Cómo crear un marco de trabajo para garantizar resultados mínimos

Es un honor para mi que después de compartir micrófono con Jeroen en el episodio nº5 de productividad móvil, me haya invitado a su casa para continuar hablando de lo que más nos apasiona: ayudar a las personas a ser más productivas.

Soy Javier Cristóbal, la persona detrás del blog sobre productividad para Nómadas Digitales, aunque también me verás frikear en mi otro blog donde enseño cómo trabajar de manera eficiente en entornos Apple.

Después de esta breve introducción, ¡vayamos al grano!

Hace tiempo leí un artículo muy interesante sobre cómo organizar tu menú de comidas semanal.

El planteamiento del artículo es muy bueno, y estoy 100% de acuerdo con los beneficios de llevarse la productividad hasta la cocina.

De hecho muchas veces nos obsesionamos con optimizar nuestro trabajo frente al ordenador o en el despacho, cuando la cocina es uno de los mayores ladrones de tiempo y energía en la actualidad.

El artículo me gustó tanto que además de darle una vuelta a mi forma de organizar la alimentación, me sirvió de inspiración para crear un marco de trabajo que en cierto modo me asegurase un rendimiento mínimo, enseguida verás a qué me refiero.

Cómo crear un marco de trabajo para garantizar resultados mínimos

Si no quieres leerte el artículo completo te lo resumo brevemente.

Básicamente lo que hace la autora (Tina) es simplificar sus comidas semanales en grandes grupos o bloques, de esta forma puede seguir una dieta equilibrada en función de lo recomendado por la pirámide nutricional sin tener que pensar demasiado.

Con este horario se desgrana algo tan complejo como la alimentación en algo tan sencillo como:

  • Comer carne 3-4 veces por semana
  • Comer pescado 3-4 veces por semana
  • (…)
  • Comer arroz 2 veces por semana

Una vez repartidos estos bloques durante la semana, lo único que tiene que hacer es rellenar cada uno de ellos con sus recetas favoritas: estofado de ternera, paella, macarrones a la boloñesa

Ahora mismo, además de estar planteándote ir a asaltar la nevera, seguro que también estás pensando qué tienen que ver las hamburguesas con la productividad personal.

La pirámide productiva

Pues más de lo que te imaginas, porque tú también deberías estar trabajando respetando los bloques de lo que podríamos llamar la pirámide productiva.

Tu trabajo también necesita ciertos ‘bloques’ con los que alimentarse si quieres que todo funcione correctamente

Ya has visto que tu cuerpo necesita ciertos nutrientes y alimentos para funcionar correctamente, de igual forma tu trabajo también necesita ciertos bloques con los que alimentarse si quieres que todo funcione correctamente.

Yo he encontrado 6+1, pero puede que quieras recomendarme alguno más en los comentarios :)

  1. Bloque de creación o trabajo
  2. Bloque de consolidación y mejora
  3. Bloque de aprendizaje
  4. Bloque de revisión
  5. Bloque de planificación
  6. Bloque de descanso
  7. Bonus: bloque de deporte

1. Bloque de creación o trabajo propiamente dicho

Esas cosas que todos tenemos que hacer para avanzar y cumplir objetivos.

Este bloque está muy ligado a la persona, por eso depende de cada situación particular.

Por ejemplo en el caso de Jeroen su bloque consistiría en escribir nuevos artículos, grabar nuevo material para sus cursos, preparar un taller presencial…

2. Bloque de consolidación y mejora

Debes invertir una parte de tu tiempo y esfuerzo en mejorar y consolidar lo que ya tienes para así asegurar que lo que has conseguido se mantiene en el tiempo, por eso este bloque está ligado al anterior.

Por ejemplo, a mi me ha sorprendido ver como Jeroen ha mejorado su sistema para gestionar autores invitados.

No consiste en el clásico email de contacto donde enviar tu propuesta, sino que es un potente formulario de contacto donde puedes enviar el artículo completo.

Esto hace que este proceso de su trabajo resulte más sencillo y escalable en el futuro, y no solo para él, sino para sus colaboradores, un win–win en toda regla.

Para saber qué debes consolidar y mejorar en tus flujos de trabajo, te recomiendo que busques cuáles son los puntos débiles del mismo, aquellos que te frenan, tienen más posibilidades de derrumbarse antes picos de trabajo elevados o de deteriorarse rápidamente si no estás constantemente pendiente de ellos.

3. Bloque de aprendizaje

Un básico para el equilibrio que mucha gente tiende a pasar por alto.

Este bloque muchas veces aparece ligado al anterior, ya que en muchas ocasiones para mejorar o consolidar algo vas a tener que aprender algo nuevo.

Sin embargo, hay otras tantas ocasiones en las que esto no es así, sobre todo cuando hablamos de aplicaciones.

¿Cuántas veces han actualizado un programa que utilizas con una novedad interesante que podría hacerte la vida más fácil pero has ido postergando meterte en faena con ello porque no tienes tiempo?

Si le dices “no” al aprendizaje, le estás diciendo “no” al progreso.

El aprendizaje puede ser sacrificado esporádicamente sin consecuencias a corto plazo (no pasa nada si una semana no aprendes algo nuevo), pero si estiras ese comportamiento más de la cuenta te quedarás atrás más rápido de lo que te imaginas.

