Mejor que más tiempo, busca más espacio

Para muchas personas, productividad personal es igual a gestión del tiempo. Incluso quince años después de que David Allen publicara su Getting Things Done, explicando por qué gestionar el tiempo no funciona, siguen empeñados. Aunque no les culpo. Durante décadas, la gestión del tiempo ha sido la única alternativa para mejorar nuestro rendimiento en el trabajo.

Efectivamente, el paradigma de la gestión del tiempo surgió durante una etapa de la historia económica en la que la productividad se medía, principalmente, en cantidad de cosas producidas por unidad de tiempo. Es decir, una época en que la productividad era una medida principalmente cuantitativa. Dado que los procesos productivos estaban diseñados para «apurar» los recursos al máximo, tenía todo el sentido del mundo enfocarse en «ahorrar» tiempo, ya que a menos tiempo, más productividad.

El problema es que, desde mediados del siglo XX, la naturaleza del trabajo ha venido cambiando radicalmente. Antes casi todo el mundo tenía un trabajo básicamente manual. Hoy, la mayoría de las personas tienen un trabajo que requiere pensar y tomar decisiones continuamente. Es lo que Peter Drucker, el padre del management moderno, denominó trabajo del conocimiento. Por supuesto, sigue siendo necesario realizar trabajo de tipo manual, pero el valor ya no está sólo en hacer, sino en hacer las cosas correctas.

En un entorno en el que no todo el trabajo manual que hacemos tiene el mismo valor, seguir con la copla de sacar más tiempo es una pérdida de tiempo, valga la redundancia. Porque, de hecho, es perfectamente posible ser extremadamente productivos haciendo menos cosas, simplemente asegurándonos que las cosas que hacemos sean las que reportan más valor. Otra forma de ver lo que Vilfredo Pareto expresó con su famosa proporción 80/20.

Por tanto, el reto para cualquier trabajador del conocimiento no es tanto ver cómo sacar 25 horas al día —algo obviamente imposible—, sino encontrar la manera de gestionar su atención de manera que pueda enfocarse en lo que tiene más sentido hacer en cada momento, sin distracciones, asegurándose que termina todo lo que empieza antes de pasar a otra cosa. Gestionar mejor la atención es más que suficiente para aumentar la productividad de cualquier persona de manera significativa, sin necesidad de hacer horas extras.

Pasar de la gestión del tiempo a la gestión de la atención es la clave para sobrevivir laboralmente en los entornos complejos que nos ha tocado vivir en los albores del siglo XXI. Para ello, metodologías de productividad personal como GTD, surgidas a la luz de los trabajos de Peter Drucker, entre otros, proponen desarrollar una serie de hábitos básicos cuyo objetivo ya no es «crear tiempo», sino crear el espacio mental necesario que nos permita obtener claridad sobre nuestro trabajo.

¿Cómo puedo elegir en cada momento lo que tiene más sentido hacer? ¿Por qué hay cosas que parecen no avanzar, y de qué manera puedo desatascarlas? ¿Cómo puedo generar sinergias para ser más efectivo a la hora de hacer cosas de naturaleza similar? ¿Qué puedo hacer para ser consciente de las cosas, en el momento en que necesito ser consciente de ellas, en lugar de olvidarlas o recordarlas cuando no puedo hacer nada al respecto? Son todas ellas preguntas muy pertinentes para cualquier trabajador del conocimiento, que la gestión del tiempo es incapaz de responder adecuadamente.

Aprender a canalizar los diferentes «inputs», sacándolos de la cabeza y depositándolos de manera organizada en un sistema de confianza externo a nuestra cabeza, parece ser la mejor manera de eliminar el ruido mental que nos impide poner atención a lo que debemos poner atención en cada momento. La mejor manera de crear el espacio mental necesario para afrontar el trabajo del conocimiento y la complejidad de nuestro día a día. Sin ese espacio, tener más tiempo sirve de muy poco.

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