El exceso de planificación afecta a tu productividad

Si estás en un avión y miras a las alas, verás que se mueven bastante. Menos mal… porque los especialistas en metalurgia saben que los objetos demasiados rígidos se rompen fácilmente.

Lo mismo pasa con tu planificación. Una planificación rígida no sirve para nada.

Debes ser flexible y evitar el exceso de planificación:

La principal razón para dejarnos llevar por el impulso de planificar más de la cuenta suele ser el miedo e inseguridad. No confías en ti lo suficiente y te procuras algo de seguridad y control así, planificando. Creemos que teniendo todo planificado hasta el más mínimo detalle, lo tendremos todo bajo control pero, desengáñate, tener todo bajo control es imposible!

Usa la tecnología sin que ella te use a ti

Si hay dos auténticos ladrones del tiempo, son el móvil y las redes sociales.

En este artículo, David Torné explica qué medidas — algunos bastante extremos — ha tomado para dejar de ser controlado por la tecnología.

Quiero recuperar la sensación de llevar siempre conmigo una navaja suiza y no la máquina tragaperras en que se ha acabado convertido. No me roba dinero pero sí atención y bienestar. En los últimos meses he dado los primeros pasos para volver a convertir mi smartphone en una herramienta útil.

  • Sin notificaciones. Quitar las notificaciones de todas las apps. Es el cambio más relevante. Ya no salto cada vez que oigo – o me parece oír – un ruidito. (Configuración> Notificaciones)

Enfoca lo que quieres conseguir, efectividad para (no-)comerciales

A veces me hacen mis clientes de mentoring me preguntan ayudarles a «transformar» la visión y los objetivos que les marcan su empresa a objetivos, proyectos y acciones personales.

Aparentemente, Jordi Fortuny ha encontrado la misma pregunta y elabora sobre este tema en este post en que habla de los objetivos para comerciales.1

[…] no debes asumir estos objetivos directamente como tus objetivos. Este es un error frecuente. ¿Influyen en los tuyos? Sí. ¿Son los tuyos? No. Debes empezar por diferenciar los objetivos de la empresa, de tus objetivos personales.

Obviamente, no puedes ignorar los objetivos de la empresa, aunque no has sido bien definidos y están situados en tu «círculo de preocupación». Al aceptar estos objetivos, se han convertidos en compromisos…

Como he explicado hace tiempo en este blog, la clave está en «mapear» los objetivos de tu empresa en objetivos personales. Debes hacerlos tuyos…

  1. Aunque sus consejos son perfectamente aplicables a cualquier profesional del conocimiento. ↩︎

Las 5 claves para conocer tu ritmo productivo

El método de productividad ideal para todas las personas no existe

Todos somos distintos, pensamos distinto, tenemos un nivel de consciencia distinto, una energía distinta y recargamos nuestra energía de distinta manera.

Nuestro estado óptimo para escribir un documento de 20 páginas es distinto, para algunos será a las 6 de la mañana y para otros a las 10, nos alimentamos distinto, algunos hacemos ejercicio y otros no, algunos necesitan dormir 8 horas mientras que otros se conforman con 7.

De ahí que sea tan tan importante conocerse a uno mismo y, también, escucharse, para saber cuándo somos más productivos, cuándo lo somos menos, y cuándo necesitamos parar.

La efectividad personal empieza con el autoconocimiento.

Si quieres conocer tu propio ritmo de trabajo, puedes seguir los cinco pasos sencillos que nos recomienda Inma Gil

Cuando la solución a todos tus males está delante de tus narices: Pomodoro

La técnica Pomodoro puede ser útil para estos trabajos con tareas muy grandes que requieren grandes bloques de concentración. El ejemplo típico — y la situación en que se encontraba el inventor del método — es estudiar.

Aunque existen mejores técnicas, Pomodoro siempre ha sido una opción popular por su atractivo nombre y simplicidad del método.

En este post, Laura Sargantana explica cómo descubrí el método y cómo está usándolo.

No sólo no he perdido la concentración en lo que estaba haciendo sino que me siento mucho mejor. Y sé que cuando mi marido me vea con el Pomodoro encima de la mesa se va a alegrar, y de verdad.

