mejor.

Si consigues hacer esto con la mayoría de tus proyectos, incluso puede pasarte como a mi algunas semanas: a media semana tienes bastante vacía la lista de próximas acciones, ya que has ido terminando la mayoría de los proyectos que te habías planteado. ¡Y no sabes qué satisfacción cuando ves que estás cumpliendo con todo lo que debes hacer!

Y si, gracias a tu enfoque, consigues ir vaciando la lista de proyectos, siempre puedes volver a evaluar tu sistema para añadir alguno de tus proyectos de tu lista ‘Esta semana no’, aunque no sea el día de la revisión semanal. Tal y como la define David Allen, la revisión semanal se llama semanal por decirle algo, pero en ningún momento GTD dice que sea obligatoria hacerla como máximo una vez a la semana.

Si necesitas hacer tu revisión semanal más veces a la semana, puedes hacerlo, así que si has avanzado adecuadamente en tus proyectos actuales, terminando la mayoría, siempre puedes hacer una revisión semanal no planeada entre semana, para revisar tu sistema y tu lista Esta semana no.

Eso sí, ¡importante! Aunque hagas una revisión semanal improvisada en medio de la semana, tienes que ser consciente que la revisión semanal habitual, que tienes fijada un día concreto (habitualmente viernes o domingo), no puedes saltártela, ya que es lo que te permite empezar la siguiente semana con todo bien organizado y el sistema funcionando a la perfección.

Ser consciente de los objetivos que tienes para que los proyectos no se desvien de tu camino

La revisión semanal tiene que servirte justo para eso, para ser consciente de los objetivos que tienes, de cómo vas avanzando en esos objetivos y para asegurarte de que los proyectos que vas desarrollando semana a semana no se desvían de tu camino.

Evidentemente, todas las semanas tendrás proyectos que no están directamente alineados con tus objetivos, sino que tienen que ver con el mantenimiento de tu día a día, que son cosas que quieres o debes hacer aunque no te ayuden a acercarte a tus objetivos.

Sin embargo, limitar bastante la cantidad de proyectos a algo que sea lo más manejable posible a mi me ha permitido centrarme mucho mejor en mis objetivos y dejar de lado esas cosas que a veces pensamos que tenemos que hacer y, en general, quizá no son tan importantes.

Aprovechando que la lista ‘Esta semana no’ es una propuesta de José Miguel Bolívar, te invito a leer la entrevista que le hice hace un par de semanas en Organización Personal.

Imágenes Laptop y Paperwork cortesía de Shutterstock

Jordi Sánchez

Apasionado productivo, me encanta el mundo de los negocios e Internet. Si quieres mejorar tu productividad y no sabes por dónde empezar, déjame ayudarte: OrganizacionPersonal.com