Mi caja de herramientas, edición 2015

En otoño del año 2013 publiqué una lista de las dispositivos, aplicaciones y servicios que uso para hacer mi trabajo. Siempre estoy afinando mi flujo de trabajo y a veces incorporo nuevas herramientas, así que publico una actualización de mi caja de herramientas.

Aviso importante: Las herramientas de esta lista son muy específicas para mi trabajo, mi experiencia y mi manera de trabajar. No te aconsejo dejar tus herramientas actuales y utilizar las mismas que yo.

Dispositivos

(Sí, todos mis dispositivos son de la marca Apple. Creo en los beneficios de optar por una plataforma—Apple, Google o Microsoft—en lugar de dispositivos sueltos)

Administración

  • ContaSimple es una aplicación web que uso para la contabilidad. Me permite entrar mis facturas, las facturas recibidas y mis gastos para generar informes y hacer las declaraciones a hacienda. Como alternativa estoy estudiando Quipu.
  • Dropbox es una aplicación que no necesita introducción. Utilizo mi Dropbox de muchas maneras diferentes.
  • Numbers es la aplicación de hoja de calculo de Apple y la uso, entre otros, para crear un panel de control gráfico para visualizar el estado de mi negocio.
  • Plasso es la manera más fácil de poder aceptar pagos con tarjeta de crédito, aunque requiere una cuenta de Stripe.
  • Podio es un servicio que te permita crear aplicaciones para tu empresa. Es un híbrido entre un CMS clásico, una aplicación Kanban, una herramienta de colaboración y un intranet. Creo que sólo utilizo una pequeña parte de sus posibilidades para gestionar mi correspondencia comercial y la planificación de campañas de marketing.
  • You Need A Budget o YNAB es una aplicación para crear y gestionar una planificación financiera.

Blogging

  • Brytenet es el nombre que he dado a mi servidor. No es una empresa de hosting, aunque alojo algunas webs de clientes y amigos allí.
  • Cloudflare mejora la velocidad de El Canasto en muchas maneras. Gracias a este servicio todos los visitantes reciben una versión optimizada de las páginas desde un servidor cercano. Además, cuando mi propio servidor no está disponible, CloudFlare continua mostrando las páginas a los visitantes.
  • Feedpress es el servicio que uso para los feeds de mis artículos y podcast. Si tienes un blog y todavía usas Feedburner—que va a desaparecer dentro de poco—te aconsejo echar un vistazo a este servicio.
  • Google Analytics me permito ser el gran hermano, vigilando los visitantes de El Canasto. Tengo que admitir que no lo consulto mucho—he dejado de preocuparme por las estadísticas hace mucho tiempo—pero de vez en cuando es útil saber qué artículos son populares.
  • Hover es la manera más fácil de registrar tu propio dominio. Incluso cuando no tienes un negocio te aconsejo comprar un dominio, al menos para tener una dirección de e-mail que no depende de tu proveedor (gmail, hotmail, …).
  • MailChimp es el servicio más divertido para gestionar listas de correo y auto-responders.
  • Movable Type fue en su día el CMS más popular. Ahora todo el mundo se ha pasado a WordPress, pero yo sigo con Movable Type—utilizo versión 5, que cuenta con algunas características imprescindibles para mi, como la posibilidad de trabajar con Markdown, editar las plantillas sin tener que saber PHP o generar páginas estáticas.
  • Shutterstock es la fuente de los fotos de alta calidad que utilizo en los artículos y en presentaciones.

Consultoría

  • Basecamp es mi plataforma de eCoaching, donde comparto discusiones, tareas, citas, documentos y textos con mis clientes.
  • Podio (mencionado arriba como CMS) también la utilizo para gestionar los expedientes de mis clientes de consultoría.
  • Skype es el servicio de videoconferencia con mejor calidad de audio que uso para comunicarme con mis clientes en las sesiones de consultoría a distancia.
  • vCita está sincronizado con mi calendario y ofrece a mis clientes la posibilidad de consultar mi disponibilidad y reservar una hora para las sesiones de consultoría. Además envía recordatorios un día y una hora antes de cada cita.

