Marcar email como «no leído» no es suficiente
El correo electrónico es una arma de doble filo: no podemos hacer nuestro trabajo sin e-mail porque gran parte de la comunicación empresarial pasa por este medio, pero al mismo momento el gran volumen de mensajes que recibimos cada día tiene un efecto negativo en nuestra productividad.
La mayoría de los trabajadores de conocimiento han buscado una solución para disminuir el problema del correo, pero la mayoría de ellos solo han encontrado soluciones a medias.
Hoy quiero hablar de dos de estas soluciones a medias y explicar por qué estas soluciones no son suficientes para mejorar tu efectividad.
MARCAR COMO «NO LEÍDO»
Una de las maneras para obtener control del flujo de correo es: marcar los correos que todavía requieren una acción como no leídos.
La función de marcar mensaje como no leídos siempre me ha hecho mucha gracia. Porque obviamente ya has leído el mensaje que quieres marcar. ¿A quién quieres engañar? En realidad, el nombre de este botón debería ser: «He leído este mensaje, pero todavía no he decidido qué hacer con ello, así la próxima vez quiero volver a perder el tiempo leyéndolo de nuevo (y seguramente tampoco decidiré qué hacer)».
En la mayoría de las aplicaciones, el estado de lectura es una característica bastante efímero. A veces el estado incluso cambia cuando pasas a otro mensaje.
Hay algunas pegas al usar el estado de lectura para distinguir las mensajes accionables:
No puedes ver la diferencia entre los correos que realmente están sin leer y los correos que has leído y has de volver a marcar como no leído porque contiene alguna acción pendiente.
Si no vigilas, Outlook (o la aplicación que usas para leer el email) vuelve a marcar el correo como leído y así pierdas tus tareas.
Hay otro problema importante, del que hablaré en la siguiente sección.
MARCAR CON UNA BANDERA
En las aplicaciones modernas para gestionar el correo también existe la posibilidad marcar mensajes con una bandera (o estrella o etiqueta…) para indicar que hay alguna acción pendiente. En algunos casos puedes incluso usar varios colores: rojo, verde, azul, violeta…
Poner una bandera es más inteligente y más fiable que marcar el mensaje como no leído, porque el programa no elimina automáticamente esta bandera al releer el mensaje.
Aún así hay algunos problemas con esta método:
Mezclar mensajes con diferentes estados (como mensajes pendientes de revisar, mensajes accionables, mensajes archivados…) en el mismo lugar es una receta segura para tener problemas.
Será más complicado tener una visión general de todo lo qué hay que hacer, habrá más posibilidades de distraerte (abres el email para contestar un mensaje de un cliente, pero luego en la misma carpeta ves un nuevo email de tu jefe…) y simplemente estarás complicándote la vida.
Es más fácil y más fiable simplemente crear una carpeta por cada estado de mensaje: reserva la bandeja de entrada sólo para mensajes nuevos que todavía no has clasificado y crea una capeta para los mensajes accionables y el archivo. Así podrás enfocarte mejor.El problema más grande de marcar email cómo «no leído» o poner una bandera es que evitas tomar una decisión definitiva sobre qué es lo que debes hacer exactamente. Al marcar un correo como no leído o al poner la bandera solo indicas que hay que hacer algo más tarde.
Es probable que todavía no has pensado sobre qué es lo que quieres conseguir ni cuál es el primer paso para conseguirlo.
Y sí lo has pensado, no queda registrado en ninguna parte. En tu lista de mensajes sólo ves el asunto que ha escrito el remitente del mensaje y que, en general, no tiene nada que ver con la acción que debes tomar.
LA VAGUEDAD CONDUCE A LA DEMORA
Creo que es el problema más grande de los profesionales que tienen muchos correos sin contestar: posponen la decisión sobre qué hacer con el mensaje.
Lo mejor es cambiar tu actitud verso el email y dejar de «leer» mensajes para empezar a «clasificar» los menajes.
Y clasificar implica analizar el mensaje, decidir qué hacer y registrar esa decisión en tu gestor de tareas.
