Organizarse mejor con checklists

Checklists: potencia organizativa infravalorada

Las listas de comprobación, listas de control o checklists son una potente herramienta de organización. Tanto a nivel personal como a nivel de equipos. Ponerlos en práctica de una forma sencilla, elegante y potente tiene su arte y hoy os propongo un par de ideas al respecto.

Ya en su primer libro David Allen dedicaba un pequeño apartado del 3er paso de GTD — Organizar — para mencionar esta herramienta a menudo infravalorada. En la edición de 2015 Allen le da un poco más de cuerpo y trae a colación una cita que me parece resume muy bien el potencial que realmente hay detrás de un uso habitual de checklists.

La cita es de un filósofo inglés del siglo XIX, Alfred North Whitehead:

“La civilización avanza ampliando el número de operaciones importantes que se pueden realizar sin pensar en ellas”

— Alfred North Whitehead

Es que cuando asistimos a los increíbles logros que se consiguen en cualquier rama del saber, como la medicina, la tecnología, o la ingeniería, no solemos tener muy presente que son fruto de una experiencia acumulada de generaciones. Una forma endiabladamente útil y práctica de condensar esa experiencia en el quehacer diario, en la tarea inmediata,… se llama checklist.

Vamos con otro genial libro… ¡genial!: El efecto checklist de un señor llamado Atul Gawande, cirujano y endocrinólogo en el Hospital de Boston entre otras muchas cosas. Con una base muy médica y hospitalaria, pero con incursiones en otros ámbitos de la seguridad o el pilotaje de aviones, su autor pone el foco en cómo algo tan aparentemente banal como punto 1, punto 2, punto 3,… cuando se sistematiza y se consigue incorporar a los hábitos de las personas y situaciones adecuadas, sirve para disparar tu eficiencia y hasta para salvar vidas. Un número no pequeño de ellas.

Todos estamos familiarizados con estas listas desde pequeños y en nuestro día a día: mis hijos las manejan con soltura cuando repasan a cuáles de sus amigos quieren invitar a sus cumpleaños. Y ¡qué voy a explicar de la lista de la compra para no olvidarnos de las galletas, la cerveza o el queso cuando vamos al supermercado…! Quizás por eso no reparamos suficientemente en su valor.

Cuando yo acudo a hacer la compra con una lista, utilizo en el momento y sitio adecuados la información que hemos ido recopilando en casa durante los últimos días a medida que detectábamos la necesidad o se nos venía a la cabeza. De esta forma haremos una compra más rápida y más ajustada a nuestro deseo que al de Carrefour.

Convencido: tengo que utilizar más checklists. Pero… ¿cómo?

La libreta de anotaciones colgada en la cocina es una herramienta perfectamente válida para la compra. Pero… hoy en día… un tanto insuficiente. Esa lista en papel que me meto en el bolsillo y que luego — sí —, es muy cómoda de manejar mientras conduzco el carrito y a la que, incluso, puedo ir rasgando pestañitas según cojo las cosas, presenta algunas carencias:

• Es frágil: fácil de deteriorarse o extraviarse.
• En el momento en que me la llevo de la cocina deja de estar al alcance de todos. Si a alguien se le ocurre alguna cosa más después de que yo la haya arrancado, es fácil que ese encargo nunca llegue a concretarse.
• Pero sobre todo, no es reutilizable. La próxima compra — aunque vaya a ser parecida —, tendré que empezar de cero. Y mi experiencia en cada nueva compra se perderá en mi memoria si no tengo forma de anotar que en casa se prefiere el fideo grueso al fino, la marca Albo para mis conservas o el Mistol al Fairy.

Ese — precisamente ese —, es el principal valor de un checklist: al aprendizaje y la mejora continua que representa. Si cada vez que emito una factura, desarrollo el proceso de cierre contable, preparo un pedido, envío una propuesta comercial, atiendo a la reclamación de un cliente, hago mi revisión GTD semanal o preparo una formación… voy siguiendo un guión preestablecido, es fácil detectar posibles mejoras: este punto debería ir antes que el anterior. Aquí nos falta este detalle. Este paso ha dejado de tener sentido… De esa forma, cuanto más se ejecuta una lista de comprobación, más se pule, más calidad aporta al proceso, más conocimiento y experiencia acumulada se pone en juego. Este retroaprendizaje, este ejercicio de mejora continua al más puro estilo Plan Do Check Act es esencial en muchos ámbitos como la aeronáutica, la industria del automóvil o la ingeniería química.

La cuestión es… a nivel personal o de pequeñas organizaciones, ¿cómo exactamente implemento un uso habitual de checklists?

Algunas herramientas (uso personal)

Si sólo quieres utilizar checklists de ámbito personal lo ideal es que –si puedes- lo tengas en cuenta a la hora de elegir tu herramienta de gestión de tareas.

• Evernote desde sus orígenes incorpora en la edición de notas la posibilidad de incluir checks. Después puedes marcar uno a uno, desmarcarlos todos (para reutilizar). Y, por supuesto, modificar el contenido de la nota a medida que vas aprendiendo más sobre el proceso para futuras consultas.

Un checklist en Evernote

• OneNote también esmuy cómodo para esto. Selecciono las líneas de la nota que quiero convertir en checklist y puedo hacer que aparezca el check vacío, cruzado o eliminado. OneNote es siempre un magnífico complemento a Outlook.

Un checklist en OneNote

• FacileThings también permite, a la hora de crear una acción, incorporar una lista de control. De esa forma, cuando vas a acometer esa tarea, tienes una pauta para acometerla con más garantías.

Algunas herramientas (para equipos)

Tanto Evernote como OneNote pueden perfectamente utilizarse como herramientas colaborativas en este entorno. Un caso práctico con OneNote consiste en mantener ahí la lista de la compra. Incluso con una serie de productos tipo que los integrantes de una familia pueden ir anotando desde cualquier sitio y circunstancia. Cuando se hace la compra se deseleccionan todos los checks y queda lista para la siguiente vez. Conozco un caso sorprendentemente sofisticado en este ámbito.

Si queremos algo más potente, más directamente enfocado a la implantación y uso sistemático de checklists tenemos otras opciones. Añado tres referencias que, por su sencillez, funcionalidad y precio, entran dentro de ese universo de oportunidades sorprendentes que Internet pone a nuestro alcance. Ordenadas de menor a mayor funcionalidad (las dos últimas ya empiezan a parecerse a herramientas de BPM), serían:

• Trello es una herramienta de colaboración inspirada en Kanban para Trabajo del Conocimiento. Cada vez más conocida y divulgada, uno de sus muchos atractivos radica en que en cada tarjeta (= tarea / encargo), puedo incluir checklists que aseguren que no nos olvidamos de ningún paso importante.
• Process Street permite diseñar plantillas de checklists y ejecutarlas luego para que un cierto número de colaboradores puedan ir comunicando y siguiendo el avance de tareas pautadas a desarrollar en equipo. Brillantes posibilidades incluso para guiar el trabajo de personal con escasas habilidades técnicas.
• Manifestly ya nos dice mucho por su nombre. Está directamente inspirada en el checklist manifesto de Atul Gawande. De enfoque muy similar a Process Street, aunque de licencias algo más caras.

Con estas dos últimas aplicaciones el aprendizaje y la acumulación de experiencias a nivel de organización están garantizados.

Imagen Checklist cortesía de Shutterstock