Así trabajo: mi caja de herramientas — edición 2019

Hay una pregunta que siempre me hacen en mis cursos presenciales: “¿cuál es la herramienta que tu utilizas?

Como buen consultor, siempre explico a mis alumnos que esta pregunta no tiene sentido.

Primero, porque es mejor fijarte en la creación de hábitos en lugar de buscar la mejor herramienta. La otra razón es que cada persona es diferente: tiene otros conocimientos, otras preferencias, otros dispositivos, otras responsabilidades, otro trabajo y otras necesidades. Yo elijo mis herramientas con mucho cuidado, basándome en mis propias necesidades y preferencias.

Así trabajo: mi caja de herramientas

Al final de esta explicación, cuando espero que he podido convencer a los alumnos de que mis herramientas no son importantes, viene casi siempre el comentario “Vale, lo entiendo. ¿Pero qué herramientas utilizas?”.

Hasta ahora mi respuesta siempre ha sido una cara de desesperación, pero a partir de ahora simplemente puedo referirme a este artículo con los dispositivos, servicios y aplicaciones que uso habitualmente.

No te aconsejo dejar tus herramientas actuales y utilizar las mismas que yo uso.

Aviso importante: Las herramientas de esta lista son muy específicas para mi trabajo, mi experiencia y mi manera de trabajar. No te aconsejo dejar tus herramientas actuales y utilizar las mismas que yo uso, porque la mejor herramienta es la herramienta que ya estás usando.

Verás que es una lista grande y poco minimalista. Eso es debido a mi preferencia para herramientas que hacen una cosa muy bien por encima de herramientas genéricas que hacen un poco de todo.

Hardware y DISPOSITIVOS

Grabando audio en el iMac

Grabando audio en el iMac

  • iMac de 21,5 pulgadas a 2,7 GHz con 16 Gb de memoria y un Fusion Drive de 1 TB. Es el ordenador que utilizo todos los días cuando trabajo en mi despacho. Lo tengo encima de una base soporte de Suaoki para tener la pantalla a la altura de mis ojos y para tener los puertos USB facilmente accesible.

  • iPad Air 2 de 64 GB, color blanco. El iPad tiene dos funciones. Es un dispositivo de ocio, que uso por las noches para leer libros, seguir los blogs y — a veces — jugar. También es mi ordenador principal cuando me encuentra fuera de mi despacho.

  • iPhone 7 de 256 GB, color negro mate. Un aparato muy potente, que utilizao cada vez menos. Su principal función es acceder a información cuando estoy fuera de casa. Además es mi camera de fotos y video que uso en el trabajo y en mi tiempo libre.

(Sí, todos mis dispositivos son de la marca Apple. Creo en los beneficios de optar por una sola plataforma — Apple, Google o Microsoft — en lugar de mezclar dispositivos de difrentes marcas.)

  • Blue Yeti es una bestia de micrófono USB — es mucho más grande de lo que parece — con una buena calidad para grabar audio para mis vídeos y podcast.

  • Joby GripTight GorillaPod es el tripodo perfecto para fijar mi móvil en la posoción perfecto para grabar video o hacer fotos.

  • Moment tele 58mm lens. Si quieres mejorar la calidad de las fotos y videos que has tomado con tu movil, puedes hacer dos cosas: mejorar la iluminación (vea el siguiente punto de esta lista) y añadir más cristal. Este objetivo es fantástico para grabar videos de alta calidad y para tomar fotos espctaculares desde tu móvil.

  • MVpower Kit Softbox son dos focos de estudio para asegurarme que mis vídeos están perfectamente iluminados.

  • Rode SmartLav+ es el mejor micrófono de solapa que uso cuando tengo que salir personalmente en el vídeo.

  • Satechi puntero de presentaciones para controlar el iPad a distancia durante los talleres.

  • Seagate Expansion, disco duro externo de 3TB para almacenar los copias de seguridad de Time Machine.

