Cómo organizar tu espacio de trabajo para ser más productivo

Si cada vez que te sientas a trabajar, ya sea en tu hogar o en cualquier otro lado, te sientes abrumado, inquieto o ansioso, quizás el problema no sea tu trabajo, sino el espacio en donde trabajas. Tu escritorio, tu estudio, y todos los alrededores influyen en ponerte de ánimos para dar el 100% en tu empleo.

Para tener éxito en la vida, Gananci asegura que debes ser organizado y crear un plan. ¿Y qué mejor manera que empezar por tu escritorio?

1. Déshazte de aquello que no usas 

Desordena, vacía, tritura, déshazte de todo lo que no necesitas o no quieres.

Mira alrededor. ¿Qué no has usado en un tiempo? Toma un área a la vez.

Si no funciona, envíalo para repararlo o bótalo. Si no lo has usado en meses y no puedes pensar cuándo realmente lo necesitarás, se irá.

Esto se aplica a muebles, equipos, suministros, etc. No te olvides de adornos, plantas (reales o artificiales) y decoraciones: si están cubiertas de polvo y hacen que tu oficina se vea en mal estado, tienen un destino muy claro.

2. Reúne y redistribuye

Reúne cada elemento que no esté en su lugar y colócalo donde va.

3. Establece ‘zonas’ de trabajo

Decide qué tipo de actividad sucede en cada área de tu oficina.

Es probable que tengas un área de trabajo principal (muy probablemente tu escritorio), un área de referencia (archivador, estanterías, archivadores) y un área de suministros (clóset, estantes o cajones).

Coloca el equipo apropiado y los suministros ubicados en el lugar adecuado tanto como sea posible.

4. Muy cerca

Coloca el equipo y los suministros que usas más a tu alcance. Las cosas que rara vez usas pueden almacenarse o guardarse.

5. Obtén una buena etiquetadora 

Elige un fabricante de etiquetas que sea fácil de usar.

Tómate el tiempo para etiquetar los estantes, papeleras, cestos de cestas.

No solo te recordará a dónde van las cosas, sino que también ayudará a otras personas que puedan necesitar encontrar, usar o guardar algo en tu área de trabajo.

6. Revisa tu sistema de archivo

“A medida que avanzamos completamente en la era digital, la necesidad de almacenar archivos en papel ha disminuido”

A medida que avanzamos completamente en la era digital, la necesidad de almacenar archivos en papel ha disminuido.

¿Qué puede hacer tu tienda digitalmente? ¿Estás duplicando archivos?

Es posible que puedas eliminar algunos de los archivos y carpetas que utilizaste en el pasado. Si estás almacenando archivos en tu computadora, asegúrate de realizar copias de seguridad periódicas. 

7. Crear una carpeta de reunión

Incluye todos los ‘elementos para ser discutidos’ junto con los elementos que se deben entregar, los informes que se deben corregir, etc.

Te ayudará a estar preparado para las reuniones y a ahorrarte el estrés que se puede producir en esas situaciones.

8. Cree una carpeta ‘EPR’

Muchos de nuestros papeles desordenados son cosas que están en espera hasta que alguien responda o actúe.

Colócalos en una carpeta EPR (Esperando Por Respuesta).

Compruébalo cada dos o tres días para ver las acciones pendientes que puedes necesitar para realizar un seguimiento.

9. Despeja tu escritorio

Elimina todo, límpialo completamente y vuelve a colocar solo aquellos artículos que son esenciales para el uso diario.

10. Organiza tu escritorio

Ahora que has simplificado tu escritorio, es una buena idea organizarlo.

Usa organizadores de escritorio o contenedores para organizar los artículos en tu escritorio. Usa bandejas para papeles y contenedores para artículos más pequeños.

11. Organiza los cajones

Coloca los elementos usados untos en el mismo espacio de los cajones, sellos con sobres, almohadillas adhesivas con blocs de notas, etc.

Utiliza los organizadores de los cajones para artículos pequeños, clips de papel, tachuelas, etc. Utiliza un cajón separado para los artículos personales.

12. Bandejas de entrada separadas

Si trabajas regularmente con otras personas, crea una carpeta o bandeja de entrada para cada una.

13. Despeja tus pilas

Con suerte con tu nueva oficina organizada, ya no crearás montones de papel, pero aún tendrás que ordenar los viejos.

Revisa la pila (de a poco si es necesario) y colócala en el lugar apropiado o bótala.

14. Ordena tu correo

No solo coloques el correo en un montón para ordenarlo o filtrarlo y sacar las piezas que necesitas en este momento.

Ordénalo tan pronto como lo obtengas: Para actuar, Para leer, Para archivar, Para delegar o entregar…

15. Asignar fechas de descarte

No es necesario que conserves cada hoja de papel indefinidamente.

Marca en los archivos o documentos cuando se pueden arrojar o triturar.

Algunos documentos legales o financieros deben conservarse durante un período de tiempo específico. Asegúrate de saber cuáles son esos requisitos.

16. Cajas de almacenamiento

Usa cajas de almacenamiento económicas para guardar los documentos archivados y sacarlos de tu espacio de archivos actual.

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