Apunta y dispara (tu eficiencia)

Cada vez me sorprende más la cantidad de gente que me dice frases del estilo “yo lo tengo todo en la cabeza”, o “yo tengo muy buena memoria y no me hace falta apuntarme las cosas”, como si nuestro cerebro y nuestra memoria fuera infinito, perdurable e infalible. Vamos, es como si estas personas quisieran usar su cerebro como si fuese un disco duro, en el cual pueden meter y sacar información en todo momento y al cual pueden tener acceso en cualquier lugar y circunstancia.

Desgraciadamente esta falsa creencia nos trae más de un problema, y no solo una, sino muchas veces. Pongamos un ejemplo: Estas plácidamente sentado viendo la tele y al pulsar uno de los botones del mando te das cuenta de que no responde correctamente, así que piensas “Tengo que comprar pilas”. En realidad lo que acabas de hacer es ponerte una tarea, en este caso personal, y por tanto, adquirir un compromiso contigo mismo.

Al día siguiente, te vas a trabajar y cuando terminas te vas al supermercado, metes el coche en el parking, coges un carrito y empiezas a llenarlo de cosas. Pagas, bajas al parking de nuevo, colocas las bolsas en el maletero y arrancas el coche. Cuando llegas a la barrera de salida, pasas el ticket, comienzas a avanzar y en el momento en que ves por el espejo retrovisor que la barrera empieza a bajar detrás de ti, en ese momento y no en otro, es cuando tu cerebro te dice “las pilaaaaas!!!” Y entonces, mosqueado te preguntas porqué no te acordaste de las pilas cuando estabas dentro del supermercado y no ahora que acabas de salir.

Y es que nuestro cerebro, por mucha buena memoria que tengamos, no está pensado para limitarse a recordar cosas, porque entro otras cosas, el cerebro es juguetón y le encanta fastidiarnos. Nuestra cabeza está diseñada para pensar, crear, diseñar, desarrollar, inventar… Como digo durante mis cursos y talleres, usar la cabeza tan solo como repositorio de información es como tener un Ferrari y no pasar de 50 km/h. Una lástima.

Por eso necesitas desarrollar el magnífico hábito de apuntarte aquellas cosas que capten tu atención: una tarea que te pide tu jefe, un documento que tienes que cumplimentar, una idea que te surja para el nuevo proyecto, una llamada que no debes olvidar hacer, una reunión con tu nuevo cliente, etc. No importa lo que sea, si se te pasa por la cabeza, ¡atrápalo y anótalo!

“Necesitas desarrollar el magnífico hábito de apuntarte aquellas cosas que capten tu atención”

¿Y donde lo apunto? Da igual que utilices una libreta, una app (como Evernote, Trello o Toodledo) o unos simples post-it que luego depositas en una bandeja de plástico. Lo importante no es dónde lo apuntas, sino que lo apuntes. Para aquellos de vosotros que sois usuarios de la metodología GTD (Getting Things Done, creada por David Allen) estos lugares donde recogemos inputs se llaman bandejas de entrada, y este hábito se llama Recopilar / Capturar, pero vamos si no eres de esos, dejémoslo en que simplemente necesitas un sitio donde anotar las cosas.

¿Y porqué necesitas apuntarlas? Aunque ya te he avanzado alguna idea, te voy a contar alguna más por si aún no te he convencido:

• Porque tenerlo todo apuntado te libera y te descarga, ya que no vas a obligar a tu cerebro a estar haciendo el esfuerzo de recordar constantemente. Para tener el control necesitas empezar liberando tu mente y eso solo lo consigues sacando las cosas fuera de la cabeza y anotándolas en algún sitio.
• Porque apuntar las cosas te permite mantener el foco en lo que estés haciendo. Es decir, si estás muy concentrado escribiendo un informe importante y de pronto te acuerdas que tienes que pagar el alquiler, anotas en un papel, app o post-it “pago alquiler” y sigues trabajando, con la tranquilidad de que ya no se te va a olvidar. Más tarde ya podrás volver a ese pos-it para decidir qué tienes que hacer (o no hacer).
• Y como consecuencia de lo anterior, porque para poder decidir qué hacer en cada momento, necesitas tener toda las posibles opciones delante. Si solo tienes unas cuantas posibilidades (las que te acuerdas de memoria) pero no todas es muy probable que acabes haciendo algo que no deberías estar haciendo. Y ya lo dijo Peter Drucker: “No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto”.

Así que ya sabes, deja de disparar tu productividad con balas de fogueo, empieza a hacerlo de verdad con el hábito de apuntarte las cosas y tendrás muchas más posibilidades de dar en el centro de la diana.

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