  • Sennheiser HD 202 II son unas auriculares sencillas, pero imprescindibles al grabar vídeos y el podcast.

  • UE Roll 2 es un pequeño altavoz que llevo a mis formaciones (porque los altavoces de la tableta no son suficientemente potentes).

Papelería

  • Bullet Journal es el nombre de la libreta que siempre tengo en la mesa para tomar notas y planificar mis días (aunque ya no uso el método Bullet Journal). Su papel de micro-puntos enviat a combinar textos con dibujos.

  • Faber-Castell Ambition es la pluma con la que escribo casi mis notas e ideas. Es elegante y escribe muy suave.

  • Uni Ball Jetstream es mi bolígrafo favorito para llevar conmigo y es según muchos expertos el mejor bolígrafo con un precio asequible.

Software imprescindible en el ordenador

El escritorio de mi ordenador

  • 1Password gestiona todas mis contraseñas para que no tengo que recordarlas.

  • Alfred es una herramienta imprescindible para potenciar el teclado del ordenador. La utilizo para lanzar aplicaciones, para abrir documentos, para hacer cálculos, para reemplezar textos, para buscar en internet y mil cosas más.

  • Backblaze hace automáticamente copias de seguridad de todo mi disco duro y los guarde—cifrada—en la nube.

  • Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo—aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos. En Basecamp puedo centralizar las discusiones, documentos, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando. Basecamp es la sede digital de KENSO.

  • Byword es un editor de texto minimalista enfocado a escribir en Markdown. Casi todos los artículos publicados en el Canasto en los últimos años los he escrito en Byword.

  • Day One es una aplicación genial para mantener un diario. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos. Casi cada día, en un momento tranquilo, reviso la sección ‘En este día’ para leer qué he hecho ese mismo día en años anteriores.

  • Hazel es una de estas aplicaciones que son invisibles, pero que echo mucho de menos cuando cambio de ordenador. Hazel permite de forma sencilla organizar los ficheros en mi ordenador, archivando automáticamente las facturas que descargo, vaciando la papelera, manteniendo mi escritorio limpio y muchas cosas más.

  • Keynote es genial para crear presentaciones. Habitualmente creo mis presentaciones en el ordenador, pero al impartir cursos simplemente conecto mi iPad al proyector y utilizo el iPhone como mando de distancia.

  • Logic Pro X es una nueva adición de esta lista. Antes usaba la aplicación gratuita Garageband para editar audio, pero desde que publicamos cada semana un nuevo episodio he actualizado a una aplicación profesional — aunque sólo uso un 2% de sus capacidades.

  • MacBreakZ uso desde que un día notó un poco de dolor en mi muñeca. Desde entonces sigo cada media hora las sugerencias de esta aplicación para tomar una pausa y hacer unos estiramientos.

  • Mail es otra aplicación estándar de Apple que funciona muy bien. Sólo he instalado el complemento Quotefix para que mis respuestas salgan por debajo del mensaje original.

  • Mindnode es una aplicación para crear mapas mentales sencillos. Habitualmente empiezo cada texto largo y cada lección de mis cursos online con un mapa mental para definir la estructura. También lo uso para definir los contenidos de charlas y para planificar proyectos grandes.

  • Pages, una de las aplicaciones de ofimática que Apple regala con sus dispositivos, es perfecto para crear las hojas de trabajo y otros documentos que necesito para impartir formaciones.

  • Pixelmator Pro es mi editor gráfico preferido. Puede editar imágenes bitmap y vectoriales y es muy completo por una fracción del precio de Photoshop.

  • Screenflow es una aplicación muy completa para grabar la pantalla del ordenador o de mis dispositivos móviles. También utilizo Screenflow para montar los vídeos que publico (aunque seguramente pasaré a Final Cut Pro X en unos meses).

