Un buen archivador #1

Si realmente es verdad que pasamos 10 porciento de nuestro tiempo buscando cosas (¡eso es casi una hora por día!), deberíamos mirar cómo podemos construir un buen sistema de archivar.

Importante

Es importante tener un buen archivo, aunque normalmente no lo damos mucha atención. Muchas veces el archivador es solo el punto final para papeles que no queremos ver, pero que, por alguna razón, deberíamos guardar. Basta con ponerlo en una caja o carpeta para que no lo veamos, y normalmente ya estamos satisfechos.

Un mal archivador es un cuello de botella

Gran parte del libro Organízate con Eficacia trata de gestionar acciones, listas de tareas y cosas que quieres hacer. Pero para poder trabajar con tus tareas también es importante que trates el material de archivo en la manera adecuada. Si el archivador no funcione bien, se convierte en un cuello de botella para todo tu sistema.

Una carta que no requiere ninguna acción, pero que quieres guardar, deberías pasar al archivador dentro 30 segundos, y directamente al sitio correcto. Si no puedes hacerlo en 30 segundos, no lo harás. La carta se queda en la bandeja de entrada o en la gran pila de cosas que todavía debes archivar.

Mientras realmente pasas esa pila al archivador al final del día, puede ser que no es tan malo. Pero si esa pila ha sobrevivido la noche al mismo sitio, tendrás un problema.

Inspección

De todas maneras, las pilas encima de la mesa no son el único problema. Mira también las carpetas de proyectos, carpetas de clientes, dípticos y papeles sueltos en tu maleta o bolsa. Mira a tu alrededor y verifica cada superficie plana. ¿Está todo en su sitio?

¿Y los imanes en la nevera? ¿Son esos imanes los pilares de tu archivador personal?

Acciones no son archivos

Es muy importante distinguir entre

• cosas que son (parte de) acciones

y

• cosas que solo quieres guardar

Al momento que mezclas esos dos tipos, acciones y archivo, tienes un problema.

Ejercicio

Pon una pila de papeles encima de tu mesa con ambos puntos de acción y material para archivar y observa durante una semana qué pasa entre tú y la pila. Estoy seguro que al final serás insensible para todo lo que hay en esa pila de papel.

¿Cómo te sientas si miras a la pila? ¿Tienes ganas de trabajar con esos papeles? Es más probable que sientas resistencia al ver la pila, y eso es un problema, porque te falta la visión general de tu trabajo, y por tanto pierdes el control.

Entonces, mantenga un buen archivador, y asegúrate que es extremamente simple para añadir un documento nuevo al archivador.