Así trabajo: mi caja de herramientas — edición 2018

Hay una pregunta que siempre me hacen en mis cursos presenciales: “¿cuál es la herramienta que tu utilizas?

Como buen consultor, siempre explico a mis alumnos que esta pregunta no tiene sentido.

Primero, porque es mejor fijarte en la creación de hábitos en lugar de buscar la mejor herramienta. La otra razón es que cada persona es diferente: tiene otros conocimientos, otras preferencias, otros dispositivos, otras responsabilidades, otro trabajo y otras necesidades. Yo elijo mis herramientas con mucho cuidado, basándome en mis propias necesidades y preferencias.

 Así trabajo: mi caja de herramientas

Al final de esta explicación, cuando espero que he podido convencer a los alumnos de que mis herramientas no son importantes, viene casi siempre el comentario “Vale, lo entiendo. ¿Pero qué herramientas utilizas?”.

Hasta ahora mi respuesta siempre ha sido una cara de desesperación, pero a partir de ahora simplemente puedo referirme a este artículo con los dispositivos, servicios y aplicaciones que uso habitualmente.

No te aconsejo dejar tus herramientas actuales y utilizar las mismas que yo uso.

Aviso importante: Las herramientas de esta lista son muy específicas para mi trabajo, mi experiencia y mi manera de trabajar. No te aconsejo dejar tus herramientas actuales y utilizar las mismas que yo uso, porque la mejor herramienta es la herramienta que ya estás usando.

Verás que es una lista grande y poco minimalista. Eso es debido a mi preferencia para herramientas que hacen una cosa muy bien por encima de herramientas genéricas que hacen un poco de todo.

Hardware y DISPOSITIVOS

 Grabando audio en el iMac

Grabando audio en el iMac

  • iMac de 21,5 pulgadas a 2,7 GHz con 16 Gb de memoria y un Fusion Drive de 1 TB. Es el ordenador que utilizo todos los días cuando trabajo en mi despacho. Lo tengo encima de una base soporte de Suaoki para tener la pantalla a la altura de mis ojos y para tener los puertos USB facilmente accesible.
  • iPad Air 2 de 64 GB, color blanco. El iPad tiene dos funciones. Es un dispositivo de ocio, que uso por las noches para leer libros, seguir los blogs y—a veces—jugar. También es mi ordenador principal cuando me encuentra fuera de mi despacho.
  • iPhone 7 de 256 GB, color negro mate. Un aparato muy potente, que utilizao cada vez menos. Su principal función es acceder a información cuando estoy fuera de casa.

(Sí, todos mis dispositivos son de la marca Apple. Creo en los beneficios de optar por una sola plataforma—Apple, Google o Microsoft—en lugar de mezclar dispositivos de difrentes marcas.)

  • Blue Yeti es una bestia de micrófono USB—es mucho más grande de lo que parece—con una buena calidad para grabar audio para mis vídeos y podcast.
  • MVpower Kit Softbox son dos focos de estudio para asegurarme que mis vídeos están perfectamente iluminados.
  • Rode SmartLav+ es el mejor micrófono de solapa que uso cuando tengo que salir en el vídeo con mi cara.
  • Seagate Expansion, disco duro externo de 3TB para almacenar los copias de seguridad de Time Machine.
  • Sennheiser HD 202 II son unas auriculares sencillas, pero imprescindibles al grabar vídeos y el podcast.
  • UE Roll 2 es un pequeño altavoz que llevo a mis formaciones (porque los altavocez de la tableta no son suficientemente potentes).

