En este artículo quiero abordar soluciones prácticas para l@s emprendedores/as que sienten que trabajan en exceso, sacrificando en muchas ocasiones su tiempo de descanso y/o de ocio.

Para ser un poco más concreto, voy a centrarme en l@s emprendedores/as que nos dedicamos a atender directamente a los clientes ofreciendo algún servicio, a colaborar con otr@s emprendedores/as, a participar en eventos de networking y a realizar trabajo de oficina para seguir avanzando en nuestro negocio.

Primer paso: tomar consciencia

Las sensaciones están muy bien pero necesitamos datos que corroboren nuestras sospechas.

El objetivo es saber en qué invertimos exactamente nuestro tiempo durante la semana.

Para un/a emprendedor/a que trabaja atendiendo clientes, que lleva proyectos colaborativos y/o que realiza trabajo de oficina, estas cifras pueden parecer difíciles de obtener. Sin embargo, hay herramientas que nos facilitan la recogida de esta información.

En mi caso, estoy muy contento con la herramienta Toggl. Puedes usar su versión gratuita tanto en el ordenador como en el móvil.

Ahora voy a explicar paso a paso cómo la podemos usar para nuestro propósito.

Primero debes crear los proyectos, a los que les he puesto los siguientes nombres:

Trabajo – Clientes
Trabajo – Colaboradores
Trabajo – Oficina

Imagínate que hoy empieza tu semana laboral. Te sientas en tu escritorio y empiezas con el Trabajo – Oficina (le das al “Play”).

Cuando terminas o haces un descanso, paras el cronómetro (“Stop”).

Luego pongamos que tienes una consultoría o formación con un cliente. Buscas el proyecto Trabajo – Clientes y cuando empiezas le das al “Play”. Al terminar “Stop”.

Lo mismo con el trabajo con colaboradores.

Registrar el tiempo de trabajo con colaboradores en Toggl

De este modo, al terminar la semana sabrás exactamente cuántas horas le has dedicado al trabajo y en concreto, cuántas a clientes, colaboradores y trabajo de oficina.

Informe de horas registradas por día de la semana en Toggl

Informe semanal desglosado por proyecto en Toggl

De la misma manera, puedes obtener otros datos interesantes creando los siguientes proyectos para medir tus horas de sueño y tu tiempo de ocio, incluso separando este último en ocio individual y ocio compartido con otras personas:

Dormir
Ocio General
Ocio Personal
Ocio Social

Segundo paso: análisis de resultados

Obviamente hay muchos resultados posibles en función del área o áreas que se encuentran en desequilibrio. Sin embargo, bajo mi experiencia personal y profesional con mis clientes, hay algunos patrones que se repiten en much@s emprendedores/as.

Grupo de patrones referidos a la tríada Trabajo–Ocio–Descanso

1. Mucho trabajo, poco descanso

Quieres hacerlo todo, trabajando lo máximo posible sin renunciar a tus horas de ocio pero sacrificando tu sueño reparador. Como consecuencia, aunque trabajes más tiempo, pierdes enteros en productividad, trabajas con mayor lentitud y menor calidad. Incluso tu entorno te percibe más irritable y con menor sentido del humor. No tienes ni la energía ni la atención necesaria para estar en lo que estás haciendo. A corto plazo todo esto implica inestabilidad emocional y conflictos laborales y personales. A medio plazo, problemas de salud.

Un ejemplo de mucho trabajo, poco descanso

2. Mucho trabajo, poco ocio

Quieres trabajar todo lo que puedas pero sabes que el descanso es importante para tu rendimiento, así que también reservas un tiempo adecuado para ello. Sin embargo, en este caso, el área relegada al olvido es tu ocio. Total, divertirse no es tan importante o crees que no te lo puedes permitir. Piensas que ya te divertirás cuando tu negocio sea más rentable. Pero en el fondo sientes que no vives la vida, que sólo trabajas y trabajas y tienes la sensación de que el tiempo pasa muy deprisa. No disfrutas ni las vacaciones. Si es que te las permites, claro. Necesitas un ocio personal y social que aporte aire fresco a tu vida, de lo contrario, sentirás frustración e inestabilidad emocional. Como en el caso anterior, esto puede llevarte a conflictos laborales y personales a corto plazo e incluso a problemas de salud a un plazo algo mayor.

3. Mucho trabajo, poco ocio y poco descanso

Sin duda, se trata del caso más grave. Puede que tu trabajo te guste mucho pero si no descansas lo suficiente, ni le das alegría a tu vida en forma de tiempo para tu ocio social y personal, las consecuencias negativas poco tardarán en presentarse. Tu productividad irá decreciendo hasta límites insospechados. Cada hora de más del trabajo de hoy, será una hora de menos para tu rendimiento del mañana. A veces, en estos casos, la persona se da 2 o 3 días de descanso, pero luego se siente culpable por no estar haciendo “nada” y vuelve a la rutina de siempre. Finalmente, el cuerpo da las primeras señales de alarma, ya sea en forma de sarpullidos en la piel, taquicardias, insomnio, resfriados constantes o problemas más graves.

