4 sencillos pasos para definir y planificar tus objetivos del año (y cumplirlos)

La productividad es el arte de conseguir grandes resultados
— Jeroen Sangers

Si quieres ser efectivo de verdad, no basta con organizar tus tareas en listas. Las personas realmente productivas piensan en lo grande: tienen sueños y objetivos y trabajan cada día de forma proactiva para cumplirlos.

Muchos profesionales no tienen metas, porque el día a día simplemente no les deja tiempo para pensar en el futuro. Creen que primero deben organizarse mejor y si así consiguen un poco de tiempo libre pensarán en fijarse objetivos. Tu y yo sabemos que eso nunca pasará…

Cuando te pasas el día apagando fuegos y vives en el caos es cuando más necesitas objetivos para ayudarte a establecer prioridades

Justo cuando te has perdido es cuando necesitas la estrella polar para guiarte. Y cuando estás pasando todo el día apagando fuegos y vives en el caos es cuando más necesitas objetivos para ayudarte a establecer prioridades.

En este artículo comparto el proceso que yo sigo cada año para planificar mis objetivos de tal forma que siempre consigo cumplirlos.

4 sencillos pasos para definir y planificar tus objetivos del año

El mejor momento para pensar en tus objetivos

Para la mitad de la población, el comienzo de un nuevo año es un buen momento para empezar de nuevo con el intento de mejorar la vida—la otra mitad de la población sigue el año escolar. Técnicamente, yo también pertenezco al grupo que trabajo en años naturales, aunque debido a mi tentación de procrastinar en realidad mi planificación anual siempre comienza en febrero.

La verdad es que no importa cuando haces tu planificación; lo importante es tener objetivos y avanzar cada semana. Este año he acabado mi planificación bastante temprano y en este texto quiero compartir el proceso que he seguido.

La auditoria: la base del plan

Un plan no se construye desde el vacío, habitualmente está basado en datos anteriores.

El primer paso para construir tu nuevo plan anual es hacer una auditoria de tus planes anteriores. En mi caso, he consultado los siguientes datos:

  • El plan del año anterior
    Tengo como costumbre evaluar el año pasado durante el época de Navidad. Analizo mi progreso durante el año: ¿en qué momento del año he conseguido cada objetivo?, ¿en qué momento me he desviado del plan y porque? (si no te has desviado, tu plan seguramente no era suficientemente desafiante), ¿he incorporado nuevos objetivos?, ¿que objetivos aún no he conseguido?, etc.
  • Los objetivos a largo plazo
    Idealmente, el plan anual debería estar en linea con tus planes a largo plazo. Es un ejercicio sencillo de extrapolación: si me encuentro en nivel 0 y quiero llegar a nivel 10 en cinco años, mi objetivo para el año que viene será llegar a nivel 2. 1
  • Los compromisos existentes
    Aunque a veces parece que con un nuevo año podemos volver a empezar desde cero, en la realidad es más una continuación. En mi caso, tengo varios proyectos en los que ya estoy trabajando y tengo algunos grandes eventos contratados para el año que viene.
  • Mi lista ‘Esta semana no
    Esta lista es mi incubadora de tareas y proyectos que quiero hacer en el futuro.

La visión general del año que viene

El primer paso para crear mi plan anual es analizar el año que viene con vista de pájaro. Para eso utilizo el Calendario Compacto del año que ya indica los días festivos de Lleida. Marco con un lápiz las fechas de los grandes eventos y las vacaciones para así tener una visión general del año.

Fijar 3 objetivos

Ahora viene la pregunta clave: ¿Cuáles son las 3 grandes cosas que quiero cambiar en mi vida y en mi trabajo durante los próximos doce meses?

Reviso todo el material que tengo para evaluar las diferentes posibilidades. Habitualmente, hago primero una lista rápida de unos 20–30 objetivos que luego ordeno por prioridad. Finalmente me quedo sólo con los primeros tres grandes objetivos.

¿Cuáles son las 3 grandes cosas que quieres cambiar en tu vida y en tu trabajo durante los próximos doce meses?

En general son lo que los científicos llaman objetivos de estiramiento 2 y muchas veces aún no tengo claro cómo voy a conseguirlos.

Una vez he elegido los objetivos, intento definirlos bien. Ya sabéis, un buen objetivo es medible, específico, definido en el tiempo, asequible y sostenible.

