¿Eres productivo o simplemente estás ocupado?
¿Cuantas veces habéis oído o pronunciado la frase: “No he parado en todo el día, y no he hecho nada”? Este es el típico lamento de una persona ocupada, que es consciente de que el día no le da de sí, que no avanza en temas importantes, que los objetivos que se ha propuesto siguen igual de lejos que al empezar el día, pero sigue dándose cabezazos contra su muro de baja productividad.
¿Y cuantas veces habéis exclamado o escuchado de forma efusiva la frase: “Hoy ya me podría ir a casa”, aunque sean las 12 h del mediodía? Esa es la increíble y agradable sensación que sientes cuando realmente has sido productivo. Más allá de estas dos situaciones, quería explicarte algunas diferencias entre estar ocupado y ser productivo, y te invito a que intentes identificarte en cada una de ellas, para al final, contabilizar si estás más ocupado o si realmente eres productivo. ¿Te atreves?
Los ocupados tienen muchas prioridades, mientras que los productivos tienen pocas prioridades.
Aquellos que siempre están ocupados acumulan más y más prioridades, por tanto al final todo es prioritario y como consecuencia nada lo es. Si cada tarea que tienes que hacer tiene una prioridad prepárate para lidiar con ellas a cada momento, porque lo que ahora es lo más prioritario, en un instante puede convertirse en secundario. Recuerda que las prioridades no las decides tu, aunque lo creas así.
Si realmente quieres ser productivo olvida las prioridades y céntrate en cumplir tus compromisos. Recuerda que no podemos gestionar el tiempo, ni las prioridades, pero si podemos gestionar nuestra atención y nuestro foco.
Las personas ocupadas se centran en el hacer, las productivas en definir su trabajo antes de hacer.
Ser productivo no significa necesariamente hacer más cosas, a eso yo le llamo ser hiperactivo. Ser productivo trata más de hacer lo que hay que hacer (Eficacia) utilizando los mínimos recursos posibles (Eficiencia), en definitiva ser productivo significa ser efectivo. Las personas ocupadas sienten que cuanto más hacen más productivas son, sin darse cuenta en cuantas ocasiones hacen cosas y destinan esfuerzos y recursos a cosas que no deberían. En resumen, las personas ocupadas tratan de construir muchos coches, mientras que la gente productiva trata de desarrollar mejores sistemas para la fabricación de automóviles, que a la postre, les permitirá construir más y mejores coches con menos recursos y esfuerzo. Pensar antes de hacer, esa es la clave, y para ello debemos ser conscientes de que definir nuestro trabajo forma parte del trabajo, y se trata de una parte fundamental en la era del conocimiento en la que nos encontramos.
Las personas ocupadas abren muchas puertas, mientras que las productivas las cierran.
Abrir muchos frentes nos da una sensación complaciente, estamos ayudando a los demás, nunca tenemos un NO por respuesta, pero al final nos sobrecargamos de compromisos y responsabilidades, que sabemos no podremos atender ni cumplir, nos estresamos y nos sentimos frustrados. Si hay una palabra poderosa en productividad es NO, utilizarla cerrará muchas puertas que no nos llevan a ningún sitio y nos ayudará a focalizar nuestro esfuerzo hacía nuestros verdaderos objetivos. No tengas miedo a decir NO, siempre que hayas reflexionado tu decisión, cerrar algunas puertas nos permitirá abrir otras más interesantes.
Las personas ocupadas dicen que sí rápidamente. Las personas productivas que sí lentamente.
Como nos enseña el gran maestro Antonio José Masiá, enfriar el pensamiento aumenta nuestra efectividad. Pensar en caliente habitualmente nos lleva a decisiones incorrectas, poco meditadas, sin valoración de pros y contras, sin buscar alternativas, sin eficacia y sin eficiencia.
Como antes te decía pensar antes de hacer, un hábito imprescindible en los tiempos que corren y que cada vez practicamos menos metidos en esta vorágine de inmediatez en la que vivimos.
Las personas ocupadas tienden a decidir rápidamente presas del pánico que demorar la decisión pueda hacerles perder esa oportunidad, que se pueda enfadar ese cliente, o que nuestros amigos se molesten por no contestar al instante, y lejos de todo eso, nuestros interlocutores valoran más una respuesta medida, valorada y con criterio que una respuesta inmediata y sin fundamento. Retrasar nuestras decisiones de forma voluntaria puede ayudarnos a evitar consecuencias desagradables, pero además nos permite evaluar y determinar alternativas que pueden llevarnos por un mejor camino para lograr nuestro objetivo.
