La comunicación interna para evitar la ‘toxicidad’ en tu empresa (I)

Los problemas de organización en las empresas

La realidad económica actual, muestra una situación en la que un gran número de empresas atraviesan por serias dificultades que ponen en peligro su continuidad. La famosa “crisis” financiera (de la que apenas se ha hablado….) es sin lugar a dudas, una de las principales causas, pero no esto no debe cegarnos evitando la autocrítica. Existe una importante carencia en la gestión de un alto porcentaje del sector empresarial del país, lo que supone una seria amenaza para la competitividad y viabilidad de las empresas.

España es un país con un enorme talento técnico en multitud de disciplinas, pero de igual modo, existe una importante carencia en formación y capacitación sobre la administración de empresas y  la gestión de equipos. Ahora que está tan ‘de moda’ el emprendimiento, debería potenciarse no sólo la creación de empresas, sino la creación de equipos en los que se una el conocimiento técnico con la capacidad organizativa y de liderazgo.

La diferencia fundamental entre las empresas exitosas y las mediocres tiene poco que ver con los conocimientos que posean y lo inteligentemente que se manejen. En cambio, sí que depende de lo sanas que sean o lo tóxicas que puedan llegar a ser en términos organizativos.
— Patrick Lencioni

Recientemente he conocido, por casualidad, a la aceleradora de negocios en internet, itnig, y me ha gustado mucho la idea que promueven en cuanto al equipo ideal para la creación de una startup:

  • Persona técnica u orientada a producto.
  • Persona líder, comercial, gestora o marketiniana.
  • Persona creativa, innovadora o disruptiva.

Esta integración multi-disciplinar en una organización, sumado a una metodología de trabajo y comunicación interna adecuada, permiten asentar unas bases sólidas para facilitar el camino hacia el éxito de las empresas.

Alberto Andreu, afirmaba en un artículo sobre comunicación interna en las empresas que: la comunicación interna es el lubricante imprescindible para la gestión de las empresas. Definir una metodología de comunicación interna en la empresa, va más allá de establecer los mecanismos de información general de la empresa hacia los empleados, supone analizar, definir y establecer las reglas y herramientas que serán usadas para la interacción entre todos los departamentos y miembros de una organización, logrando así una importante optimización de los procesos internos, y por tanto, una sustancial mejora de la productividad.

Gráfico 1: Estructura de la comunicación interna

Gráfico 1: Estructura de la comunicación interna

El 60% de los problemas en la dirección de empresas son el resultado de una mala comunicación, y la mayoría de los problemas de comunicación vienen de una precaria atención.
— Peter Drucker

Algunas de las principales causas que generan una mala organización en la empresa son las siguientes:

  • Deficiente definición de las líneas estratégicas y planteamiento de los objetivos generales de la organización. Esto supone un doble problema, la empresa no tiene claras sus metas, y los miembros del equipo no conocen los objetivos de las tareas que desempeñan.
  • Desconocimiento por parte de los empleados de su posición en el esquema funcional, así como de las funciones que debe desempeñar.
  • Generación de ‘ruido’. El ruido se define como la desestabilización al añadir nuevos proyectos o tareas en el día a día de la empresa.
  • Uso de herramientas TIC como fin y no como medio. En multitud de empresas se utilizan aplicaciones informáticas sin la implementación de un método que indique las pautas de trabajo, algo que puede llegar incluso a generar una situación de mayor estrés.
  • Comunicación difusa y mediante canales erróneos, sobre todo desde los mandos altos e intermedios hacia sus colaboradores.

Elaboración de un plan de comunicación para nuestra empresa

Con el fin de evitar estos problemas, es conveniente desarrollar un adecuado plan de comunicación interna y metodología de trabajo en la empresa. Para ello, podemos seguiremos los pasos indicados a continuación:

Gráfico 2: Proceso para la definición del plan de comunicación interna

Gráfico 2: Proceso para la definición del plan de comunicación interna

Paso 1: Definición de líneas estratégicas y objetivos de la empresa

Si una empresa no conoce el destino hacia el cual se dirige, difícilmente podrá orientar sus velas y hacer trabajar al equipo en esa dirección. Este es un requisito imprescindible para poder enfocar la metodología en base a las necesidades de la organización.