Por ejemplo, uno de mis objetivos hace unos años fue: “Antes del final del año lanzo un nuevo curso online premium que genera 50.000 € de beneficios”.

Desglosar en objetivos más pequeños

En mi experiencia, fijar objetivos anuales es importante, pero no es suficiente. Hay que pasar a la acción. He visto demasiados planes que, una vez definidos, no han sido consultados nunca más. Es una gran perdida del tiempo.

Mira por ejemplo la típica distribución de la motivación — y el avance en el objetivo — de los Buenos Propósitos:

Distribución típica de la motivación para avanzar en los Buenos Propósitos

Distribución típica de la motivación para avanzar en los Buenos Propósitos

La solución es dividir este objetivo tan grande en hitos más pequeños y así mantener el progreso durante todo el año:

Distribución típica de la motivación para avanzar en los Buenos Propósitos desglosados por mes

Distribución típica de la motivación para avanzar en los Buenos Propósitos desglosados por mes

En este momento, no se trata de crear un plan muy detallado en forma de una diagrama de GANTT 3 o un Plan Operativo Anual (POA), sino simplemente hay que desglosar los objetivos anuales en objetivos que puedes cumplir en un mes o menos.

En el pasado siempre planificaba tres mini-objetivos por cada mes del año, pero he dejado de hacerlo, simplemente porque cada año la realidad se desviaba de mi plan. Cuando una táctica no funciona, hay que dejar de usarla, ¿verdad?

En lugar del plan detallado, simplemente puedes crear un plan estratégico: una lista de resultados intermedios, teniendo en cuenta que el tiempo total no puede pasar la fecha final del objetivo anual.

En el ejemplo del objetivo para crear un curso online, esta lista puede ser algo así:

  • Lanzar una encuesta entre los clientes anteriores y suscritores para validar el tema del curso (2 semanas)
  • Decidir los objetivos de aprendizaje para el curso online (1 semana)
  • Definir la estructura y los contenidos del curso, teniendo en cuenta los objetivos de aprendizaje (1 semana)
  • Investiga las plataformas de e-learning en el mercado y selecciona la plataforma que mejor se adapta al curso y la fiscalidad español (1 mes)
  • Definir el plan de marketing (1 semana)
  • Desarrollar los contenidos de módulo 1 (2 semanas)
  • Desarrollar los contenidos de módulo 2 (2 semanas)
  • Desarrollar los contenidos de módulo 3 (2 semanas)
  • Desarrollar los contenidos de módulo 4 (2 semanas)
  • Crear el material visual para la página de venta (2 semanas)
  • Organizar un webinar sobre el tema (2 semanas)

Dos observaciones:

  1. Cada uno de estos resultados debería estás definido otra vez siguiendo los criterios METAS. En este caso, aún hay algunos resultados que no están bien definidos.
  2. Si sumas el trabajo de estos resultados, verás que sólo llega a 21 semanas. Eso no quiere decir que acabaré el proyecto en medio año, porque habrá semanas en que no podré trabajar en este objetivos y además habrá resultados y proyectos que todavía desconozco. Por ejemplo, a partir del resultado “Definir el plan de marketing” saldrán resultados adicionales que iré añadiendo a la lista durante el año.

Lo último que tengo que hacer para pasar a la acción es un recordatorio al principio de cada mes para revisar y adaptar los objetivos del mes.

Cada mes hay que tomar un poco de tiempo para revisar tu agenda y estimar cuanto podrás avanzar en tu objetivo, seleccionando los resultados intermedios que quieres conseguir durante este mes.

Puedes apuntar un recordatorio en el calendario—si realmente te comprometes a revisar tus objetivos el mismo día cada mes—o como una acción repetitiva en tu gestor de tareas.

Te deseo mucho éxito con tus objetivos para este año.

Imagen Lanzando avión de papel cortesía de Shutterstock

  1. Ojo, que no todos los objetivos se consigue de forma lineal; muchas mejoras siguen una función exponencial con pocos avances en el principio y una mejora más acelerado al final. ↩︎
  2. Yo prefiero llamarlos ‘elecciones’. ↩︎
  3. En general, cualquier intento de predecir el futuro es una perdida del tiempo. ↩︎

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.