Papelería

Software imprescindible en el ordenador

El escritorio de mi ordenador

  • 1Password gestiona todas mis contraseñas para que no tengo que recordarlas.
  • Backblaze hace automáticamente copias de seguridad de todo mi disco duro y los guarde—cifrada—en la nube.
  • Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo—aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos. En Basecamp puedo centralizar las discusiones, documentos, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando. Basecamp es la sede digital de KENSO.
  • Byword es un editor de texto minimalista enfocado a escribir en Markdown. Casi todos los artículos publicados en el Canasto en los últimos años los he escrito en Byword.
  • Day One es una aplicación genial para mantener un diario. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos.
  • Franz es la aplicación que uso para gestionar mis conversaciones de mensajería instantánea. Gracias a Franz he consolidado Slack, WhatsApp, Facebook Messenger, Skype, LinkedIn y Telegram en una misma aplicación y ya no las tengo instalados en mi móvil. Cuando quiero concentrarme, sólo tengo que cerrar Franz.
  • Hazel es una de estas aplicaciones que son invisibles, pero que echo mucho de menos cuando cambio de ordenador. Hazel permite de forma sencilla organizar los ficheros en mi ordenador, archivando automáticamente las facturas que descargo, vaciando la papelera, manteniendo mi escritorio limpio y muchas cosas más.
  • Keynote es genial para crear presentaciones personalizadas. Habitualmente creo mis presentaciones en el ordenador, pero al impartir cursos simplemente conecto mi iPad al proyector y utilizo el iPhone como mando de distancia.
  • Mail es otra aplicación estándar de Apple que funciona muy bien. Sólo he instalado el complemento Quotefix para que mis respuestas salgan debajo del mensaje original y el complemento Clip-O-Tron para convertir mensajes en acciones en OmniFocus.
  • Mindnode es una aplicación para crear mapas mentales sencillos. Habitualmente empiezo cada texto largo con un mapa mental para definir la estructura. También lo uso para definir los contenidos de charlas y para planificar proyectos grandes.
  • OmniFocus es, en mi opinión, el mejor gestor de tareas para mi y otra aplicación que mantengo siempre abierta. También la tengo en el dock del móvil y del tablet.
  • Pages, una de las aplicaciones de ofimática que Apple regala con sus dispositivos, es perfecto para crear las hojas de trabajo y otros documentos que necesito para impartir formaciones.
  • Pixelmator es mi editor gráfico preferido. Puede editar imágenes bitmap y vectoriales y es muy completo por una fracción del precio de Photoshop.
  • Screenflow es una aplicación muy completa para grabar la pantalla del ordenador o de mis dispositivos móviles. También utilizo Screenflow para montar los vídeos que he grabado con la cámara.
  • Timing registra autimáticamente todo lo que hace en mi ordenadar para crear informes de tiempo dedicado a cada proyecto.
  • Typinator es como la auto-corrección de los editores de texto, pero en nivel de sistema para que funcione en todas las aplicaciones y pantallas. No solo la uso para corregir mis errores de ortografía, sino también tengo snippets para muchos textos habituales, como mis firmas de correo, respuestas frecuentes, mi número de cuenta bancaria, etc.

Apps que uso en la tableta

El ‘homescreen’ del iPad

  • Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo—aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos. En Basecamp puedo centralizar las discusiones, documentos, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando. Basecamp es la sede digital de KENSO.
  • Camera Plus es una pequeña aplicación que uso para grabar vídeos en el iPhone que me permite usar el iPad como visor y mando de distancia.
  • Day One es una aplicación genial para mantener un diario. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos.
  • Editorial es una aplicación increíble: es un editor de texto para iOS que es más potente que las herramientas que utilizo en el ordenador. La posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados convierte esta aplicación en la más usada cuando estoy de viaje.
  • iBooks. Ya casi no leo libros de non-ficción en papel, los leo en iBooks, perfectamente sincronizados entre mis dispositivos.
  • Instapaper es mi cola de lectura, dónde guardo todos los artículos interesantes que encuentro en mis feeds y redes sociales para leerlos en otro momento y decidir si los quiero compartir a través de Buffer o guardar la información en Notes.
  • Keynote es genial para crear presentaciones personalizadas. Al impartir cursos simplemente conecto mi tableta al proyector y utilizo Keynote en el móvil como mando de distancia.
  • Mindnode es una aplicación para crear mapas mentales sencillos. Habitualmente empiezo cada texto largo con un mapa mental para definir la estructura. También lo uso para definir los contenidos de charlas y para planificar proyectos grandes.
  • OmniFocus es, en mi opinión, el mejor gestor de tareas para mi. Es una de las apps que tengo en el dock.
  • Reeder en iOS es la aplicación que utilizo para leer feeds. Permite enviar artículos a Instapaper para leerlos en otro momento o a Buffer para publicarlo en las redes sociales.

