El arte de definir tareas

Uno de los principios de la productividad es que hay que dedicar algunos momentos específicos durante el día en la planificación del trabajo, para luego poder concentrarte en hacer tu trabajo.

De vez en cuando hay que procesar los elementos de tus bandejas de entrada y transformarlos en acciones concretas. La idea es que no debes pensar dos veces sobre qué hacer con cada email, nota o documento.

Una vez tomada esta decisión, lo más inteligente es apuntar exactamente qué hay que hacer (sino tendrás que volver a analizarlo más adelante).

Todo esto parece muy sencilla, pero casi nadie lo hace. Mira un momento a lo que tienes apuntado en tu lista de tareas. Si pasas esta lista a un compañero, ¿sabrá exactamente lo que debe hacer?

Seguramente no lo sabrá, porque has apuntado tareas como ‘Gestoría’ en lugar de ‘Llamar a la gestoría para saber el estado de la declaración de IRPF’.

Daniel Grifol comparte en este artículo sus cuatro reglas para definir las tareas. Yo aconsejo ignorar la tercera regla por razones obvios.

[…] para ser productivos debemos aprender a enfocarnos y, para enfocarnos, lo primero que tenemos que aprender es a marcarnos los objetivos a más corto plazo. Las tareas son los ladrillos que construyen el edificio de nuestro trabajo y si la calidad de los ladrillos no es la adecuada entonces nuestro edificio será inestable.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.