GTD — Metodología al alcance de cualquiera

Se debe hacer todo tan sencillo como sea posible, pero no más sencillo
— Albert Einstein

Aprender a trabajar se ha convertido en un tema muy serio y necesario, en buena parte porque nadie nos ha enseñado a hacerlo. Me refiero a esa forma de trabajar que permite a las personas dar lo mejor de sí mismas, dejar atrás el estrés y alcanzar resultados.

He sido usuario durante varios años de la metodología de productividad personal GTD. Puedo afirmar, desde mi experiencia y desde la de miles de personas, que GTD es un método al alcance de cualquiera. Existen debates sobre si Getting Things Done es una metodología complicada que no sirve para todo el mundo. Realmente son debates de poco recorrido. Cualquier persona puede aprender a trabajar objetivamente mejor con GTD.

GTD se basa en una serie de hábitos o principios básicos de comportamiento. Estos hábitos permiten a las personas relacionarse de manera más eficaz con su entorno, aportando beneficios como:

  • Evitar que se te olviden los compromisos que adquieres
  • Saber cuáles son las mejores opciones sobre qué puedes hacer en cada momento
  • Aprender a gestionar las interrupciones de tu entorno y, como consecuencia, minimizar su impacto en tu trabajo
  • Mejorar la calidad de la atención que pones en lo que haces
  • Tener un inventario de todos los proyectos y resultados en los que estás trabajando, de modo que tengas una panorámica de todo
  • Hacer un seguimiento eficaz de aquellas cosas que has pedido a los demás que hagan, evitando recordárselo el último día
  • Reducir y llegar a eliminar el estrés consecuencia de tu modo de trabajar
  • Tener la mente más despejada, al dejar de utilizar tu memoria para recordar todo lo que tienes que hacer (que son muchas más cosas de las que crees)
  • Utilizar un sistema externo de gestión y organización personal, permanentemente actualizado, con todas tus tareas, acciones, proyectos, resultados, archivo,...
  • Conseguir aplicar todo lo anterior a tu vida personal y profesional

¿Demasiado bueno para ser verdad? Todo lo anterior se puede conseguir aprendiendo los siguientes cinco sencillos hábitos:

  1. Cuando algo llame tu atención, anótalo para no olvidarlo. Prohibido “anotarlo” en tu memoria, utiliza cualquier herramienta como una libreta, el móvil, mándate un email, …
  2. Más adelante, cuando tengas la ocasión, piensa qué significa para ti eso que has anotado y si realmente tienes que hacer algo con ello. Muchas veces caemos en un voluntarismo absurdo que nos hace comprometernos con más cosas de las que podemos y realmente queremos. Si decides que hay que hacer algo, define y escribe lo más concretamente posible cuál es la siguiente acción que necesitarás para llevarlo a cabo.
  3. Organiza esa acción en tu sistema personal (cuaderno, Outlook, programa de listas,…) colocando un recordatorio en el lugar adecuado que te asegure verlo cuando tengas que verlo. Ni antes ni después.
  4. Cuando te pongas a trabajar, revisa tu sistema de organización (punto anterior) para elegir la mejor opción para hacer. Al haber pensado previamente qué tienes que hacer y cuáles son las siguientes acciones con las que tienes que trabajar, la elección sobre qué hacer será muy sencilla.
  5. Cuando hayas elegido lo que vas a hacer, concéntrate en llevarla a cabo lo mejor posible poniendo toda tu atención en ello (si algo te distrae, mira el punto 1.)

Los cinco puntos anteriores recogen las bases de GTD, la metodología de productividad personal de David Allen. ¿Te parece complejo? ¿Inviable? ¿Excesiva? Si reflexionas, es puro sentido común y una manera natural de trabajar creada para nuestra realidad. Una realidad, estarás conmigo, donde las cosas no son como nos gustarían que fueran sino como realmente son. Y en este tiempo que nos toca vivir, trabajar en el fino y subjetivo hilo de los trucos tiene muchos riesgos.

Si interiorizas los sencillos hábitos que propone GTD, estarás sentando las bases para mejorar tu productividad, adquiriendo habilidades para vivir mejor. Responderás de manera más eficaz a lo que los demás demandan de ti, y también, a lo que te demandas de ti mismo.

Aprender a trabajar con GTD está alcance de cualquiera, dando respuesta a problemas puntuales, sencillos, sistemáticos, complejos,… Puedes buscar soluciones parciales a tus problemas o puedes dedicar tiempo a aprender un sistema fiable, sencillo y eficaz. Tú decides, pero creo que ya sabes lo que te mereces… y lo que necesitas.

David Sánchez

David Sánchez es Consultor Artesano en efectividad centrada en las personas. Forma parte de la Comunidad de Práctica sobre innovación en productividad personal y organizativa OPTIMA LAB. Escribe en su blog controlyperspectiva.com sobre productividad con GTD® , organizaciones y trabajo del conocimiento.