4. Bloque de revisión

Fundamental en cualquier sistema de productividad.

Por desgracia todo tiende al caos y al desorden, y esto no iba a ser menos; así que la revisión de tu sistema de productividad y de tu trabajo hará que sea posible que confíes en él.

5. Bloque de planificación

Puede ser diaria, semanal, trimestral… Cualquier periodo de tiempo ayuda, cada persona tiene sus preferencias; lo importante es que exista, aunque yo te recomiendo huir de la planificación anual.

Acuérdate de la famosa frase de Peter Drucker:

No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto.

Tan importante es hacer algo como saber por qué vas a hacerlo para así asegurarte que es la mejor opción.

6. Bloque de descanso

Y no estoy hablando solo del sueño (el cual mucha gente también sacrifica) sino del descanso que dedicas a desconectar de tu trabajo para recargar pilas, bien haciendo un pequeño viaje, dedicándote a un hobby, o cualquier cosa que te ayude a equilibrar la balanza.

Esto lo sabe bien Jeroen, que todos los años reserva unas cuantas semanas para desconectar totalmente del Canasto.

Bonus: deporte

No hay mucho más que se pueda añadir a este bloque que no se haya dicho ya en algún momento.

Productividad y deporte van siempre de la mano.

No hace falta que te machaques 8 horas semanales en el gimnasio, pero si te pasas el día con el culo pegado a la silla al final tu productividad se resentirá.

Recuerda que este es un marco de trabajo para “garantizar un rendimiento mínimo”, y para eso que menos que con la herramienta que trabajas funcione correctamente, ¿no? :)

Equilibrio de los bloques

Si basases toda tu alimentación solamente en un único tipo de alimento (pasta para desayunar, comer y cenar) terminarías con algún tipo de problema; y si eliminas totalmente otros tipos, probable terminarás con alguna deficiencia, tu cuerpo necesitas un equilibrio.

Exactamente lo mismo sucede con tu forma de trabajar:

  • Si solo planificas pero nunca creas o trabajas, serás el típico charlatán,
  • Si solo creas o trabajas sin prestar atención a la planificación, serás el típico pollo sin cabeza que avanza sin saber muy bien hacia dónde se dirige,
  • Si descuidas tu aprendizaje, te quedarás obsoleto rápidamente.

Y así cualquier tipo de combinación, creo que ya puedes intuir por donde voy :)

Ahora quiero que le eches un vistazo a las últimas tres o cuatro semanas de tu vida y te sinceres conmigo (y contigo mismo)

¿Has estado trabajando de manera equilibrada y dedicado el tiempo suficiente a cada uno de los bloques?

  • ¿Has dedicado tiempo a planificar tus próximas acciones o a pensar hacia donde te diriges con tus actos?
  • ¿Has dedicado tiempo a aprender sobre esa aplicación que llevas utilizando a trompicones durante meses?
  • ¿Has dedicado tiempo a mejorar lo que ya tienes en lugar de intentar abarcar más de la cuenta?
  • ¿Has pasado a la acción en lugar de fantasear con ese proyecto paralelo que lleva rondándote la cabeza?
  • ¿Has dedicado tiempo al descanso para darle a tu cuerpo un respiro?

Si eres fiel seguidor del Canasto es probable que hayas contestado con un “sí” a muchas de estas preguntas.

Pero si te has sincerado de verdad habrás visto aparecer más de un “no”, y es completamente normal.

El problema suele ser que el bloque del “trabajo” siempre se impone ante el resto, estás muy ocupado trabajando: ya te leerás ese libro, ya aprenderás Photoshop, ya comenzarás ese blog, ya

La solución: crear un marco de trabajo equilibrado

Si quieres que algo suceda vas a tener que hacer un hueco para ello.

Mi recomendación es que “copies” el menú de comidas semanal de Tina, y lo adaptes a tu semana para así garantizarte unos resultados mínimos, tan simple como eso; reserva una cita contigo mismo en el calendario para cada bloque que acabas de ver, y cumple con tus compromisos.

Puedes utilizar mis bloques como guía, aunque las proporciones deberás elegirlas tú.

Lo bueno es que con el tiempo puedes ir regulando este sistema para alcanzar un equilibrio productivo perfecto para ti:

  • Si notas que te quedas atrás, incrementa el bloque del aprendizaje,
  • Si te sientes falto de energía, aumenta el bloque del descanso o del deporte,
  • Si no tienes muy claro hacia donde te diriges con tus acciones, incrementa el bloque de la planificación.

Y así, es una solución simple pero que funciona.

Y tú, ¿qué bloques generales vas a utilizar y a dar prioridad para asegurarte un rendimiento mínimo?, ¿modificarías alguno de los que te he hablado?

Espero que este artículo te haya resultado útil, si tienes alguna duda no te cortes con los comentarios, estaré atento para contestarlos a todos :)

Muchas gracias de nuevo a Jeroen por permitirme aparecer por aquí.

¡Un fuerte abrazo!

Imagen Ruedas del engranaje del motor cortesía de Shutterstock

Javier Cristóbal

Javier Cristóbal es un ingeniero aeronáutico fundador de markdown.es, formador de productividad en entornos Apple en limni.net y de nómadas digitales en Enfoque Nómada.