  • SkedPal es mi lista de tareas. Después de haber usado Omnifocus durante más que una decada, he cambiado a una herramienta que uso la inteligencia artificial para ayudarme a decidir qué hacer en cada día.

  • Timing registra autimáticamente todo lo que hace en mi ordenadar para crear informes de tiempo dedicado a cada proyecto.

Apps que uso en la tableta

El ‘homescreen’ del iPad

  • 1Password gestiona todas mis contraseñas para que no tengo que recordarlas.

  • Atajos — anteriormente conocido como Workflows — es una maravilla. He creado varios flujos de trabajo para hacer una variedad de tareas, desde buscar una gasolinera cuando estoy conduciendo a plantillas para las entradas en mi diario.

  • Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo—aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos. En Basecamp puedo centralizar las discusiones, documentos, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando. Basecamp es la sede digital de KENSO.

  • Day One es una aplicación genial para mantener un diario. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos.

  • Editorial es una aplicación increíble: es un editor de texto para iOS que es más potente que las herramientas que utilizo en el ordenador. La posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados convierte esta aplicación en la más usada cuando estoy de viaje.

  • FiLMiC Remote es una pequeña herramienta para controlar la aplicación FiLMiC Pro en mi móvil. De esta manera, no es necesario moverme para iniciar o parar la grabación o cambiar el punto de enfoque.

  • Instapaper es mi cola de lectura, dónde guardo todos los artículos interesantes que encuentro en mis feeds y redes sociales para leerlos en otro momento y decidir si los quiero compartir o guardar la información en Notes.

  • Keynote es genial para crear presentaciones personalizadas. Al impartir cursos simplemente conecto mi tableta al proyector y utilizo el mando de distancia Satechi para controlar la presentación.

  • Libros. Ya casi no leo libros de non-ficción en papel, los leo en Libros, perfectamente sincronizados entre mis dispositivos.

  • Mindnode es una aplicación para crear mapas mentales sencillos. Habitualmente empiezo cada texto largo con un mapa mental para definir la estructura. También lo uso para definir los contenidos de charlas y para planificar proyectos grandes.

  • Notas contiene una enorme cantidad de información: cosas a visitar cuando estoy en lugares específicos, soluciones a problemas técnicos, mis notas sobre cientes de gestores de tareas y aplicaciones de colaboración, información sobre plantas, etc. Esta aplicación es una expansión de mi memoria.

  • Reeder en iOS es la aplicación que utilizo para leer feeds. Permite enviar artículos a Instapaper para leerlos en otro momento o compartirlos en las redes sociales.

  • SkedPal es mi lista de tareas. Después de haber usado Omnifocus durante más que una decada, he cambiado a una herramienta que uso la inteligencia artificial para ayudarme a decidir qué hacer en cada día.

Los apps más usados en el móvil

El ‘homescreen’ del iPhone

  • 1Password gestiona todas mis contraseñas para que no tengo que recordarlas.

  • Atajos — anteriormente conocido como Workflows — es una maravilla. He creado varios flujos de trabajo para hacer una variedad de tareas, desde crear las tareas de proyectos habituales en mi gestor de tareas a plantillas para las entradas en mi diario.

  • Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo—aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos. En Basecamp puedo centralizar las discusiones, documentos, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando. Basecamp es la sede digital de KENSO.

  • Calm me ayuda a mejorar mi capacidad de concentración mediante sesiones de meditación guiada.

  • Camera Plus es una pequeña aplicación que uso para grabar vídeos en el iPhone que me permite usar el iPad como visor y mando de distancia.

  • Day One es una aplicación genial para mantener un diario. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos.

  • FiLMiC Pro es es una pequeña aplicación que convierte mi móvil en una cámera de vídeo profesional y que me permite usar el iPad como visor y mando de distancia.

  • Instapaper es mi cola de lectura, dónde guardo todos los artículos interesantes que encuentro en mis feeds y redes sociales para leerlos en otro momento y decidir si los quiero compartir o guardar la información en Notes.

