Dejar de usar el email para colaborar en equipo

En noviembre 2008 estuve en Sevilla para asistir por primera vez al Evento Blog España. Una de las charlas más atractivas fue Servicios y tecnología 2.0 en la empresa por Luis Suárez.

Luis explicaba que había dejado de usar el correo electrónico y que lo había reemplazado por un conjunto de aplicaciones 2.0, cada una especializada en una tarea específica.

El email nunca fue diseñado para colaborar en un documento Word, fue creado para intercambiar textos cortos con otra persona. Luis explicaba en su ponencia que usamos el correo electrónico más que nada porque todos lo tenemos y no por sus funciones y capacidades. Él planteaba que para muchas tareas que hacemos vía email, como concretar una fecha para una reunión, distribuir trabajo y discutir sobre temas complejos, existen alternativas que pueden hacer la tarea mejor.

Luis Suárez prefiere usar herramientas más específicas, como, por ejemplo, un wiki para crear documentación, mensajería instantánea para conversaciones rápidas y plataformas especiales para compartir ficheros. Ya han pasado varios años, y todavía hoy en día Luis casi no utiliza el email.

Yo estoy de acuerdo con Luis que muchas veces abusamos del correo electrónico para tareas que no hace de forma eficaz, pero para mi es imposible dejar de usar el correo electrónico. No conozco muy bien el tipo de trabajo que hace Luis, pero creo que la diferencia más grande entre su trabajo y el mío es el entorno: Luis trabaja para una empresa enorme y yo trabajo como autónomo. La empresa de Luis ha implementado herramientas 2.0 para todos sus empleados, facilitando así el uso de alternativas al e-mail.

En mis proyectos trabajo con personas de diferentes organizaciones y para cada proyecto buscamos la plataforma que mejor se adapta a las necesidades y posibilidades de los miembros del grupo. Muchas veces elegimos el correo electrónico, pero también trabajo con soluciones especializadas, como Asana, Google Groups, Box, Basecamp (mi opción preferida) y Fogbugz. De hecho, actualmente uso cada una de estas soluciones para algún proyecto.

El problema es que no puedo estar pendiente de tantos sistemas. Mi solución: configurar notificaciones de correo para todas las novedades en estas plataformas. Parece una contradicción, pero es lo que hago: cada vez que intento dejar de usar el e-mail resulta que sólo genero más e-mail. Por el momento no veo manera de dejar el correo electrónico.

¿Y tu? ¿Serías capaz de dejar el e-mail?

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.