Nuevas experiencias y aprendizajes en Café y Productividad

El pasado sábado 23 de octubre tuvimos el placer de compartir cuatro horas de charla sobre Productividad gracias al encuentro Café y Productividad que organizan Jeroen, Daniel y Jordi.

En primer lugar, muchas gracias a los tres por invitarnos y muchas gracias a Liferay por acogernos en un espacio tan estupendo.

Era la primera vez que asistíamos, y a Adriana y a mí nos gustó mucho conocer en persona a todos los expertos en productividad que vinieron.

Al comenzar Jeroen organizó una dinámica muy entretenida para espabilarnos y romper el hielo, y con ella pudimos conocernos un poco más a nivel personal.

Después todos propusimos algunos temas de interés para poder debatir y dedicamos el resto de la mañana a tres cuestiones.

Os cuento algunas de las ideas que salieron el sábado, junto con algunas reflexiones personales que se me han ocurrido en estos días, y os recomiendo la crónica de Vanesa Tejada sobre la sesión.

¿Cómo ayudar a las personas que se forman en productividad?

Primero, hablamos sobre cómo puede ayudarse a las personas que se forman en productividad a poner en práctica lo aprendido durante las formaciones y desarrollar los hábitos necesarios para mantenerse a lo largo del tiempo, sin caerse del carro a las pocas semanas.

Algunas conclusiones que sacamos fueron las siguientes:

Ayuda que la formación se estructure en varias sesiones y vaya acompañada de un seguimiento que se prolongue en el tiempo, dado que las sesiones “one shot” no contribuyen a la mejora de la implantación. Otra cosa es que en el escenario actual, en ocasiones se demanden sesiones puntuales y que cuando se ofrece el seguimiento muy pocos asistentes hagan uso del mismo. Pero esto último ya no depende del formador.

Ayuda explicar bien los motivos, los fundamentos y los principios que hay detrás de las prácticas y los hábitos que se transmiten en los cursos, y evidenciar por qué es bueno aprender efectividad.

A partir de ahí tiene un papel fundamental el interés, motivación o necesidad que tenga cada cual en aprender y comprometerse realmente con lo aprendido.

En general creo que los que nos hemos formado en efectividad, si le hemos dedicado el tiempo y el esfuerzo necesario y lo hemos hecho con un mínimo de rigor, hemos experimentado ciertas mejoras en nuestra calidad de vida que deberían ser motivación más que suficiente para comprometernos en el mantenimiento de los hábitos y volver a subirnos al carro, cada vez que nos caemos.

“Nuestra efectividad es una auto-responsabilidad”

Por eso, charlamos también sobre que hay una parte que depende del formador y otra que depende del que quiere aprender, lo que me recuerda a una idea de Peter Drucker cuando decía que la efectividad es una disciplina que se aprende con la práctica o mejor dicho una autodisciplina, puesto que no se puede obligar a nadie a ser efectivo.

Y en esta línea el formador ayuda, facilita, motiva a empezar, posibilita un seguimiento y trata de hacer lo que está en su mano. Pero el resto depende del interesado, si es que realmente lo está.

Además, las formaciones solo son el punto de partida para comenzar un viaje por ti mismo, a partir de ahí curioseas, investigas y te comprometes con lo que aprendes y aplicas (o no) pero lo haces tú y solo tú.

Como nos han recordado tantas veces Stephen Covey y Francisco Alcaide, la responsabilidad recae en uno mismo. Somos responsables, con habilidad de respuesta, para lo bueno y para lo malo. Y nuestra efectividad no es una excepción, es una auto-responsabilidad.

¿Existen principios universales de efectividad?

En segundo lugar, debatimos en torno a si existen principios universales de efectividad. Es decir, principios que contribuyan a aumentar la efectividad y que se puedan aplicar a todas las profesiones, en todos los sectores, en todas las culturas, en todas las geografías, etcétera.