Paso 2: Definición del organigrama y los puestos de trabajo

La definición y elaboración del organigrama es una tarea fundamental que toda empresa debe realizar antes de comenzar su actividad. Este organigrama debe establecer una estructura que permita la ejecución de las acciones necesarias para la consecución de los objetivos planificados. Además, es conveniente analizar cada uno de los puestos de trabajo, indicando los requisitos y las responsabilidades de los mismos.

Paso 3: Definición del método de comunicación interna

Una vez se han llevado a cabo los pasos 1 y 2, es momento de pasar a la elaboración del plan de comunicación interna y método de trabajo. Este paso se llevará a cabo a través de las siguientes fases:

Fase 1: Análisis de la situación actual:

  • Flujos de comunicación. Análisis de las necesidades de comunicación entre los diferentes departamentos o áreas funcionales de la empresa.
  • Origen de los problemas. En base a las necesidades de comunicación de los departamentos, evaluar los problemas existentes en los procesos de comunicación interna actual.
  • Necesidades de los empleados. Solicitar feedback a los miembros del equipo sobre las necesidades de comunicación, en base a las funciones que desempeñan en la empresa, de modo que se pueda contrastar la información con los flujos de comunicación definidos.

Fase 2: Definición del plan:

  • Objetivos. Establecimiento de las metas que se pretenden conseguir con el plan de comunicación interna y metodología de trabajo. Estos objetivos deben ir alineados con los objetivos generales de la empresa.
  • Medidas a desarrollar y medios disponibles. Definición de las medidas a llevar a cabo en los tres tipos de comunicación (horizontal, ascendente y descendente), para cubrir las necesidades detectadas en la fase 1. Además, se analizarán y establecerán los medios y herramientas que facilitarán la implementación de las medidas establecidas.
  • Calendario de acciones. Planificación de la incorporación de cada una de las medidas planteadas.
  • Instrumentos de seguimiento. Todas las mejoras implantadas en la empresa deben ser medidas para evaluar su grado de adecuación. Estableceremos qué instrumentos usaremos para medir cada una de las acciones planteadas.

Fase 3: Implantación del plan:

  • Implementación de las medidas definidas en el plan. Esta acción supone la elaboración del procedimiento para cada medida definida en la fase 2, así como su implementación con las herramientas TIC (cuando corresponda).
  • Comunicación de las medidas a los miembros del equipo. Se llevarán a cabo acciones formativas e informativas dirigidas a los miembros del equipo para que conozcan con detalle y exactitud las mejoras implantadas, así como su participación en las mismas.

Paso 4: Medición y control

Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.
— William Thompson

En base a los objetivos planteados en el plan, y a través de los instrumentos de seguimiento, debe hacerse una medición del impacto de las medidas establecidas de modo que nos permita comprobar el grado de cumplimiento, así como las modificaciones necesarias para optimizar y lograr una mejora continua.

En el próximo post, haremos un repaso a las principales herramientas de comunicación interna trabajo y colaborativo a través de las cuales podremos implementar los planes definidos.

Imagen Conversación cortesía de miamiamia

Javier Cantos

Titulado en Ingeniería Técnica Informática y Máster de Tecnologías Web para la Sociedad de la Información por la Universidad de Castilla-La Mancha, así como en diversos cursos de formación sobre habilidades directivas y productividad personal. Miembro de colectivos y organizaciones sobre GTD, coaching, productividad y gestión de personas. Cuenta con amplia experiencia formativa en cursos y talleres sobre herramientas informáticas de aplicación empresarial, y técnicas de productividad a nivel personal y de organizaciones. Actualmente es el CEO de La Fábrica del Tiempo, y Técnico de Proyectos del Centro de Apoyo Tecnológico a Emprendedores de Castilla-La Mancha bilib).