Kaizen como herramienta eficaz de cambio y mejora

Como ingeniera que soy, y debido a mi experiencia laboral en entornos industriales, lo que promuevo en Lanzamiento Personal es la mentalidad de mejora continua.

Si esto te suena a chino, básicamente se basa en la creencia de que todos, en cualquier ámbito, debemos estar dispuestos a mejorar nuestro rendimiento y productividad a través de mejoras constantes. Uno de los métodos que promueven esta filosofía es el kaizen.

Kaizen es una palabra japonesa cuyo significado etimológico es el de kai = cambio y zen = bueno. Es decir, kaizen y mejora pueden ser vistos como sinónimos.

Se cree que tras esta metodología está el conocido Dr. Edwards Deming. El cual fue invitado por los líderes industriales japoneses para ayudar a reconstruir Japón tras la II Guerra Mundial.

Sus principios se basan en promover las actividades que agregan valor y reducir o eliminar cualquier desperdicio. Como resultado se obtiene un lugar de trabajo mejor, un entorno más seguro, eliminación del duro trabajo, la reducción de residuos y el aumento de la productividad.

A pesar de que en las primeras pinceladas de este artículo te he dado algunas claves de la importancia que esta filosofía tiene en la mejora de la eficiencia de los negocios, puede serte de muchísima utilidad.

La filosofía Kaizen tiene valor para todas las personas que quieran construir mejores hábitos y alcanzar sus metas. Todo a través de pequeños cambios, inteligentes y graduales.

Kaizen no es perfecto pero sus resultados pueden ser extraordinarios

A diferencia de los entornos empresariales, las personas nos regimos por nuestras emociones. Para el ser humano retroceder, volver a viejos hábitos y caer en el estrés es natural.

Nuestras emociones viajan en una montaña rusa. Hay períodos en los que estamos en nuestro mejor momento y nos sentimos optimistas. Pero también tenemos presentes los malos. Y es en períodos de debilidad donde podemos sucumbir a los hábitos destructivos.

Ambas versiones de nosotros mismos son inevitables, a pesar de que podemos controlar la intensidad y duración de cada una de nuestras dos caras.

Pero la ventaja del Kaizen, es que elimina como factor de riesgo el cambio demasiado rápido.

Lo que quiero decir es que nuestros cuerpos se resisten a cualquier cambio extremo por considerarlo amenazante.

Por lo general este tipo de cambios de la noche a la mañana no suelen funcionar, básicamente porque requieren una gran cantidad de disciplina y apoyo para que se conviertan en permanentes.

“Cambios de la noche a la mañana no suelen funcionar”

Y es por esto por lo que Kaizen es tan eficaz. Tanto los procesos como las personas podemos hacer cambios inteligentes que terminan mejor a largo plazo que aquellos que intentan una serie de mudanzas extremas en sus vidas.

Aun entrando en juego nuestras emociones, Kaizen acepta que puedas tener progresos negativos a corto plazo pero que no tienen por qué afectar a los progresos positivos a largo plazo. Eso sí, siempre que seas capaz de recuperarte rápidamente.

No es necesario una cantidad ingente de disciplina, pero sí tendrás que aferrarte a cada pequeña ganancia que consigas. Cada paso o pequeño incremento puede resultar bastante fácil de realizar.

Pasemos a la práctica

1. Identifica las áreas que quieres mejorar

Para iniciarse en el camino del Kaizen, lo primero que tendrás que hacer será una lista con las áreas en las que deseas mejorar. Localiza las zonas en las que deseas ser más eficiente. Puedes empezar analizando las actividades que llevas a cabo en un día representativo.

Ojo, te aviso que puede que el resultado del análisis te sorprenda y que te des cuenta de la gran cantidad de tiempo que pierdes en los sitios en donde menos lo esperas.

La normalización o estandarización es otro principio del Kaizen. Si no puedes externalizar o delegar tus tareas, piensa en las mejores prácticas para realizarlas y trabaja en ellas para que se conviertan en automáticas.

2. Define tus objetivos

Una vez dicho esto y sabiendo qué cambios necesitas hacer en tu vida (aquí la lista puede ser bien amplia: desde perder peso hasta dejar de procrastinar) pasas a establecer objetivos SMART.

Tienes las ideas claras de que esta vez sí lo vas a conseguir y tu optimismo está por los cielos. Pero entonces... tienes un mal día y vuelves a las andadas. Tu motivación cae en picado.

Esto puede ocurrir por cualquiera de estos motivos:

• Objetivos demasiado grandes que te terminan abrumando.
• Los objetivos impresionantes te llevan a la inacción.
• Crees que existe una varita mágica que solucionará tus problemas.

Lo bueno del Kaizen es que mejoras un poco a diario. Y a la larga las grandes cosas suceden. No busques con este método una vía rápida de cambio y mejora. Sino la mejora pequeña día a día, que es la única que dura cuando sucede.

Así que una vez que sabes qué quieres hacer, solo tendrás que centrarte en encontrar pequeñas maneras de mejorar a lo largo del camino.

3. ¿Con qué vas a empezar?

Por tanto, vamos a continuar: ¿cuál es esa pequeña cosa que puedes empezar a hacer y que mejorará tu vida?

Si tu objetivo es hacer más ejercicio, puedes empezar por hacer 5 sentadillas seguidas al día e ir aumentando el número progresivamente. Si lo piensas, 5 sentadillas no son nada.

Cuando madrugar te cuesta más que correr un maratón, prueba a ir adelantando tu despertador 1 minuto durante los próximos días.

Simplemente basta con tratar de hacer un poco más que lo que hiciste el día anterior. Sin grandes aspiraciones ni cambios radicales. Queremos que las mejoras sean graduales y que permanezcan en el tiempo, llegando a convertirlas en un hábito.

4. Celebra las pequeñas victorias

Si cada día mejoras aunque solo sea un 1%, estarás reforzando la idea de éxito en tu subconsciente. Nuestros cerebros no distingue entre victorias grandes o pequeñas.

Alcanzar un objetivo, independientemente de su tamaño, desencadena una liberación de dopamina, el neurotransmisor que nos hace sentirnos bien.

Cualquier logro—ya sea dejar de comer la primera cucharada de tu plato favorito o escribir la primera palabra del libro que quieres publicar—te hará sentir como un auténtico ganador.

Esta sensación de éxito supondrá un mayor impulso con cada pequeño paso que des.

5. Crea tu plan de mantenimiento

Una vez alcanzada la meta que perseguías, solo basta con iniciar un plan de mantenimiento para mantenerlo el resto de tu vida.

Recuerda que la automejora no es un destino, sino un proceso. Porque los procesos nunca terminan, tendrás que hacerlo a diario. Y no dejes que el éxito temprano te cree una falsa inseguridad que permita que aflojes.

• El cambio es posible.
• Siempre puedes mejorar.
• Solo necesitarás tiempo y paciencia.

Kaizen es acercamiento constante y gradual para alcanzar eficazmente nuevas metas con la creación de nuevos hábitos.

No olvides que el retroceso y el fracaso podrás acecharte, pero para superarlos tendrás ahí los cambios estables y graduales para volver a la pista en tiempos difíciles.

Si quieres una herramienta increíble para un cambio eficaz a largo plazo, Kaizen es la respuesta. Construirás nuevos hábitos y serás lo suficientemente fuerte para ir hacia delante con un esfuerzo mínimo.

Imagen Sí cortesía de Shutterstock