Los ocupados siempre se quejan de lo ocupados que están, los productivos dejan que sus resultados hablen.
¿Cuantas veces has oído eso de: “Voy a tope”, “El día no me da”, “Necesito días de 48 horas”, etc.? Las personas ocupadas se lamentan de lo ocupadas que están pero en lugar de hacer un alto en el camino, y pensar como podrían gestionar mejor sus compromisos o analizar el porqué de su hiperactividad, simplemente se lamentan y continúan estrellándose contra el muro. Las personas productivas simplemente dejan que sus resultados hablen por ellos, que sean sus acciones las que describan su situación. Si a tu alrededor tienes quien disfruta de su trabajo, ¿quien siempre se va antes a casa con sus compromisos finalizados, y quien emana seguridad y control, porque no preguntarse como lo consiguen? ¿Crees que son muy diferentes a ti o simplemente han invertido tiempo en definir su trabajo? ¿Puede que hayan aprendido nuevas formas de gestionar su atención y atender sus compromisos? Nunca te quejes de aquello que tú mismo permites, busca soluciones!
Las personas ocupadas practican la multitarea. Las personas productivas la monotarea.
Una de las grandes falsas creencias de quien se cree productivo es aquella que reza: “Puedo hacer más de una cosa a la vez”, y no lo dudo, la cuestión fundamental es con que calidad eres capaz de hacer todas esas cosas de forma simultánea. Vivimos en un momento que no se nos valora por la cantidad si no por la calidad de lo que producimos, así que concentrar toda nuestra energía mental en completar una tarea con la mayor calidad posible debería de ser nuestro máximo objetivo. Podemos hacer tres cosas a la vez y que estas nos acerquen bien poco a nuestros objetivos, mientras que podemos hacer una que aporte tanto valorar que podríamos dejar de trabajar por el resto del día. Recuerda no se trata de más, si no de mejor.
Las personas ocupadas quieren ver a los otros también ocupados. Las personas productivas quieren ver al resto siendo efectivos.
“Si yo estoy ocupado, tu también deberías estarlo, si no es que no estas trabajando”, y “nadie se va de la oficina hasta que se marcha el jefe”, son dos de las frases mas demoledoras que pueden decirse hablando de productividad, las otras dos seguramente son: “Esto se hace en 5 minutos”, y “Siempre se ha hecho así!”, te suenan?
Quien siempre está ocupado, piensa y cree firmemente que ese debería ser el estado natural de cualquiera que le rodea, no conciben que haya quien decida hacer menos pero mejor y disfrutar de su tiempo, o que es posible cumplir con los compromisos sin vivir constantemente como si el mundo se fuese a acabar. Rodéate de gente efectiva y te contagiaras de su efectividad, rodéate de gente ocupada y prepárate para visitar con frecuencia a tu médico! Recuerda lo que dijo Lorraine Heath:
“La vida es una aventura, elige bien con quien vas a viajar”
Las personas ocupadas hablan de cómo van a cambiar. Las personas productivas están cambiando.
Una de las primeras preguntas que formulo a mis alumnos cuando realizo un curso de efectividad personal es: “¿Como os comeríais un elefante?”, la primera reacción es de sorpresa, alguna risa disimulada, y muchas miradas buscando complicidad y una respuesta que no les deje en ridículo ante el resto de compañeros, y casi siempre pasa que hay alguno que con más o menos decisión contesta: “A trozos?” Correcto! Nadie es capaz de acometer un gran proyecto de golpe, y aunque sea sin darnos cuenta, los proyectos se componen de pequeñas acciones físicas, que una tras otra nos acercan al resultado final.
Las personas ocupadas creen que están demasiado ocupadas para cambiar, que ahora no tienen tiempo para esto o aquello, pero si no tienes tiempo para ti y para tus objetivos, para quien o para que crees que deberías tenerlo? Es genial plantearse cambios, pensar en que queremos ser y que queremos conseguir, pero sin acción no hay gloria. Recuerda define tus objetivos, define tu trabajo, y ponte en marcha!
Los resultados no engañan, si has contabilizado ahora ya sabrás si simplemente estás ocupado o si realmente eres productivo. Si te encuentras entre estos últimos, enhorabuena y a continuar con tu senda de éxitos. Si por el contrario, te encuentras entre los primeros, no desesperes, todos hemos pasado por esa fase y puedes superarla. Haz un alto en el camino, focalízate en gestionar tu atención y olvídate de intentar gestionar el tiempo, si quieres ser una Persona de Alto Rendimiento solo tienes que proponértelo, te animas?
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