Si tratas de aplicar GTD, olvida las TMIs

Obviamente, nadie puede estar en desacuerdo con el título1 de este post de Sergio Pantiga. El concepto de las Tareas Más importantes (TMI) no consta en los libros de David Allen.

Incluso en el caso de personas que aplicamos la metodología GTD, es común caer en el error de planificar o priorizar de este modo. Pero siento deciros (¡y decirme!) qué hacer esto es herencia de nuestros viejos hábitos, y contradice la base de los principios que tratamos de aplicar.

En GTD, no se planifica ni se prioriza de ese modo.

Pero GTD es el medio, no el objetivo. El objetivo es ser más efectivo, y el método es solo el camino.

Más interesante que la cuestión si las TMI encajan dentro de GTD, es preguntarte si las TMI te pueden ayudar a ser más efectivo.

Yo no utilizo las TMI en mi propia planificación, pero eso no quiere decir que no pueden ser útiles para nadie.

Hace unos años ya escribí esto sobre el tema de las Tareas Más Importantes:

La diferencia entre los diferentes métodos productivos está en el tamaño de esta lista de opciones, pero todos trabajan con un sistema de dos listas: una lista con las cosas que quieres hacer lo antes posible — lo llamamos por el momento la lista de acciones activas — y una lista con cosas que por el momento no las harás — que llamamos la lista de acciones aparcadas.

Estas dos listas funcionan como dos vasos comunicantes: a veces hay que mirar si hay acciones aparcadas que debes activar para hacer lo antes posible y otras veces hay que verificar las acciones activas para ver si hay que aparcar alguna acción.

La frecuencia en que revisas estas listas, para ver si hay acciones que deben cambiar de lista, determina el tamaño de la lista de tareas activas.

Algunos métodos como Getting Things Done sólo ejecutan este proceso de vasos comunicantes una vez a la semana, resultando en una lista enorme de acciones activas — próximas acciones en GTD — con docenas o incluso cientos de acciones.

Yo hago este proceso cada día y como resultado trabaja con una lista mucho más reducida con sólo las tareas para hoy. Las personas que trabajan con las Tareas Más Importantes tienen una lista que sólo sirve para algunas horas.

Yo creo que cada uno debe encontrar su propio punto óptimo en frecuencia de revisar y tamaño de lista de acciones.

  1. He eliminado el símbolo ® del título original, porque indicará que yo reclamo ser el propietario de la marca GTD. ↩︎

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.