Dibuja y desarrolla tu efectividad visual

¿Alguna vez has sentido que te gustaría trasladar tus ideas a imágenes que transmitieran la esencia de tu mensaje? 
Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo conectar con las emociones de las personas y ser más creativo aplicando el Visual Thinking (Pensamiento Visual) con Lara Bernal.

Lara es la responsable del servicio de Visual Thinking, facilitadora gráfica y formadora de la empresa Izada. Ella pone ilusión a todo lo que hace y disfruta muchísimo al acompañar a sus clientes a que utilicen el Visual Thinking para mejorar su comunicación y hacerla más innovadora y divertida.

Carga cognitiva, atención y escoger mi siguiente acción

Una de las preguntas más frecuentes que recibo es «¿Cómo debo organizar mis tareas?»

David Torné se ha hecho la misma pregunta, después de notas que su sistema actual no era óptima. En este post explica porqué no le sirve clasificar sus tareas por contexto y cómo ha cambiado su sistema.

Como programador no dispongo de un gran número de contextos. Ordenador Y como contexto muy residuales: Internet, Mail, Llamada. No puedo estructurar mis responsabilidades en listas breves partiendo de este criterio. Pierdo toda la fuerza que me aporta el recurso.

Cada persona es diferente y debe encontrar su propia clasificación de las tareas. No vale copiar…

Descubre tu cronotipo y mejora tu energía y descanso [podcast]

¿Alguna vez te has preguntado cómo es posible que haya momentos del día en el que estás a tope de energía y otros que no puedes contigo mismo?

Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo descubrir tu cronotipo para mejorar tu descanso y aprovechar al máximo tus picos de energía.

¿Cómo debería ser el espacio de trabajo según la neurociencia?

Las interrupciones son uno de los problemas más comunes en la efectividad personal que encuentro en mis clientes.

Parece que es un problema difícil de solucionar, porque implica que tu y tus compañeros tienen que modificar la forma de comunicar y trabajar.

Pero hay cosas que puedes hacer, mediante hábitos, conversaciones y un buen diseño de entorno. David Carulla ha recopilado una serie de consejos para crear un espacio de trabajo altamente efectivo:

¿Te imaginas un lugar específico para tareas de alta concentración? Seria un espacio muy similar a una biblioteca. Un espacio libre de interrupciones.

La neurociencia nos dice que el tiempo máximo de concentración al día es una media de 210 minutos. Por eso, debemos poner una limitación de forma que no puedas estar más de 3’5 horas diarias en ese espacio.

Si te interesa este tema del diseño del entorno, recomiendo también leer el libro (es gratis) The Open Office is Naked de Theo Compernolle.

PS: en unos días lanzaremos en KENSO nuestro primer curso online que trata precisamente de cómo trabajar sin interrupciones.

Marca la diferencia con tu Brandingwriting [podcast]

¿Alguna vez has sentido que tu marca no mola tanto cono las demás y que te gustaría transmitir la esencia de tu negocio a través de formas, colores y palabras? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo posicionarte en el mercado y conseguir que tus clientes te vean como la mejor opción con Samu Parra.

Samu es consultor de marca, copywriter y amante de la fina ironía que desde el año 2001 vive de la creatividad. Como consultor de branding y copywriter, trabaja con negocios y profesionales que crean en el poder de las ideas y no teman ser diferentes.


La tranquilidad y la serenidad, dos aspectos importantes en el trabajo

Vivimos en tiempos líquidos1 y muchos profesionales se pasan el día apagando fuegos.

¿Cómo podemos salir de esta carrera de ratas? Pues es muy simple: bajar tu velocidad. Cuando tomas el tiempo para reflexionar, tomarás mejores decisiones y cometes menos errores, evitando así las urgencias.

En un mundo V.U.C.A. las personas tranquilas y serenas sean, probablemente, las únicas que no tienen prisa. Y no la tienen porque es muy posible que se hayan parado a reflexionar acerca de sus prioridades hasta definir a dónde y cómo quieren llegar. Las prisas, las urgencias, la ligereza y los malos sentimientos son los peores consejeros. Establecer un ritmo asumible y veraz es tan imprescindible como conocer el sendero a transitar. Si cada paso que das lo haces de forma pausada y serena, seguro que tu actitud será mucho más positiva y todo tendrá mejor sabor.

