Si pudieras delegar todas tus tareas, tendrías tiempo infinito (en teoría). La práctica es, como siempre, más complicada. En el momento de delegar una tarea dependes de otra persona y pierdes tiempo gestionando el progreso de esta tarea. Una lista A la espera te ayuda a realizar este seguimiento.
Si no tienes una lista de cosas pendientes, seguramente mantienes una lista similar en tu mente. Y esto es una pena, porque con la cabeza vacía delegas mejor. Una lista A la espera evita sorpresas desagradables en el progreso de tus proyectos.
¿Qué poner en la lista?
En la lista de A la espera escribes todas las cosas que estás esperando antes de que tu puedas continuar. Y no solo cosas del trabajo, sino también tareas privadas. Es igual si pides algo a tu jefe, a una compañera, a un proveedor o a un empleado. Delegar es un concepto muy ancho: puedes delegar cosas hacía arriba o hacia abajo y también puedes delegar horizontalmente.
Poner algo en la lista de A la espera es tomar una decisión. Todas las cosas en esta lista son tareas que no son la Próxima Acción para ti. Al ponerlo en la lista A la espera decides que tu no puedes continuar trabajando en la tarea, y esta decisión da tranquilidad en tu cabeza.
Unos ejemplos:
- Pedidos esperando a su entrega
- Tareas que has delegado o encargado
- Preguntas que has hecho a alguien y que todavía no han recibido respuesta
- Una suscripción nueva—¿realmente vas a recibir la revista?
- Alguien que te llamará sobre un tema importante
- Propuestas que has enviado pero que aún no han sido aceptadas o denegadas
- Contratos que has enviado para firmar
- Cosas que has prestado a otras personas
¿Cómo mantener esta lista?
Si puedes añadir cosas rápidamente, funciona bien. Mi lista de A la espera es una categoría en la carpeta de tareas de Outlook y en OmniFocus, pero también puedes usar una hoja de papel, un documento Word o una bandeja física. Lo importante es que puedas añadir cosas sin esfuerzo, para que realmente uses la lista.
Habitualmente, no cambio la descripción de las cosas en la lista A la espera como hago con la lista de Próximas Acciones, porque solo consulto esta lista una vez a la semana. Cambiar la descripción me costaría demasiado tiempo.
¿Que hacer con esta lista?
Durante la Revisión Semanal (una vez a la semana) revisa la lista de A la espera para limpiarla:
- Elimina cosas que has recibido de la lista. No lo hagas al momento que recibes un pedido, porque es demasiado trabajo e innecesario. El viernes todavía te acuerdas que lo has recibido para tacharlo de la lista.
- Pasa cosas que han estado en la lista durante mucho tiempo a la lista de Próximas Acciones para llamar o enviar un correo de recordatorio.
Si has implementado este sistema y confías al 100% en la lista, puedes delegar todo lo que quieras. Sabes que cada semana revisas todo lo que has delegado para asegurarte el progreso y recordar a la gente sus compromisos.
