Criterios para evaluar un gestor de tareas para GTD

Hay 264 artículos en la categoría Software de este blog y la mayoría de ellos hablan de gestores de tareas. Es parte de mi trabajo como consultor de productividad personal conocer las opciones disponibles en el mercado. De hecho, tengo una base de datos en DEVONthink con más que 300 gestores de tareas, todos clasificados por sus funciones.

He pensado que sería interesante compartir esta clasificación de funciones con mis lectores. A partir de ahora incluiré una tabla de características debajo de las reseñas de gestores de tareas para ayudarte a comparar diferentes soluciones.

Un aviso importante

El objetivo de esta lista de funciones es poder comparar y seleccionar aplicaciones, pero la decisión nunca debería ser tomada basándote en el número de funciones.1 Ya sabes, más no siempre es mejor. Incluso hay algunas funciones en esta lista—como, por ejemplo, las sub-tareas—que no tienen nada que ver con GTD.

Funciones de un gestor de tareas

Tareas
Permite crear tareas. Obviamente, todas las aplicaciones en la categoría gestores de tareas cumplen esta función.
Sub-tareas
La aplicación permite crear sub-tareas para trocear la tarea en partes más pequeñas.
Listas
Es posible crear múltiples listas de tareas dentro de la aplicación.
Buzón de entrada
Un lugar dentro de la aplicación para las tareas que aún no han sido clasificadas
Entrada rápida
La aplicación cuenta con una manera rápida para añadir tareas nuevas a la bandeja de entrada con un atajo de entrada o un clic.
Integración con el email
Hay una manera ágil para convertir mensajes de correo en tareas
Proyectos
Cada tarea tiene un campo para indicar el proyecto a que pertenece. Además es posible visualizar las tareas por proyectos.
Contextos
Cada tarea tiene un campo para indicar el contexto de la tarea. Además es posible visualizar las tareas por contextos.
Próximas Acciones
Hay una manera de indicar cuáles son las Próximas Acciones de cada proyecto.
Mover tareas
Permite fácilmente mover las tareas del buzón de entrada a un proyecto y/o contexto.
Ordenar tareas
Es posible ordenar las tareas dentro de un proyecto y/o dentro de un contexto
Vistas / Perspectivas / Búsquedas guardadas
La aplicación cuenta con una manera de cambiar entre 'vistas' basado en filtros por múltiples criterios (fechas, proyecto, contexto, tiempo, energía…)
En espera
Permita asignar un estado ‘En Espera’ a tareas o contextos
Delegar
Indicar a quien has delegado la tarea
Fecha de vencimiento
Hay un campo para especificar la fecha final de la tarea
Fecha de inicio
El campo ‘fecha de inicio’ permite esconder tareas hasta que llegue la fecha indicada
Fecha prevista
Es la fecha en que tienes planificado hacer la tarea
Acciones recurrentes
Al finalizar una tarea, la aplicación crea automáticamente una nueva tarea con otra fecha de vencimiento
Recordatorios
Hay un mecanismo para avisarte en la fecha de vencimiento
Áreas de Responsabilidad / Roles
Una forma de organización de proyectos en grupos lógicos (áreas de enfoque o trabajo/personal).
Buscador
Una función para encontrar tareas
Material de referencia
Integración con aplicaciones como Dropbox y Evernote para gestionar la documentación relacionada a una tarea o proyecto
Offline
La aplicación funciona bien sin conexión a internet
Sincronizar
Es posible sincronizar la información entre diferentes dispositivos
Windows
Existe una aplicación para ordenadores con Windows
Mac
Existe una aplicación para ordenadores con OS X
Web
Existe una manera de acceder a los datos desde un navegador
Android
Existe una aplicación para dispositivos Android
iOS
Existe una aplicación para iPhone e iPad
Versión de prueba
Hay una manera de probar la aplicación sin coste
Precio
Precio único o cuota mensual/anual de la aplicación
  1. Mira a cualquiera discusión sobre iOS vs. Android para entender que nunca se trata de número de funciones.

Imagen Puntuación cortesía de Shutterstock

Jeroen Sangers

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Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.