Un ejemplo de mucho trabajo, poco ocio y poco descanso

Grupo de patrones referidos a la distribución del Trabajo

4. Exceso de trabajo con clientes

Le dedicas tantas horas presenciales o virtuales a prestar servicio a tus clientes (preparación aparte), que tu tiempo dedicado a los colaboradores y en especial al trabajo de oficina, queda bastante reducido. Como consecuencia de no dedicarle el tiempo suficiente a este último, sientes que tu negocio no avanza, no crece, se está estancando y eso te provoca mucha frustración. Observa también como muchas veces, el hecho de no disponer de tiempo suficiente para el trabajo de oficina por dedicar demasiado tiempo a los clientes, es una de las causas de trabajar más de la cuenta. Por eso, esta descompensación tiempo clientes/oficina puede llevar al desequilibrio que sucedía en los primeros tres patrones explicados y que acababan con el sacrificio del tiempo de ocio y/o descanso y sus consecuencias derivadas.

5. Exceso de trabajo con colaboradores

Si le dedicas demasiado tiempo a los proyectos con otros colaboradores, a los eventos de networking o al intercambio de servicios sin dinero de por medio, puede que te quedes con poco tiempo para lo que te genera más ingresos, el tiempo con tus clientes. De la misma manera, cuando la inversión de tiempo con las colaboraciones es excesiva, esto también puede repercutir en tener menos tiempo para el trabajo de oficina, que como ya sabes es esencial para hacer crecer tu negocio. En ambos casos, puedes caer en la tentación de suplir este déficit con más horas de trabajo total, perjudicando así al tiempo dedicado a tu ocio y/o descanso. Mala solución.

Un ejemplo de exceso de trabajo con colaboradores

Un ejemplo de equilibrio en el tipo y tiempo de trabajo, ocio y descanso

Sin ánimo de dar lecciones a nadie, y teniendo en cuenta que cada negocio es un mundo, este sería tan solo un ejemplo en el que disponemos de tiempo suficiente para descansar, divertirnos y trabajar. De la misma manera, el tiempo dedicado a los clientes, colaboradores y trabajo de oficina guarda una relación más adecuada de cara a gozar de un negocio sostenible.

Tercer paso: pasar a la acción

“Automatiza y agiliza tus procedimientos para ser más productivo”

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Limita tu tiempo de trabajo. ¿Dónde está el problema?

¿Demasiado tiempo dedicado a tus clientes?
- Limita el número de horas semanales para atender a clientes. Evita asignar horas rápido y sin pensar por miedo a perderlos.
- Agiliza tus procedimientos para dedicar menos tiempo a tus clientes pero con la misma calidad o más.
- Contrata a alguien para que te ayude a atender a tus clientes.
¿Demasiado tiempo dedicado a tus colaboradores?
- Limita el número de colaboraciones al año.
- Define unos criterios claros para establecer colaboraciones. Asegúrate de que solo aceptas las que realmente te aportan valor de verdad.
- Antes de dar el sí, determina siempre una manera de medir si la colaboración va a resultar satisfactoria o no.
¿Demasiado tiempo dedicado al trabajo de oficina?
- Escoge las tareas que vas a hacer en función de la energía que te consumen y de la que dispones. Haz las tareas complejas y duras cuando tengas más energía, ¿lógico, verdad?
- Delega todas las tareas que puedas empezando por las que menos te gustan.
- Automatiza y agiliza tus procedimientos para ser más productivo.

Facilita tu tiempo de descanso

No trabajes más de 45 horas a la semana.
Por cada 5 días trabajados descansa 2 días seguidos para desconectar.
Duerme al menos 7 o 7,5 horas al día. Es una buena media para los adultos, aunque obviamente cada persona tiene sus necesidades de descanso individuales.
Un día laborable a la semana despiértate sin despertador.
Crea un ritual para irte a dormir y decide a qué hora vas a cerrar todos los dispositivos electrónicos.
Prueba a hacer una siesta reparadora de 15 minutos en mitad de tu jornada para recuperar fuerzas.

Facilita tu tiempo para el ocio

Bloquea cada semana en tu agenda algunas horas para tu ocio social y algunas otras para el ocio personal.
Haz una lista con tus actividades favoritas de ocio personal, para que te sea más fácil saber qué hacer. También puedes hacer otra para el ocio social.
Cuando llegue el momento dedicado al ocio personal, revisa tu lista de actividades y escoge en ese instante qué te apetece hacer.
Asegúrate de que cada día tienes tu ración de ocio suficiente, de lo contrario, te costará irte a dormir por no cubrir esa necesidad de disfrute que todos tenemos.

Muchas gracias Jeroen por invitarme de nuevo al Canasto y muchas gracias a ti lector/a por leer hasta aquí. Estaré encantado de leer y responder a tus comentarios.

Imagen Equilibrio cortesía de Shutterstock

Cómo emprender equilibrando tu tiempo de trabajo, ocio y descanso