  • Life Cycle genera automáticamente informes de mi uso de tiempo basado en dónde he estado. ¿Cuántas horas he estado con mi familia? ¿Cuántas horas he perdido en transporte? Life Cycle me lo cuenta todo…

  • Overcast es mi opción favorita para escuchar podcast y es la única forma que me permito de hacer multitarea cuando estoy haciendo tareas automáticas.

  • Reeder en iOS es la aplicación que utilizo para leer feeds. Permite enviar artículos a Instapaper para leerlos en otro momento o compartirlos en las redes sociales.

  • SkedPal es mi lista de tareas. Después de haber usado Omnifocus durante más que una decada, he cambiado a una herramienta que uso la inteligencia artificial para ayudarme a decidir qué hacer en cada día.

  • You Need A Budget o YNAB es una aplicación para crear y gestionar mi planificación financiera personal. Gracias a la geolocalización es muy fácil entrar gastos ya clasificados desde el móvil.

Servicios online imprescindibles

  • ActiveCampaign es el servicio de email marketing más potente que he encontrado para enviar cada semana mi newsletter ‘La Revisión Semanal’ a miles de suscritores. Además uso este servicio para comunicarme con los alumnos de mis cursos.

  • Auphonic es un servicio bastante técnico para hacer el postprocesamiento de audio: normalizar, comprimir, añadir metadatos, etc.

  • Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo—aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos. En Basecamp puedo centralizar las discusiones, documentos, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando. Basecamp es la sede digital de KENSO.

  • Better Proposals es un servicio que nos permite tramitar propuestas de formación visualmente atractivas.

  • Hover es la manera más fácil de registrar tu propio dominio que además está completamente integrado con Squarespace. Incluso cuando no tienes un negocio te aconsejo comprar tu propio dominio, al menos para tener una dirección de e-mail que no depende de tu proveedor (gmail, hotmail, …).

  • iCloud Drive es dónde tengo almacenado todos mis documentos, vídeos, audios y fotos para tenerlos siempre disponibles desde cualquier dispositivo.

  • Mailchimp es otra plataforma de email marketing, más amigable que ActiveCampaign. Uso Mailchimp para el newsletter de KENSO.

  • Quipu es una aplicación web que uso para la contabilidad. Además de crear los presupuestos y facturas, lo que más me gusta de Quipu es su buzón de gastos que me permite simplemente subir una foto de mis tickets de compra para que Quipu les convierte automáticamente en registros en el libro de gastos.

  • Socialbee es la herramienta para gestionar lo que publico en las redes sociales. En este caso sirve para los contenidos ‘evergreen’.

  • Squarespace es el servicio que uso para las sitios web de KENSO y el Canasto. Es una plataforma todo–en–uno, para no tener que preocuparme por el servicio de alojamiento, el ancho de banda, el espacio en el disco duro, las actualizaciones del CMS, los plugins…

  • Teachable es la plataforma e-learning que utilizo para publicar mis cursos online. Cuenta con todo lo que necesito para crear, gestionar y vender cursos y lecciones interactivas.

  • Zapier es un servicio que vincula varias aplicaciones web profesionales. Uso Zapier para vincular servicios como ActiveCampaign, Teachable, Squarespace, Basecamp y Skedpal.

  • Zencastr es un servicio muy específico que usamos para grabar entrevistas para el podcast.

Estos son los dispositivos, aplicaciones y servicios que utilizo casi a diario para hacer mi trabajo.

¿Qué aplicaciones utilizas tu? ¿Alguna recomendación para los lectores del Canasto? Comparte tus herramientas favoritas en los comentarios de este post.

NB: algunos de estos enlaces forman parte de programas de afiliación, es decir, yo recibo dinero cuando compras la aplicación.

Jeroen Sangers

Mentor artesano especializado en la Efectividad 2.0 para personas y equipos de trabajo.