Alarmas: ¿Herramienta o amenaza para tu efectividad?

Una de las formas más fáciles de mejorar tu efectividad de forma significativa es dejar de hacer cosas sin pensar.

Igual te sorprende mi afirmación, pero después de tantos años aprendiendo e investigando sobre estos temas, me sigue llamando poderosamente la atención el hecho de que tantas personas desconozcan que una de las causas principales de sus problemas es que casi nunca se paran a pensar por qué hacen lo que hacen, ni para qué lo hacen y ni cómo les afecta lo que hacen.

Un ejemplo claro de esto que digo es el uso indiscriminado de alarmas en los sistemas de organización y gestión personal.

Que quede claro: es imposible contar con un sistema de organización y gestión personal libre de estrés basado en alarmas… Se entiende, ¿verdad?

El problema con las alarmas es que se parecen mucho a los recordatorios, aunque en realidad se trata de dos conceptos completamente distintos.

La utilidad de los recordatorios es enorme, ya que los recordatorios son las piezas centrales con las que se construyen los sistemas de organización y gestión personal. Por el contrario, las alarmas son muy poco útiles y además generan estrés.

Uno de los principios productivos universales es que «lo que no se revisa lo suficiente, no es suficientemente fiable». Revisar significa «refrescar» la información sobre un tema, «revaluar» la situación y «decidir» qué hacer con ella, lo que en ocasiones puede suponer un paso adicional: «renegociar» un compromiso existente, tanto si se trata de un compromiso propio o como si se trata de un compromiso con otra persona.

Aplicado a un sistema de organización y gestión personal, esto significa que, para que dicho sistema sea suficientemente fiable, y por tanto nos pueda ser útil, hay que revisar lo suficiente los recordatorios que contiene.

Revisar lo suficiente significa revisar de forma proactiva y regular, es decir, por una parte, hay que revisar antes de que aparezcan los problemas y, por otra parte, hay que revisar sí o sí, aunque dé pereza.
Las alarmas son la alternativa perezosa e irresponsable a la revisión, ya que la gente las usa para evitar tener que revisar.

Sin embargo, lo que permite tomar buenas decisiones sobre qué hacer y qué no hacer en cada momento, a la vez que tener muy claro qué se está haciendo y qué se está quedando sin hacer, es la revisión proactiva y regular de los recordatorios. Por eso, cuando una persona tiene el hábito de revisar su sistema de organización y gestión personal, las alarmas dejan de tener sentido.

Usar alarmas es eludir la responsabilidad de revisar, por eso es irresponsable. Pero, además, las alarmas son tontas, ya que casi siempre aparecen en momentos inoportunos, en los que rara vez podemos hacer nada al respecto, contribuyendo así a generar una sensación de frustración, agobio y, en definitiva, estrés.

Las alarmas son cómodas porque aparentemente nos liberan de la necesidad de revisar. Pero esto es falso. Nada puede sustituir a la revisión a la hora de mantener la fiabilidad de un sistema.

Hay un tipo de alarma que sí tiene sentido usar. La alarma que nos avisa de que algo va a empezar o la alarma del despertador. Estas alarmas nos avisan simplemente de que llega el momento de hacer algo que ya sabemos que tenemos que hacer. En estos casos, las alarmas son herramientas.

El problema es cuando queremos que las alarmas nos recuerden qué es lo que tenemos que hacer en lugar de ser la revisión proactiva y regular de nuestro sistema la que nos lo diga. En estos casos, las alarmas, lejos de ser herramientas, son una seria amenaza para tu efectividad.

José Miguel Bolívar

Jose Miguel Bolivar es Consultor Artesano, coach de la ICF, profesor, investigador, ponente y autor del blog Óptima Infinito, en el que escribe desde 2008 sobre Innovación en Productividad y metodología GTD. Licenciado en Psicología Social y Análisis Político por la U.C.M. y máster en RRHH por el Centro de Estudios Garrigues, José Miguel acumula una amplia experiencia como directivo en entornos profesionales altamente competitivos como HP o Life Technologies. Actualmente, como Consultor Artesano y Coach, sigue trabajando para aumentar la competitividad de las organizaciones mejorando la productividad individual y colectiva de sus personas