Cómo ganar 8 horas productivas en una semana

En septiembre de 2013, los profesores Julian Birkinshaw y Jordan Cohen compartieron los resultados de su experimento de productividad en este artículo publicado en Harvard Business Review. Lo realizaron durante tres años, y encontraron que el 41% del tiempo de los trabajadores del conocimiento es gastado en actividades de poca utilidad y que podrían ser hechas por otros.

Una vez que estos trabajadores fueron entrenados por Birkinshaw y Cohen para detenerse y pensar acerca de sus actividades de una nueva manera, lograron grandes ahorros de tiempo. ¿Cuál fue el secreto?

Por cada tarea que tenían los trabajadores debían preguntarse si ellos podrían:

Eliminarla: ¿qué puedo dejar de hacer completamente?
Delegarla: ¿qué tareas puedo delegar a un subordinado? ¿Qué puedo subcontratar?
Rediseñarla: de lo que necesito seguir haciendo, ¿qué puedo hacer de una nueva manera?, en términos de eficiencia en el uso del tiempo.

En promedio, en una semana estos trabajadores ahorraron seis horas de trabajo de escritorio y dos horas en reuniones. En resumen eliminaron o delegaron las tareas de poco valor y las sustituyeron por tareas con mayor valor agregado.

En el estudio fue revelador que del tiempo semanal ahorrado:

1. Del trabajo de escritorio:
   • casi 4 horas fue delegado dentro de la organización;
   • cerca de 45 minutos fue trabajo eliminado;
   • poco más de 30 minutos se delegó fuera de la organización;
   • y unos 10 minutos fueron procrastinados.
2. De las reuniones de trabajo con las diferentes áreas de la compañía:
   • una hora fue eliminado;
   • cerca de 45 minutos fue delegado.
3. Se midió el ahorro en otros tipos de trabajo, pero fueron irrelevantes: capacitación y desarrollo, reuniones con el jefe, reuniones con subordinados, trabajo externo.

Lo anterior nos lleva a concluir que tenemos una gran cantidad de trabajo de escritorio, que podríamos delegar. Delegar cuesta, no delegar es más cómodo, pero nos impide llegar a más. Como dice un proverbio africano:

“Si quieres ir rápido camina solo, si quieres ir lejos ve acompañado”

Quizá te lleve tiempo enseñar al otro, pero lo recuperarás al llegar a más, porque te centrarás en tu trabajo de valor, que quizá llevas tiempo descuidando. Así que, si lo ves necesario, expande las capacidades de la persona a quien piensas delegar, mediante coaching, sirve mucho observarla en acción y proveer retroalimentación. Para profundizar más en una delegación efectiva te recomiendo este post de Jesús Serrano, y recuerda que al delegar es útil registrar la fecha en que lo comunicaste, lo que te servirá para darle seguimiento con la frecuencia que veas necesaria en cada caso.

Para los usuarios de la metodología de productividad personal GTD ese análisis de los pendientes se lleva a cabo en los pasos de procesar y organizar las cosas que están en sus bandejas de entrada. Sin embargo, esos pasos se pudieran ver afectados si uno se resiste a pensar más profundamente (al 100%) en el óptimo destino para todas las cosas (no sólo para algunas), y podría estar sobrecargándose de trabajo innecesario, ya que parte de su trabajo se podría eliminar, delegar (no solo hacia adentro, sino también hacia fuera, y no sólo hacia abajo, sino también hacia un lado o hacia arriba) o rediseñar para ganar en eficiencia. En este caso necesitas trabajar para lograr el hábito de procesar al 100% al “primer toque”, y así evitar los reprocesos, esos retrabajos que te quitan tiempo, sin embargo, ese tiempo reinvertido en el retrabajo lo recuperarás al dejar de hacer acciones de bajo valor para llegar a tu trabajo de alto valor.

Poniéndolo en práctica

Identifica qué tipo de usuario eres y pasa al siguiente apartado de preguntas:

1. No eres usuario de GTD:
   Revisa tu calendario y tu lista de pendientes para la siguiente semana, y haz las preguntas.
2. Eres usuario de GTD:
   Añade las siguientes preguntas al procesar tus bandejas de entrada.
3. Eres usuario de GTD, has procesado tus bandejas de entrada y te sientes sobrecargado de trabajo: reprocesa tus acciones haciendo las siguientes preguntas.

