Cómo ser más productivo cuando estás desbordado por el trabajo

Suena el despertador.

Abres los ojos y te invade una sensación de cansancio.

¡Otro día más! Solo con pensar en lo que tienes por delante te agotas: reuniones, emails, llamadas, tareas, cambios de planes…

Sientes que te falta energía porque las horas pasan volando y tú no has logrado tus objetivos todavía. Vives deprisa, casi no disfrutas tus días y el tiempo se te escapa entre las manos.

Es como si el reloj y el calendario fuesen tus peores enemigos.

Tranquilo. No eres el único que tiene esa sensación.

¿Sabías que, una vez cubiertas las necesidades básicas, la sensación de falta de tiempo es una fuente principal de tensión e inestabilidad emocional?

Cómo ser más productivo cuando estás desbordado por el trabajo

Es normal que te sientas saturado, agobiado e insatisfecho contigo mismo cuando no llegas a todo, no disfrutas tu vida y te dejas llevar por las circunstancias externas en tu trabajo. Estás metido en la dinámica de ‘la pescadilla que se muerde la cola’ y es difícil ver una salida.

Sé por experiencia propia que en ese estado es imposible conseguir resultados que te hagan sentirte realizado. Es difícil tener claridad mental, tomar buenas decisiones y ser creativo.

Repites tus comportamientos una y otra vez y, aunque lees para cambiar esa dinámica, tú sabes que no es nada fácil. Una cosa es leer, y otra ponerlo en práctica y además obtener resultados.

Yo he estado igual que tú largas temporadas en mi vida y entiendo a la perfección esa sensación de estar siempre a la carrera.

Por suerte, todo cambió para mí cuando hice un viaje a África. Lo que experimente allí provocó un “clic” dentro de mí.

¿Qué estoy haciendo? ¿Para qué hago todo lo que hago? ¿Dónde estoy poniendo mi energía?… Eran algunas de las preguntas que me martilleaban las primeras semanas después de volver del viaje.

En aquel momento decidí que iba a cambiar mi dinámica diaria. No podía seguir con ese ritmo desenfrenado, sin rumbo y a la deriva.

Si sigues leyendo voy a contarte las claves que desarrollé durante más de seis años para sentirme productiva con sentido y de forma consciente, y conseguir así vivir la vida como deseaba.

No quiero contarte trucos que te ayuden a hacer más cosas de las que ya haces, para nada.

Lo que sí espero es que pongas en práctica estrategias que te ayuden a trabajar menos, disfrutar más cada tarea que realizas y saber elegir qué acciones contribuyen a tus objetivos para hacer con foco.

Cómo ser más productivo

Para ser más productivo primero tienes que sacarte de la cabeza la idea de que tienes que trabajar más horas o hacer más de lo que estás haciendo.

No necesitas esforzarte y forzarte más. Suelta la idea de que solo con esfuerzo se consigue lo que te propones.

Necesitas constancia y perseverancia, no tensión.

Haz la prueba: si piensas en la palabra esfuerzo, ¿cómo se pone tu cuerpo?

Dar un salto cualitativo en tu productividad pasa por ser consciente de tus pensamientos, emociones y tus criterios de elección y decisión.

Cuando hablamos de mejorar la productividad es elemental hacer algo tan sencillo como observarte cuando trabajas.

No es el tiempo que trabajas, sino tu estado y tu atención durante el tiempo que trabajas.

Es posible que te hagas esta pregunta: ¿para qué quiero observarme mientras trabajo?

Es muy sencillo: para ser consciente de si transformas tu energía en tensión y estrés, o en concentración en lo que haces en cada momento.

¿Dónde está tu mente mientras estás realizando tareas? ¿En lo que estás haciendo, o en cualquier otro lugar?

Sabes que tu mente está en lo que haces cuando disfrutas de la acción sin más.

Si sientes tensión o agobio mientras completas una tarea es una señal clara de que tu mente está ausente. Se ha ido a dar vueltas a saber dónde.

Ahora que ya eres consciente de tu propio estado mientras trabajas, ha llegado el momento de aplicar estrategias para ser más productivo.

Da más valor al descanso que al trabajo

Como lo lees.

Siempre se lo digo a los clientes con los que trabajo y me lo recuerdo a mí misma cada día.

Y cuando hablo de descansar no solo me refiero a dormir, sino también a cultivar tus relaciones emocionales, hacer ejercicio físico, comer sano, disfrutar del tiempo libre …

Resulta tan evidente que casi con toda probabilidad no lo estás haciendo. Y te dejas llevar por el impulso de trabajar más horas o aprovechar tus ratos de descanso para conectar en las redes sociales o ver la TV durante horas.

Ese tipo de descanso no te proporciona energía de buena calidad, y tú para ser productivo necesitas energía de la que te nutre y te hace fluir.

Sin energía no hay movimiento. Sin movimiento no hay acción. Sin acción no hay resultados.