En este sentido creo que puede ser difícil, si no imposible, saber si un principio es aplicable el 100% de las ocasiones. La ley de la gravedad es un principio universal, pero puede que existan pocos principios universales fuera de las ciencias naturales.

Desde mi punto de vista, en el terreno de la efectividad, si relajamos un poco el criterio y pensamos en principios que puedan ser aplicables en la inmensa mayoría de las ocasiones, podrían salir unos cuantos.

El sábado hablamos, por ejemplo, sobre la importancia de prestar atención, momento a momento, a aquello que estás haciendo, es decir, atención al momento presente y a la actividad que estás realizando.

Mencionamos también la necesidad de revisar, con la frecuencia adecuada (para cada uno puede ser distinta), las cuestiones que son importantes para nosotros y que llaman nuestra atención.

Hablamos también sobre un nivel mínimo de organización, sobre liberar a la memoria del trabajo para el cuál no está bien diseñada, y también acerca de la claridad de propósito y sobre hacer una sola cosa cada vez.

A este respecto, ahora mismo estoy recordando que los autores de dos grandes libros de productividad con mayúsculas, como son David Allen y Stephen Covey, argumentan en sus obras que están basadas en principios universales y que sus métodos se han extendido por tantos países, culturas y profesiones, precisamente porque son válidos en cualquier contexto.

Es decir, Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, se apoyan según el autor en principios universales tan básicos como que no puede haber confianza sin integridad. De forma similar, en Organízate con Eficacia y en Sé más eficaz, David Allen hace referencia constantemente a lo que él denomina principios de efectividad. Por ejemplo, “preocuparse sin pensar en el asunto, es una pérdida de tiempo y energía”.

Personalmente, creo que en estos libros podríamos encontrar muchos puntos en común, que podrían ser candidatos a principios universales (o cuasi universales) de efectividad. Ahí lo dejo para la próxima ocasión.

Objetivos: perseverancia y flexibilidad

En tercer lugar hablamos de los objetivos. Perseverancia para mantenerse firme en el compromiso, y flexibilidad para cambiar, son dos cuestiones relacionadas con los objetivos que invitan a la reflexión.

Inicialmente nos centramos en las señales o las pistas que te pueden ayudar a mantener o cambiar de objetivos, en función de los cambios en el entorno y en los intereses personales.

Por un lado, hace falta determinación, perseverancia, insistir, sin tirar la toalla. En algunas ocasiones en la literatura sobre efectividad se habla casi (o sin el casi) de obsesión con los resultados. Es decir, de llegar a cotas de compromiso con los propios objetivos que casi podrían tildarse de obsesivas. En otros casos, se destaca que a raíz de un cambio de profesión, de un cambio en tus intereses personales, o en función de la etapa vital que estás atravesando, es necesario variar tus metas en algunas áreas de interés para mantener la flexibilidad.

La clave, escurridiza, como tantas otras veces, es saber dónde está la delgada línea roja entre flexibilidad y perseverancia. Entre cambiar y mantenerse firme. Y ahí, parece que escuchar a nuestro propio cuerpo y a nuestro corazón, puede ayudarnos. Es decir, guiarnos por nuestra intuición.

Pero eso tampoco quiere decir que debamos tirar la toalla al menor síntoma de cansancio, puesto que en ese sentido la interpretación de “escuchar a nuestro cuerpo” se podría mal interpretar por tirar la toalla cada vez que algo nos resulta lo suficientemente difícil como para generarnos la más mínima sensación de estrés o preocupación. Y desde mi punto de vista, tampoco va de eso.

Como dice el psicólogo y premio Nobel, Daniel Kahneman, en su libro Pensar rápido, pensar despacio el sistema 1 “rápido, intuitivo y emocional” puede ayudarte a tomar mejores decisiones en algunas ocasiones, pero en otras te puede jugar malas pasadas. Así que deberías tener en cuenta también a tu sistema 2 “lento, deliberativo y lógico” a la hora de averiguar si debes continuar adelante con un objetivo o no.

