7 causas de ‘acciones residentes’

Mira en tu lista de acciones. Estoy seguro que hay algunas acciones que ya hace mucho tiempo están en la lista y que todavía no has hecho. Yo llamo a estas tareas las tareas residentes. Hoy explico las causas de tareas residentes en la lista de próximas acciones.

  1. Contexto equivocado
    ¿Realmente has definido el sitio correcto para hacer esta acción? Si no, cambia el contexto de esta acción. Por ejemplo, yo a veces pongo una tarea creativa tipo “definir y visualizar resultados del proyecto X” en ‘@ordenador’. Aunque puedo hacer la tarea en el ordenador, soy más creativo en papel, y por tanto es mejor cambiar el contexto a ‘@casa’ o ‘@oficina’.
  2. Visitas infrecuentes a la ubicación
    ¿Pasas suficientemente tiempo en el contexto para poder completar todas las acciones? Si no, debes planificar más tiempo en este contexto. En mi caso, es algo que habitualmente pasa con el contexto ‘@recados’, que son habitualmente cosas que debo comprar. Tengo poco tiempo para hacer las diversas compras pero cuando veo que la lista está creciendo planifico tiempo para ir de compras.
  3. La acción es un proyecto
    Si necesitas dos pasos o más para completarlo, es un proyecto en lugar de una acción. Entonces mueve el proyecto hacia la lista de proyectos y define la próxima acción. “Colgar un cuadro” puede ser un proyecto si primero debes buscar o comprar las herramientas.
  4. La acción no está conectado a ningún resultado deseado
    ¿Tienes una visión del resultado del proyecto? ¿Sabes a dónde quieres ir? Si no puedes visualizar el estado final, te faltará el por qué de la tarea.
  5. Las circunstancias del resultado deseado o la acción han cambiado
    ¿Aún es necesario hacer la tarea? No tiene sentido tener la acción “Comprar cortadora de césped” en tu lista si ya has convertido el césped del jardín en una terraza.
  6. La acción no es la Próxima Acción ¿Tienes todo el material y toda la información necesaria para empezar la tarea? Si no, deberías empezar con otra tarea. No puedes “Llamar el garaje para la revisión” si no tienes el número de teléfono. Entonces la Próxima Acción es “Llamar a Laura para el número de teléfono del garaje”.
  7. La acción es demasiado grande
    ¿Es una acción que requiere mucho tiempo para hacer? ¿Es un informe de 90 páginas que debes leer, un documento complejo para escribir, una pila de información para entrar en el ordenador? Entonces puede ser que mentalmente has asociado mucho tiempo y la energía a esta tarea, convirtiendo la tarea en una montaña enorme. Divide la tarea en partes más pequeñas: “leer las primeras 20 páginas del informe”, “escribir la introducción del documento”, “pasar los primeros 10 objetos al ordenador”…

Ahora, mira en las tareas residentes de tu lista. ¿Por qué razón aún están en la lista? Ahora sabes qué debes hacer para avanzar en estas tareas.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.