El mejor gestor de tareas es…

Hay dos preguntas que me hacen en todos los cursos de efectividad personal:

  1. ¿Qué aplicación debo utilizar para gestionar mis tareas?
  2. ¿Qué aplicación utilizas tu?

En este texto contestaré ambas preguntas.

El mejor gestor de tareas es…

Existe una gran cantidad de software para ayudarte a gestionar tus tareas. Si buscas en el App Store o Google Play verás que hay miles de soluciones. Casi cada semana descubro una nueva aplicación y habitualmente la pruebo para poder aconsejar y ayudar mejor a mis clientes.

La herramienta que te recomiendo

Cuando alguien me pregunta por el mejor gestor de tareas, siempre le contesto lo mismo:

El mejor gestor de tareas es la solución que ya estás usando

Es importante tener una herramienta para gestionar tus listas, porque no te puedes fiar de la memoria.

En esta herramienta clasificas las tareas en grupos pequeños para poder consultar sólo las tareas más relevantes. Para esto, cualquier aplicación para gestionar las tareas debe cumplir estos dos requerimientos:

  1. Facilitar la creación y finalización de tareas.
  2. La posibilidad de crear varias listas para clasificar las tareas.

Ahora, mira la herramienta que usas actualmente. ¿Cumple los dos requerimientos? Entonces ya tienes un buen gestor de tareas.

El precio de cambiar

En los últimos 20 años sólo he usado dos aplicaciones para gestionar mis tareas: Microsoft Outlook1 cuando trabajo en Windows y OmniFocus en los dispositivos de Apple. Son los únicos dos gestores de tareas que he usado y no pienso cambiar.

Obviamente he investigado muchas soluciones más para poder escribir los artículos en el Canasto y ayudar a mis clientes, pero nunca he cambiado de herramienta, simplemente porque el cambio requiere una inversión de tiempo demasiado grande.

No solo hay que pasar todas las tareas del sistema antiguo al nuevo—cosa que probablemente hay que hacer manualmente, pero también hay que personalizar y aprender la nueva solución.

Mi sistema de productividad es completamente transparente, es decir, casi nunca pienso en él. Si tengo una idea nueva, mis dedos automáticamente aprietan las teclas Ctrl + Espacio para abrir la pantalla de captura. Además, una vez capturada la idea, mi mente está tranquila, porque la experiencia de varios años usando este sistema ha creado una confianza enorme.

Si cambiaré de aplicación, necesitaría muchos meses para volver a crear esta confianza y para aprender a usar el software con fluidez. Eso es el verdadero coste de cambiar de gestor de tareas.

Empezar desde cero

A veces un cliente todavía no tiene ninguna herramienta para gestionar sus tareas. Este cliente probablemente está empezando a aprender los principios de la productividad personal.

El primero2 que mucha gente hace al empezar con la productividad personal es buscar el software perfecto. Pero la aplicación perfecta no existe…

Siempre aconsejo no preocuparte por la herramienta al menos en los primeros meses de tu camino de aprendizaje hacia la efectividad personal. Sólo cuando estás cómodo con el método y cuando has desarrollado tus hábitos productivos, sabes cuáles son tus requerimientos para tu gestor de tareas.

Quieres que el gestor de tareas se adapta a tu manera de funcionar y no al revés.

En el caso de la persona que no tiene ningún gestor de tareas, mi recomendación mencionada anteriormente no le sirve, pero tengo una alternativa:

Si empiezas a aprender a ser más efectivo, el mejor gestor de tareas es el que viene integrado en la plataforma de email.

Como seguramente gran parte del trabajo te llega a través del email, lo más sencillo es utilizar el gestor de tareas que ya tienes incorporado en tu aplicación de correo electrónico.

Si utilizas Gmail para tu email, puedes usar las tareas de Google. Si trabajas desde la aplicación Mail en macOS y iOS, lo mejor es utilizar los Recordatorios para crear tus listas. Y si eres usuario de Microsoft Outlook ya tienes un gestor de tareas muy potente.

¿Cuál es el mejor software para ti?

Los hábitos son más importantes que la herramienta.

Incluso las herramientas que yo utilizo no son perfectas, pero no importa. Soy capaz de ser súper efectivo porque tengo buenos hábitos productivos y conozco los principios de efectividad personal. Gracias a ello soy capaz de funcionar con cualquier herramienta que cumple los dos criterios mencionados anteriormente. Incluso usando sólo una sencilla libreta de papel.

Si ya has desarrollado por completo tus hábitos productivos, quizás llega un momento en que quieres saber si existe una herramienta que mejor se adapta a tu forma de ser.

Cada persona es diferente y no puedo dar una recomendación genérica. Hay muchos factores que influyen el ‘encaje’ de una herramienta: disponibilidad en las plataformas que usas, diseño gráfico, opciones de personalización, tus conocimientos informáticos, integración con otras herramientas, funciones disponibles, etc.

Sólo hay una manera de encontrar esta herramienta: probar diferentes soluciones. Pero no te obsesionas en esta búsqueda. Lo mejor es probar algunas soluciones durante un periodo breve de tiempo y luego elegir uno y usarlo sin remordimiento.

Para ayudarte con la selección, he creado varias listas de aplicaciones.

Pero recuerda: estas recomendaciones sólo son para la gente que todavía no tenían ningún gestor de tareas y que ya dominan los hábitos productivos. Mi recomendación para el resto de los lectores todavía es: El mejor gestor de tareas es la solución que ya estás usando.

Listas de recomendaciones

Imagen Planificar cortesía de Shutterstock

  1. El martes explicaré paso por paso cuál es la mejor forma de gestionar tareas con Microsoft Outlook. ¿Te apuntas? ↩︎
  2. … y muchas veces es el único que hacen…↩︎

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.