Por otro lado, hablamos también sobre la propia fijación de objetivos, de si lo hacíamos y de qué forma. A mí siempre me ha parecido que es un tema en el que la literatura sobre efectividad hace mucho hincapié. Y sin embargo, en nuestra charla encontramos bastante debate al respecto.

“Puede que se haya puesto mucho el foco en la meta y poco en disfrutar del camino”

A la vista de lo que hablamos el sábado me viene a la cabeza que cuando trabajas en lo que Ken Robinson denomina tu “elemento” o Mihaly Csikszentmihalyi llama “estado de flujo”, tal vez la fijación de objetivos no sea tan imprescindible para progresar al mejor ritmo.

En este sentido, viendo trabajar a Adriana en sus diseños o escuchando a mis alumnos y compañeros de los Grados en Bellas Artes, Fotografía y Música, hablar de sus creaciones, me lleva a pensar lo siguiente.

Tal vez en trabajos artísticos y creativos, altamente vocacionales, y en los que tiende a trabajarse en estado de flujo, la fijación de objetivos, tal vez no sea imprescindible para dar lo mejor de uno mismo. O al menos no en el sentido en el que la literatura de management y efectividad lo ha propuesto muchas veces, en términos de objetivos en formato SMART y similares.

Puede que se haya puesto mucho el foco en la meta y poco en disfrutar del camino, tal vez hay que darle más importancia a disfrutar del proceso y no obsesionarse con los resultados. Porque en el trabajo del conocimiento la inspiración y la concentración son importantes y a veces no se rinde bien bajo condiciones de estrés, apremiado por objetivos rígidos y fechas inminentes.

Y creo que en algo similar coincidieron el sábado varios de los que se pronunciaron al respecto.

Sin duda, la T de SMART, que hace referencia que los objetivos sean acotados en el tiempo, fue la que más se cuestionó. No analizamos, cada una de las iniciales, una por una, pero vincular un objetivo a un plazo concreto, especialmente cuando no depende de ti y se basa en una estimación realizada de espaldas a la realidad, es algo que no convenció a la mayoría de los asistentes.

Al final, me imagino que no se trata, como tantas otras veces, de sí o no, sino del cuándo sí y cuando no, vincular los objetivos a periodos de tiempo específicos o fechas límite. Así que ya tengo otra pregunta a la que seguir dándole vueltas próximamente.

A modo de conclusión, salieron algunas ideas interesantes como:

Fijarse en tendencias, más que en objetivos.

Tener presentes los objetivos como algo orientativo pero no obsesionarse con ellos.

Examinar el por qué y el para qué de los objetivos. Lo cual tiene mucho sentido. Si tenemos en cuenta que los objetivos representan el “qué” (qué quiero conseguir, qué resultado deseo alcanzar), tratar de tener claro el “por qué” y el “para qué” es fundamental.

Y además, como dice David Allen, no olvidarnos de la segunda pregunta de la pareja que él menciona habitualmente: ¿cuál es el resultado deseado? Y ¿cuál es la acción siguiente? Es decir, centrarnos en el siguiente paso que podemos dar y empezar a avanzar. Porque como dice Francisco Alcaide mucha gente sabe a dónde quiere ir pero no sabe por dónde empezar y por ello permanecen estáticos.

Por último, nos fuimos a comer, nos conocimos un poco más, hablamos sobre series y aficiones e incluso tocamos de refilón, algún fleco que se nos había quedado suelto durante la mañana, pero ya por encima y más bien en broma.

¡La verdad es que fue un placer pasar un buen rato con vosotros!

Si queréis conocer un poco más sobre Adriana y sobre mí, y echar un vistazo a unos cuantos métodos de efectividad, os invito a empezar por este post de nuestro blog.

PD: Muchas gracias por la invitación Jeroen.