Los apps más usados en el móvil

El ‘homescreen’ del iPhone

  • Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo—aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos. En Basecamp puedo centralizar las discusiones, documentos, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando. Basecamp es la sede digital de KENSO.
  • Calm me ayuda a mejorar mi capacidad de concentración mediante sesiones de meditación guiada (en inglés).
  • Camera Plus es una pequeña aplicación que uso para grabar vídeos en el iPhone que me permite usar el iPad como visor y mando de distancia.
  • Day One es una aplicación genial para mantener un diario. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos.
  • Instapaper es mi cola de lectura, dónde guardo todos los artículos interesantes que encuentro en mis feeds y redes sociales para leerlos en otro momento y decidir si los quiero compartir a través de Buffer o guardar la información en Notes.
  • Keynote es genial para crear presentaciones personalizadas. No lo tengo instalado en el móvil para editar presentaciones, sino para que mi móvil sirve como mando de distancia para la presentación que muestro a través de la tableta.
  • OmniFocus es, en mi opinión, el mejor gestor de tareas para mi. Es una de las apps que tengo en el dock.
  • Overcast es mi favorita para escuchar podcast y es la única forma que me permito de hacer multitarea cuando estoy haciendo tareas automáticas.
  • Productive es una herramienta para planificar y hacer el seguimiento de mis nuevos hábitos. ¡No rompa la cadena!
  • Reeder en iOS es la aplicación que utilizo para leer feeds. Permite enviar artículos a Instapaper para leerlos en otro momento o a Bufferpara publicarlo en las redes sociales.
  • Workflow es la aplicación que ha convertido iOS en una plataforma que puede hacer cosas que son imposibles en MacOS. Tengo una serie de flujos de trabajo que me facilitan la vida haciendo varias tareas son solo un clic.
  • You Need A Budget o YNAB es una aplicación para crear y gestionar mi planificación financiera personal. Gracias a la geolocalización es muy fácil entrar gastos ya clasificados desde el móvil.

Servicios online imprescindibles

  • ActiveCampaign es el servicio de email marketing más potente que he encontrado para enviar cada semana mi newsletter ‘La Revisión Semanal’ a miles de suscritores. Además uso este servicio para comunicarme con los alumnos de mis cursos.
  • Auphonic es un servicio bastante técnico para hacer el postprocesamiento de audio: normalizar, comprimir, añadir metadatos, etc.
  • Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo—aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos. En Basecamp puedo centralizar las discusiones, documentos, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando. Basecamp es la sede digital de KENSO.
  • Better Proposals es un servicio que nos permite tramitar propuestas de formación visualmente atractivas.
  • Buffer evita que mis seguidores en las redes sociales reciban un gran número de actualizaciones al mismo momento, cuando estoy leyendo y compartiendo noticias. En Buffer puedo especificar para cada red social en que momentos del día quiero publicar información, y luego el único que tengo que hacer es asegurarme de mantener la cola de publicaciones llena.
  • Hover es la manera más fácil de registrar tu propio dominio que además está completamente integrado con Squarespace. Incluso cuando no tienes un negocio te aconsejo comprar tu propio dominio, al menos para tener una dirección de e-mail que no depende de tu proveedor (gmail, hotmail, …).
  • iCloud Drive es dónde tengo almacenado todos mis documentos, vídeos, audios y fotos para tenerlos siempre disponibles desde cualquier dispositivo.
  • Mailchimp es otra plataforma de email marketing, más amigable que ActivaCampaign. Uso Mailchimp para el newsletter de KENSO.
  • Quipu es una aplicación web que uso para la contabilidad. Además de crear los presupuestos y facturas, lo que más me gusta de Quipu es su buzón de gastos que me permite simplemente subir una foto de mis tickets de compra para que Quipu les convierte automáticamente en registros en el libro de gastos.
  • Salesflare es el CRM que me ahorra mucho tiempo. Está 100% integrado con el email, para que crea automáticamente tareas cuando recibo un mensaje de mis contactos.
  • Sanebox organiza automáticamente mi correo electrónico en una bandeja de entrada ‘normal’ y otra para mensajes no importantes. Además me permite posponer la entrega de algunos mensajes y me avisa cuando los destinatarios no responden dentro del intervalo especificado en el mensaje que les he enviado.
  • SmarterQueue es otra herramienta para gestionar lo que publico en las redes sociales. En este caso sirve para los contenidos ‘evergreen’.
  • Squarespace es el servicio que uso para las sitios web de KENSO y el Canasto. Es una plataforma todo–en–uno, para no tener que preocuparme por el servicio de alojamiento, el ancho de banda, el espacio en el disco duro, las actualizaciones del CMS, los plugins…
  • Teachable es la plataforma e-learning que utilizo para publicar mis cursos online. Cuenta con todo lo que necesito para crear, gestionar y vender cursos y lecciones interactivas.
  • Zapier es un servicio que vincula varias aplicaciones web profesionales. Uso Zapier para vincular servicios como ActiveCampaign, Teachable, Squarespace, Basecamp y OmniFocus.
  • Zencastr es un servicio muy específico que usamos para grabar entrevistas para el podcast.

Estos son los dispositivos, aplicaciones y servicios que utilizo casi a diario para hacer mi trabajo.

¿Qué aplicaciones utilizas tu? ¿Alguna recomendación para los lectores del Canasto? Comparte tus herramientas favoritas en los comentarios de este post.

NB: algunos de estos enlaces forman parte de programas de afiliación, es decir, yo recibo dinero cuando compras la aplicación.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.