Preguntas efectivas para procesar:

1. Eliminar:
   • ¿Qué tanto valor añade esta tarea a mi vida personal o profesional?
   • ¿Qué pasaría si la dejo de hacer completamente?
2. Delegar:
   • ¿Soy la única persona que puede hacer esta tarea?
   • ¿Quién más dentro o fuera podría completarla?
3. Rediseñar:
   • ¿Cómo podría conseguir el mismo resultado con un procedimiento más rápido?
   • ¿Cómo podría completarse si sólo tuviera la mitad del tiempo?
   • ¿Podría descomponer esa tarea en pequeñas tareas que se pudieran delegar?

Esas preguntas te darán las luces que necesitas para identificar las tareas de bajo valor y que deben de eliminarse, delegarse o rediseñarse.

Dispara tu efectividad con la redacción explícita tus acciones

Una vez detectadas tus tareas de alto valor es importante redactarlas lo más explícitamente posible. José Miguel Bolívar en este post introdujo un concepto revolucionario para la redacción de las acciones: las UPAs, las Unidades Personales de Acción, donde afirma que para no retrasar su ejecución es más efectivo redactar cada acción lo más explícitamente posible y adaptada a la capacidad del que lo va a realizar (es decir, de forma muy tachable). Eso te facilitará elegir la acción de más valor para el momento en que te encuentres (para los usuarios de GTD equivaldría a consultar las listas de los contextos de herramienta, personas y lugares en los que te encuentres), y que no tengas que volver a pensar como la harás, simplemente la harás.

Este concepto también sirve para cuando quieras delegar por escrito. Puedes ver aquí cómo le sirvió hacerlo así a David Sánchez cuando tuvo que dejar sus listas de acciones a un colaborador: éste estuvo trabajando más en esa lista que en sus cosas, pues estaban más detalladas, desde entonces David piensa como escribirlas para que las entendiese la otra persona y, además, lo pudiese hacer.

¿Qué hacer con el tiempo ganado?

Llénalo con actividades de alto valor, mismas que podrás detectar si:

1. Procesas al 100% tus pendientes y los redactas de forma muy explícita, es decir, muy tachable.
2. Revisas semanalmente tu sistema de organización: para poner al día tu sistema, reactivando pendientes que separaste para esperar su momento, eliminar asuntos terminados o que ya no tiene sentido hacer, y para los usuarios de GTD, revisar que tus listas por contextos de herramientas para la siguiente semana sean usables, es decir, que no contengan más de 10 elementos.
3. Revisas una vez al mes tu perspectiva vital (por ej. el primer domingo de mes), la parte del sentido de tu vida. Así te será más fácil rectificar el rumbo y detectar asuntos a cuidar, para ello redacta de forma explícita aquellos pendientes de alto valor que tendrías que trabajar cuanto antes, y/o define las rutinas (las cuales facilitan mucho las cosas) que puedes empezar a vivir para cuidar todos o algunos de esos asuntos (por ej. hábitos asociados a: pasar tiempo con tu familia, leer un buen libro, meditar, hacer deporte, etc.), y que en ocasiones tendrás que interrumpir temporalmente para adaptarte a tu situación, por lo que la clave es “buscar el equilibrio desde la flexibilidad”, como dice José Miguel Bolívar. Para ello te sugiero revisar:
   • tu propósito en la vida;
   • tus objetivos anuales;
   • la lista de tus áreas de atención (mismas que podrías desglosar en puntos a considerar en cada una):
     1. individuales (renovación: espiritual, física, mental, emocional; protección patrimonial: inversiones, créditos, seguros, retiro);
     2. familiares (responsabilidades, relaciones familiares, asuntos del hogar);
     3. sociales (relaciones de amistad);
     4. laborales (responsabilidades, estrategia, indicadores, clientes internos y externos, proveedores, relaciones dentro y fuera);
     5. servicio a tu comunidad (contribuir con los demás dejando algo, involucrarse en una organización no lucrativa).

El artículo inicial de este post menciona que con el tiempo ganado algunos de los participantes fueron capaces de irse a casa un poco más temprano para disfrutar a sus familias (que probablemente los harían más felices y más productivos para el día siguiente). Más de la mitad dijo que el tiempo ahorrado les sirvió para hacer un mejor trabajo.

Y tú, ¿podrías compartirnos — en los comentarios de abajo — lo que recomendarías a los lectores para poder centrarse en hacer actividades de alto valor?

Gracias por compartir este post.

Imagen Tiempo cortesía de Shutterstock