Escribir

  • Byword es un editor de texto minimalista enfocado a escribir en Markdown. Casi todos los artículos publicados en El Canasto han sido escritos en Byword.
  • Editorial es una aplicación increíble: es un editor de texto para iOS que es más potente que las herramientas que utilizo en el ordenador. La posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados convierte esta aplicación en la más usada cuando estoy de viaje.
  • Mindnode Pro es una aplicación para crear mapas mentales sencillos. Habitualmente empiezo cada texto largo con un mapa mental.
  • Pages de Apple es la aplicación que uso para dar formato a mis textos. Es fácil de usar, intuitivo, completo y me permite generar ficheros PDF o ePub de alta calidad.
  • Scrivener es la mejor herramienta para escribir textos largos. Cuenta con un montón de funciones avanzadas para estructurar el texto, gestionar el material de referencia, etc.
  • Simplenote es una aplicación que tengo instalado en todos mis dispositivos para gestionar notas de texto, como ideas para posts en El Canasto, listas de restaurantes, tiendas, bares y hoteles por ciudad, listas de control, etc. Actualmente tengo más que 600 notas en Simplenote.

Formación y charlas

  • Eventbrite es un servicio que uso para vender mis cursos en abierto y gestionar las entradas.
  • Keynote es la tercera aplicación profesional de Apple y es la que uso más. Es genial para crear presentaciones personalizadas.
  • Mindnode Pro la uso para crear la estructura de mis cursos y charlas. Una vez creada la estructura, puedo exportar los datos en formato OPML para usarlo en Scrivener o Keynote.
  • Shutterstock es mi fuente favorita de material gráfico de alta calidad.

Producción y publicación de vídeos

  • Blue Yeti es una bestia de micrófono USB—es mucho más grande de lo que parece—con una buena calidad para grabar audio.
  • Camstudio, la única aplicación para Windows en esta lista, la uso para grabar screencasts sobre aplicaciones en este sistema operativo. Sé que no es la mejor que hay, pero es suficiente para mis necesidades.
  • iMovie es una aplicación que por defecto ya viene instalado en mi ordenador y es genial para montar vídeos. Permite recortar las grabaciones y añadir una introducción y música de fondo.
  • Keynote no sólo uso para crear presentaciones, sino también para generar las animaciones de introducción para los vídeos.
  • Levelator sirve para normalizar ficheros de audio. Oficialmente ya no está soportada, pero aún la puedes descargar desde Archive.org.
  • Patience.io es la plataforma e-learning que utilizo para publicar cursos online.
  • Permute es una sencilla aplicación para convertir ficheros de vídeo y audio.
  • Piezo es una aplicación minimalista para grabar audio de aplicaciones o del micrófono.
  • Screenflow es una aplicación completa para grabar la pantalla. A veces también uso Screenflow para montar el vídeo.
  • Sennheiser HD 202 II son unas auriculares sencillas, pero imprescindibles al grabar vídeos.
  • Vimeo es dónde aloja los vídeo que quiero publicar en el blog.
  • Witcamp es una plataforma dónde tengo algunos de mis vídeocursos más populares.