Te invito a que hagas una lista de 10 cosas que te encantan y te cargan de energía. Apunta al lado la última vez que hiciste eso que tanto te gusta.

Elige una de esas actividades y ponla en tu calendario para realizarla. Date permiso para disfrutar. Reserva espacio para ti mismo.

Con esa actividad seguro que te relajas y vuelves al trabajo más despejado, con otro estado.

Ahora plantéate, ¿qué pasaría si cada semana dedicaras tiempo a eso que tanto te carga de energía? Pintar acuarelas, tocar la guitarra, leer en el parque, hacer deporte, comer con tus amigos…

En ese descanso dormir bien también juega un papel imprescindible. Así que si quieres mejorar tus horas de sueño descubre aquí la solución que puedes probar.

Ponte en foco

No sé si a ti te pasa, pero solemos atacar a todo lo que se mueve. Decimos que sí a todo y nos cuesta decir que no.

¿Eres de esos? ¿Estás en veinte proyectos al mismo tiempo? ¿Aceptas cualquier tipo de compromiso?

Se ha demostrado que poner foco y centrar la atención es fundamental para conseguir materializar los objetivos.

Lo que no haces determina lo que haces
— Tim Ferriss

Ser consciente de qué tareas vas a dejar de lado te ayuda a estar más tranquilo y no crear falsas expectativas en tu mente.

Usa los listados de tareas que no vas a cumplir de momento, como la lista ‘algún día/tal vez’ en GTD.

Para poner foco puedes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Por qué estoy haciendo esto?
  • ¿Para qué lo hago? ¿Para qué sirve?
  • ¿Estoy haciendo algo que contribuye a mis objetivos o simplemente estoy haciendo algo?

Cuando obtengas la respuesta empezarás a descubrir qué tipo de tareas son las que estás haciendo.

Saber en qué tareas inviertes más tiempo y a qué contribuyen es importante para priorizar con acierto en el momento tan cambiante y complejo que vivimos.

Conoce los distintos tipos de proyectos y prioriza

En tu profesión o en tu negocio puedes distinguir tres tipos de proyectos y rutinas:

  • Proyectos que generan negocio.
  • Proyectos estratégicos.
  • Proyectos de mantenimiento.

Los proyectos que generan negocio son todas esas acciones que atraen clientes a tu empresa o negocio, crean productos para vender o liberan tiempo, como la mejora de procesos, la automatización o sistematización del trabajo…

En el día a día también están todos esos proyectos o rutinas compuestos por acciones de mantenimiento pero que contribuyen poco a la consecución de metas.

La revisión del email, ciertas llamadas, todo lo relacionado con la burocracia… son las tareas incluidas en este grupo.

Y, por último, tienes los proyectos de estrategia, esos que te ayudan a planificar, proyectar, marcar las metas y las acciones que te conducen a ellas.

Teniendo en cuenta esos posibles tipos de tareas es clave:

  1. Determinar cuáles son las que más contribuyen a los objetivos y generar negocio.
  2. Revisar las que puedes delegar. Piénsalo bien, siempre puedes delegar más tareas de las que piensas.
  3. Eliminar las que no sirven, no son necesarias o no aportan valor.
  4. Automatizar y sistematizar las que sean posibles.

Una vez que seas consciente de las tareas que más valor aportan a tu empresa aprende a priorizar usando tu intuición.

¿Te has dado cuenta de que estabas haciendo un informe que no aportaba valor o nadie en tu empresa miraba?

Durante dos semanas te sugiero que anotes las tareas que haces y el tiempo que les dedicas. Puedes usar la herramienta Toggl para medir el tiempo que inviertes en cada una y RescueTime para darte cuenta de las fugas de tiempo.

En conclusión

Para ser más productivo tienes que conocerte bien y saber para qué haces lo que haces. Necesitas establecer tiempos para reflexionar y descubrir qué significa para ti cada proyecto.

Eso no implica quedarse paralizado por el análisis, sino tomar decisiones al respecto.

Y las buenas decisiones emergen de un estado óptimo y de la claridad mental.

Tener buenos hábitos productivos y saludables para recuperar tu foco y tu energía es esencial si quieres rendir más y lograr tus objetivos. Además es básico contar con el apoyo de herramientas para vaciar tu mente de ideas, recordatorios y preocupaciones.

Mi recomendación para llevar la productividad personal al siguiente nivel siempre es el mismo: cambia tu mentalidad, tus formas de pensar y aprendizajes previos que ya no te son útiles.

Cuestiona en todo momento qué haces y cómo lo haces.

Uno de mis maestros siempre me decía: tanto si las cosas van bien como si van mal, piensa otras tres maneras diferentes para hacer lo que haces.

Es momento de recuperar tu foco y tu energía para disparar tu productividad.

¿Te unes al reto de dar una vuelta a tu productividad y cómo piensas sobre ella?

Imagen Planificar cortesía de Shutterstock

Beatriz Blasco

Beatriz Blasco, ingeniera, coach y mentora en productividad personal, liderazgo y emprendimiento