Dos minutos

La ley de dos minutos es fácil, pero poderoso:

Si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo.

Pero si esperas necesitar mas de dos minutos para hacerla, apunta esta acción en tu lista de Próximas Acciones.

Reloj

La lógica detrás de esta ley es que necesitas tiempo para poner una acción en tu lista. Si una acción cuesta poco tiempo y la puedes hacer ahora, te ahorras el tiempo de administración.

Atención: ‘ahora’ significa en el momento que has decidido procesar sus bandejas de entrada y no el momento en que llega un e-mail nuevo o el momento que el cartero te entrega una carta. Si quieres despachar todo lo que entra tu vida directamente, pierdes el control de sus prioridades. No lo hagas, pon todo primero en su bandeja de asuntos.

Pero imagínate que mas tarde al día estas procesando su bandeja de asuntos y encuentras un correo. Primero decides si realmente tienes que hacer algo, entonces definas el resultado para obtener y finalmente decides decides el Próximo Paso.

Si este Próximo Paso te cuesta solo dos minutos o menos, puedes hacerlo directamente. Por ejemplo contestarlo para confirmar su asistencia en la reunión. Después puedes mover el correo de la bandeja de entrada a la carpeta Archivo para correos procesados.

Y con esto has completado este objeto completamente dentro de dos minutos. ¡Listo!

A veces no tienes dos minutos para acabar la tarea. En este caso pones la tarea en tu lista de Próximos Acciones. Y en otros momentos tienes mucho más tiempo y puedes hacer todas las tareas, aun que te cuestan cinco o diez minutos. Pero normalmente dos minutos es una buena directiva: si una tarea cuesta menos de dos minutos para hacer, hazla directamente.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.