Productividad

  • 1Password gestiona todas mis contraseñas.
  • 30/30 es un temporizador para iOS que uso a veces para asegurarme de tomar mis pausas. ¡Muy útil!
  • Backblaze hace automáticamente copias de seguridad de todo mi disco duro y los guarde — cifrada — en la nube.
  • Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo—aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos. En Basecamp puedo centralizar las discusiones, ficheros, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando.
  • Beeminder es un servicio para hacer el seguimiento de los objetivos. Actualmente tengo 6 metas configuradas, algunas automatizadas mediante IFTTT. Hay que usarlo durante un tiempo para entender el genio de esta aplicación y sus métodos para evitar que hagas trampas.
  • Calendario viene por defecto instalado en mis dispositivos y tiene todo lo que necesito (y más).
  • Day One es una aplicación genial para mantener un diario. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos (sincroniza vía Dropbox) y además publico automáticamente algunos tipos de eventos (fotos de Facebook y Instagram, tareas completadas de Omnifocus, etc.) gracias a los scripts de Slogger.
  • DEVONthink es para gestionar el gran volumen de material de referencia que he recopilado durante todos estos años. Su motor de inteligencia artificial me ayuda cuando clasifico documentos nuevos o cuando busco documentos relacionados.
  • Emergent Task Planner es un formulario que imprimo cada mañana para planificar mi día.
  • Faber-Castell Ambition es la pluma con la que escribo mis notas e ideas. Es elegante y escribe muy suave.
  • f.lux es una pequeña herramienta que adapta la temperatura de color de mi pantalla a la hora actual.
  • Hazel es una de estas aplicaciones que son invisibles, pero que echo de menos cuando cambio de ordenador. Hazel permite de forma sencilla organizar los ficheros en mi ordenador. Archiva automáticamente las facturas que descargo, vacía la papelera, mantiene mi escritorio limpio y hace muchas cosas más.
  • IFTTT es un servicio que vincula varias aplicaciones web. Lo uso, por ejemplo, para guardar una copia de las fotos de Instagram en mi carpeta Dropbox, para actualizar las estadísticas de Beeminder (vía email) o para añadir suscriptores al newsletter.
  • iTunes es una de las aplicaciones más usadas, porque siempre escucho música mientras trabajo. Tengo un sistema demasiado complejo de listas inteligentes que me gusta tanto que difícilmente me cambiaré de aplicación.
  • Mail es otra aplicación estándar de Apple que funciona muy bien. Sólo he instalado el complemente Quotefix para que mis respuestas salgan debajo del mensaje original.
  • Moleskine es mi libreta favorita para escribir notas más largas. El papel de alta calidad realmente invita a escribir.
  • Muji Bloc de notas es un bloc de notas de color marrón claro. Lo tengo en dos formatos: tengo el tamaño más pequeño — A6 — que siempre llevo conmigo para apuntar mis ideas cuando estoy fuera de casa y el tamaño más grande — B4 — para hacer mis mapas mentales.
  • OmniFocus es en mi opinión el mejor gestor de tareas y otra aplicación que siempre tengo abierta. También lo tengo en el dock del móvil y tablet.
  • Sanebox organiza automáticamente mi correo electrónico en una bandeja de entrada normal y otra para mensajes no importantes. Además guarde ficheros adjuntados grandes en Dropbox, me permite posponer la entrega de algunos mensajes y me avisa cuando no recibo respuestas a la hora.
  • Slack es mi cafetería virtual, dónde puedo encontrar otras personas que también trabajan desde casa.
  • Soulver es una calculadora moderna, que también admite texto y que sincroniza mis plantillas en mis dispositivos.
  • Typinator es como la auto-corrección de los editores de texto, pero en nivel de sistema para que funcione en todas las aplicaciones y pantallas. No sólo lo uso para corregir mis errores de ortografía, sino también tengo snippets para un montón de textos habituales, como mis firmas de correo, respuestas frecuentes, mi número de cuenta bancaria, etc.
  • Zapier es un servicio similar a IFTTT, pero más enfocado a aplicaciones profesionales. Uso Zapier para vincular aplicaciones como podio, Patience.io, MailChimp, Eventbrite y Slack.

Redes sociales

  • Buffer evita que mis seguidores en las redes sociales reciban un montón de enlaces al mismo momento, cuando estoy leyendo y compartiendo noticias.
  • Feed Wrangler es el mejor servicio para reemplazar Google Reader. Las demás opciones han copiado Google Reader, mientras Feed Wrangler ha innovado. No sé cómo he podido trabajar tantos años sin carpetas inteligentes para las noticias.
  • Instapaper es mi cola de lectura, dónde guardo todos los artículos interesantes para leerlos en otro momento.
  • Mention es dónde puedo ver todos las actualizaciones que hablan de El Canasto o de mi, incluso si no mencionan mi id de Twitter.
  • Reeder en iOS es la aplicación que utilizo para leer feeds, utilizando el servidor de Feed Wrangler. Permite enviar artículos a Instapaper para leer en otro momento o a Buffer para publicar en las redes sociales.
  • Tweetbot es mi aplicación favorita para interactuar con Twitter. Lo que más me gusta es la posibilidad de esconder tweets con ciertas palabras (#F1) o publicados desde algunas herramientas (Runkeeper).
  • Twitterfeed es un servicio para publicar automáticamente todos los artículos desde un feed RSS. Yo paso primero los feeds por Yahoo! Pipes para poder filtrar el feed y sólo publicar artículos realmente interesantes.
  • Yahoo! Pipes es el componente más técnico de mi flujo de trabajo para las redes sociales. Lo uso para modificar feeds (filtrar artículos, corregir enlaces, cambiar títulos de posts) antes de publicar enlaces en las redes sociales.

Retocar El Canasto

  • BBedit es un editor de texto muy potente (creo que sólo utilizo el 5% de sus capacidades) y lo uso para modificar las plantillas y las hojas de estilo de El Canasto.
  • Github es un repositorio con control de versiones dónde tengo mis plantillas almacenadas. Desde allí puedo activar los cambios en la web.
  • Pixelmator es mi editor gráfico preferido. Puede editar imágenes bitmap y vectoriales y es muy completo por una fracción del precio de Photoshop.

Admito que la lista no es muy minimalista, simplemente porque como autónomo tengo diferentes tipos de tareas. Además prefiero a las herramientas que hacen sólo una cosa—pero muy bien—sobre herramientas que hacen un poco de todo.

NB: algunos de estos enlaces forman parte de programas de afiliación, es decir, yo recibo dinero cuando compras la aplicación.

Imagen Caja de herramientas cortesía de Shutterstock

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.