  1. Aunque creo que no es nada nuevo↩︎

El propósito, efectividad para comerciales

Jordi Fortuny está publicando una serie de artículos sobre el uso de Getting Things Done para comerciales.

Yo creo que lo buenos consejos de efectividad son independientes del título de tu trabajo, porque la efectividad tiene que ver con el funcionamiento de tu cerebro. Así, creo que este texto también es interesante para profesionales que no trabajan como comercial.

Le que me ha llamada la atención es esto:

Si bien nuestra intuición ya es una herramienta muy potente, para saber qué cosas son las correctas y evitar que naveguemos completamente a la deriva, cuanto más clara sea la información de la que dispongamos, mejor funcionará. De este modo, invertir (fíjate que digo invertir…) un tiempo en reflexionar acerca de ello, aporta muchos beneficios, de los que personalmente destacaría dos:

a) Mejor priorización. […]
b) Mayor motivación. […]

Así pues, te propongo que, para empezar, definamos con más detalle tu perspectiva.

Desde hace mucho tiempo estoy convencido de que el orden correcto para mejorar la efectividad personal es primero la perspectiva y luego el control.1

La razón por este orden es muy sencillo. En la mayoría de los casos, la principal causa de la improductividad es el sobrecompromiso; simplemente hay más trabajo que horas.

Aplicar un flujo de trabajo para organizar tu trabajo en listas no es la solución. La solución es obtener claridad sobre tus niveles de perspectiva y luego usar esta información para priorizar mejor y descartar trabajo.

  1. O mejor como hacemos en KENSO: primero el autoconocimiento, luego el propósito y sólo entonces organización & acción (seguido por entorno). ↩︎

Cómo tomar buenas decisiones

Ser efectivo significa tomar decisiones: ¿Qué hacer y qué no hacer? ¿Cuándo hacerlo? ¿Cuándo dejar de hacerlo?

Si eres capaz de tomar buenas decisiones, serás capaz de ser productivo.

En este artículo extenso, Jaír Amores te explica 10 pasos que puedes seguir cuando tienes que tomar una decisión.

La vida es como un camino lleno de infinitas bifurcaciones. Puedes tomar un camino, u otro. Pero no puedes tomar dos a la vez. O decides ponerte esta ropa, o decides ponerte esta otra. A lo largo del día decidimos muchísimas cosas, la mayoría sin importancia. Otras sí la tienen. Qué trabajo escogeré, qué coche me voy a comprar, con quién me casaré, qué voy a estudiar, qué religión tengo, qué casa compro, compro o alquilo… decido responder o callar… No decidir también es una decisión. Decidimos no decidir.

Descansa sin culpas

Para la efectividad, los periodos de descanso son igual de importantes que los periodos de enfoque en la tarea.

No obstante, gran parte de los profesionales no descansan suficiente y tienen la tendencia de llenar todos los rincones de tiempo can actividades — la mayoría de poco valor.

En este artículo, Mariluz cuenta su propia experiencia cuando decidía dar más importancia al descanso.

Alguna vez leí los síntomas del cansancio crónico, y por supuesto no me vi reflejada más que en el hecho de que siempre tenía sueño y deseaba dormir: “todo el tiempo”. Tampoco creía vivir con estrés y me he sorprendido fuertemente al descubrir cómo ha cambiado mi vida al descansar mejor y al buscar tener menos pendientes y preocupaciones en mi cabeza.

Me llevó al rededor de 2 meses empezar a sentir que ya no estaba tan cansada y 4 meses después empecé a despertar, por primera vez en mi vida, sintiéndome descansada y contenta de empezar el día. Y en efecto… la mayoría de los días, no requiero despertador.

Mejora tu comunicación [podcast]

¿Alguna vez has sentido que que te falta la confianza? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo aumentar tu confianza para hablar en público y crecer personalmente con James Basha.

James es Motivational Teacher, International Speaker, Trainer, Confidence Booster y fundador de Abbey Hub. En su trabajo ha aprendido que todos hemos nacidos con mucho potencial, pero que muy pocas personas toman las acciones necesarias para descubrir y desarrollar su potencial.