El peor dilema de productividad: las listas de cosas por hacer

Estaba sentada en la sala de espera a punto de tener una entrevista. Me sentía un poco nerviosa pero calmada y relajada al mismo tiempo. Una sensación extraña.

Cuando me llaman a la sala, me levanto. Seco mis manos con el pantalón y continúo por el pasillo hasta llegar a la puerta.

La entrevista es muy simple”, me dijeron. “Solo tenemos que hacerte un simple ejercicio.

No puede evitar sonreír aunque quería permanecer un poco seria (de esas veces en las que te sale una sonrisa chueca). “Bien, ¿de qué trata este ejercicio?”, dije.

Escribe las cosas que te gustaría hacer a lo largo de toda tu vida, no importa cuántas sean. Toma tu tiempo.”

En seguida, tome un lápiz y una hoja de papel. Empecé con lo que estaba segura que quería, y después con todo lo que se me vino a la mente.

Entregue una lista con 35 cosas que quería hacer.

Ahora solo tienes que elegir 5 cosas.”

Esta parte fue la más complicada, no sabía cuales elegir. Había tantas cosas en esa lista, todas igual de importantes. Leí la lista varías veces y después de analizarlo un poco, circule las 5 más importantes.

¿Qué harás con las otras 30 cosas que no circulaste?”, me preguntaron.

No sabía que contestar, mi mente estaba en blanco. Abrí la boca y dije: “Bueno, las cinco cosas son mi objetivo principal. Las otras 30 las cosas no son tan urgentes, pero todavía me gustaría esforzarme por hacerlas.”

¿Suena como una respuesta razonable no crees?

Lo que me dijeron a continuación cambio mi perspectiva por completo (estoy segura que también cambiará la tuya).

Pero, antes de que te cuente que fue lo que me dijeron, es importante que sigas leyendo esto.

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Las listas de cosas por hacer

Encontrar una estrategia que te permita avanzar en las cosas que quieres hacer, se vuelve todo un reto. De hecho, la búsqueda de esta estrategia, se convierte en una estrategia per se.

Y es que todos queremos acabar más tareas sin posponer, sin distracciones y más que eso ver un avance real de nuestro esfuerzo.

En esta búsqueda por la estrategia perfecta, las listas de cosas por hacer son la opción de la mayoría.

Como en mi entrevista, ellos no me pidieron una lista concretamente. Pero mi estrategia por default fue crear una lista de cosas que quería hacer a lo largo de mi vida.

Seguramente a ti también te ha pasado: Vas al supermercado y haces una lista, planeas tu semana laboral y haces una lista, los regalos para navidad también los pones en una lista.

Hacer una lista de cosas por hacer es un hábito de la mayoría. Estas, nos dan un sentido de avance. Nos ayudan a visualizar rápidamente cual es la tarea que sigue y a no pensar demasiado.

Además, es maravilloso el momento en el que marcas como realizado, un pendiente de la lista. Y al final es una buena estrategia ¿no?

La mala noticia es que las listas de cosas por tienen un gran inconveniente.

Detente por un momento y piensa en un día normal de tu vida…

¿En qué gastas más el tiempo? ¿Qué actividades son las que más te distraen? ¿Qué te desconcentra la mayor parte del tiempo? ¿Qué te gustaría no hacer nunca?

Si te fijas, las actividades que más nos quitan el tiempo, son las que impiden que impiden que termines tu lista de cosas por hacer.

La solución a este problema es más fácil de lo que piensas.

El problema con las listas de cosas por hacer

Salí de la entrevista con una nueva mentalidad sobre las listas de cosas por hacer.

Después de dar mis 5 prioridades y mi “inteligente” respuesta, me sorprendió lo que me dijeron a continuación.

Te equivocas, todo lo que no circulaste se convirtió en una lista de cosas por evitar. Solo así cumplirás tus 5 prioridades.”

Es tan cierto.

Es una regla de vida: Evita todas las distracciones hasta lograr completar tus prioridades.

Por eso, las listas de cosas por hacer tienen un grave problema: No incluyen lo que no tienes que hacer. Y esta parte de las cosas que no debes hacer son generalmente los mayores obstáculos para lograr completar algo de la lista.

Parece ilógico pero déjame que te lo explique mejor.

La razón de una lista de lo que no tienes que hacer es simple: Lo que no estás haciendo es lo que determina lo que si harás.

¿Cuántas veces has tenido una tarea importante en la parte superior de su lista de cosas por hacer, pero terminas haciendo cualquier otra cosa que no tiene nada que ver?

La solución es hacer una lista de cosas que NO quieres hacer

La gente piensa que enfocarse significa decir sí a aquello en lo que te enfocas, pero no es así. Significa decir no a otras cientos de ideas buenas que hay. La innovación está diciendo que no a 1000 las cosas.
— Steve Jobs

Una lista de cosas que no-quieres-hacer, te ayudará tener presente aquello que te distrae y lo que tienes que evitar a toda costa.

Siendo más consciente de la situación es más probable esquivar esas distracciones y seguir conduciendo de forma segura.

En su lugar, utiliza la lista de lo que NO tienes que hacer como una hábito para mantenerte enfocado en tus metas. Como un camino para lograr terminar lo que está en esa lista de prioridades.

Si tú acostumbras hacer listas de cosas por hacer o agendar por adelantado tus actividades laborales, y te han dado resultados, continua.

Las listas de cosas que no tienes que hacer no reemplazan a las listas de cosas por hacer.

Estas solo se convierten en el suplemento de tu periódico favorito. Te ayudan a tener una información extra que hace equipo con tu estrategia de productividad.

Las listas de cosas que NO tienes que hacer solo te recuerdan tus prioridades. Por eso tienes que redactarlas de la forma correcta.

Por ejemplo: “No quiero checar Facebook mientras trabajo

Se escribe correctamente así: “Estaré trabajando en mi tesis por lo que no puedo checar el Facebook.

Si solo escribes no quiero hacer ______, estrás experimentando un efecto rebote. Concretamente se le conoce como el efecto de: “No pienses en un oso blanco” (vuelve a leer eso).

¿Qué fue lo que pensaste después de leerlo?

Claro, en un oso blanco.

Es importante que tu lista de cosas que no tienes que hacer incluya siempre tu prioridad y sea específica (aunque se repita en cada enunciado).

Ahora, nadie te va a recomendar que nunca tomes un descanso o que inviertas el tiempo leyendo un interesante artículo de El Canasto. Todo el mundo necesita un poco de tiempo de inactividad.

Por mucho que quieras creer acerca de tus cualidades sobrehumanas, sólo contamos con 24 horas en el día. Decir no a las "buenas" oportunidades nos permitirá tomar ventaja de las “grandes” oportunidades que con el tiempo se nos presentan.

Te darás cuenta de que cuánto más tiempo pases evitando las cosas que no quieres hacer, más cerca estarás de dónde quieres estar.

Este es el mejor momento para dar el primer paso y convertirte en la persona que quieres ser. Cambia tus hábitos y mejora tu rutina diaria.

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Imagen Taking notes cortesía de Shutterstock

Tania Sanz

Soy la autora del blog Habitualmente. El objetivo de este espacio es lograr transformar tus hábitos y mejorar el diseño de tu rutina diaria de forma saludable. Todo esto con información práctica y estrategias útiles basadas en evidencia científica.