Como NO comunicar en equipo, parte 2: usar el email

En el artículo anterior he explicado que la comunicación verbal no siempre es el mejor canal si trabajas en una oficina abierta. En cualquier caso es recomendable crear un plan de comunicación interna en que especificáis exactamente los canales de comunicación disponibles en el equipo y el uso de cada canal.

Cuando asesoro equipos en el proceso de crear un plan de comunicación interna, observo que los equipos cambian su forma de comunicar para disminuir la frecuencia de las interrupciones verbales. Lo más habitual es que cambian el método de comunicación por defecto al email.

Comunicar mediante el correo electrónico tiene muchos beneficios. Es un medio habitual que todos los miembros del equipo ya conocen y utilizan. Es un canal que está disponible en todos los dispositivos electrónicos y que además tiene un coste muy bajo. Pero lo más importante es que es medio de comunicación asíncrono. Cuando envías un email a un compañero no le estás causando ninguna interrupción—mientras tiene las notificaciones desactivadas, pero esto es elección suya.

Visto todo esto, el email parece el canal idóneo para la comunicación interna, ¿verdad?

Inconvenientes para colaborar con email

Como he comentado antes, la mayoría de los equipos se comunican mediante email. Aunque es un medio fácil de utilizar, desde mi punto de vista tiene varios problemas estructurales.

La mayoría de los mensajes entre miembros de equipos forman parte de conversaciones y el email no sirve muy bien para mostrar una conversación. La solución más frecuente es adjuntar una copia de todo el hilo de conversación al final de cada mensaje. No solo es difícil de leer al revés, además resulta en una gran cantidad de contenido duplicado, lo que dificulta buscar información.

Otro problema grave con el email es que es un medio decentralizado; cada miembro del equipo mantiene su propia copia de cada mensaje. Cuando se incorpora un nuevo miembro al equipo es imposible darle acceso a los mensajes anteriores. Tampoco es posible hacer modificaciones o correcciones de forma fácil. El único que puedes hacer es enviar otro correo, creando así dos versiones (¿cuál es la buena?).

Definitivamente, el email no es la mejor forma de comunicación en un equipo de trabajo. Si tu equipo aún está utilizando el correo electrónico, ¿cuales son las alternativas?

Alternativas al email

Lo mejor es no buscar un solo servicio de comunicación interna, sino buscar un conjunto de herramientas específicas. Por ejemplo, el startup Buffer no tiene oficina y comunica mediante una serie de servicios. En este caso, utilizan HipChat para conversaciones, Sqwiggle para compartir visualmente el estado de los miembros y para videollamadas y Hackpad para colaborar con documentos.

Este sólo es un ejemplo, hay muchas soluciones disponibles. Algunas son más genéricas, como Slack, otras están centradas en proyectos (Basecamp), tareas (Trello, Asana, Wunderlist), documentos (Google Drive, Box) o aplicaciones (Podio).

Una navaja suiza es útil en caso de una emergencia cuando no llevas tu caja de herramientas, pero los profesionales prefieren trabajar con un martillo, una sierra y un destornillador. El email tiene sus usos, pero para la comunicación en equipo hay mejores soluciones.

¿Qué herramientas utilizas para colaborar en equipo? Compártelo en los comentarios.

Imagen Email cortesía de Shutterstock