Disfruta y benefíciate de perder el tiempo [podcast]

¿Alguna vez te has sentido culpable por perder el tiempo?

Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás la importancia de saber perder el tiempo de manera consciente para desconectar y sacar el máximo beneficio a esos momentos.

Tener perspectiva es preguntarte siempre para qué

Para mi, ser efectivo significa hacer las cosas correctas de forma correcta en el momento correcto. Visto así, efectividad es cuestión de intenciones y de elegir bien qué hacer en cada momento.

Este post de José Miguel Bolívar nos explica de forma detallado cuál es la mejor forma de tomar esta decisión:

La idea es dedicar proactiva y regularmente un tiempo a pensar y a decidir qué tiene sentido para nosotros, y qué resultados alineados con ese sentido queremos conseguir en las distintas áreas de nuestra vida.

La ventaja de desarrollar estos hábitos proactivos es que da lugar a una intuición bien informada, lo cual nos va a permitir preguntarnos para qué hacemos lo que hacemos, pero hacerlo de manera inconsciente, intuitiva, lo cual representa una gran ventaja sobre la opción anterior, ya que a) no consume energía y b) no interfiere con ningún principio productivo.

La clave está en esa intuición informada, que se forma mediante los procesos de perspectiva (en GTD) o propósito (en KENSO).

Muchas veces subestimamos la importancia de tener claro qué quieres conseguir y para qué.

No es coincidencia que en nuestros talleres siempre trabajamos primero esta parte tan esencial antes de tratar flujos de trabajo y maneras de organizar tus compromisos.

Blindar el tiempo de ‘no-trabajo’

Con toda la tecnología que tenemos hoy en día, existe el gran riesgo que el trabajo se convierta en una actividad expansiva y liante que acabe ocupando todos los rincones de tu semana.

Amalio Rey nos comparte sus reflexiones sobre la importancia de mantener separaciones entre los diferentes artículos. Recomiendo leer también los comentarios para ver algunos contra-argumentos interesantes…

A mí me preocupa que las nuevas fórmulas de empleo, bajo la promesa de la flexibilidad, estén contaminando el modo en que disfrutamos de la desconexión. Ahora los profesionales se ven obligados a gestionar su tiempo para resolver asuntos laborales en cualquier momento, incluso en vacaciones de verano.

La fuerza del primer paso

Me ha encantado este texto de David Torné en que habla de pasarte a la acción para romper la parálisis por análisis:

La preparación a priori es una buena idea si sabemos regular la dosis. El problema es que no buscamos preparación sino certeza y control, lo que nos lleva a la parálisis.

En los asuntos relacionados con la mejora personal soy partidario de crear una planificación mínima viable: Definir una meta, una dirección, y pasar a la acción de forma inmediata.

El objetivo de cualquier sistema de efectividad personal es minimizar el tiempo de planificar para dedicar el máximo tiempo a hacer las cosas correctas.

No hace falta dedicar una hora al día clasificando tus tareas, sino que hay que tomar decisiones rápidas y pasarte a la acción.

Una vez eliminado la inercia, todo será más fácil.

Reponte a las dificultades [podcast]

¿Alguna vez has pensado en abandonar porque has fracasado en un proyecto? Ese es uno de los temas del programa de esta semana, donde aprenderás cómo convertirte en un maestro de la resiliencia aplicando el método GSD (Get your Shit Done!) con Christian Korwan.

Alemán de cuarenta y tantos al que su apariencia física le delata. No ha estudiado más allá de COU y todo lo demás, lo ha aprendido por sí mismo. La mayoría de veces a base de tortazos, fracasos y una quiebra total.

Algo es más que nada: lo importante es empezar

Una de las causas de la procrastinación es tener tareas demasiadas grandes, tal como lo explica Enrique Benimeli:

Afrontar tareas cuya realización implique no más de 10 o 20 minutos es fácil. Nuestro cerebro «sabe» que en pocos minutos terminaremos y tachar (física o mentalmente) una tarea una vez realizada es siempre una sensación placentera. El problema aparece con las tareas que tienen una duración estimada entre 1 y 3 horas. Ante el panorama que se nos presenta, corremos el peligro de no empezar siquiera. Y con el consiguiente riesgo de posponer la tarea (y hacerlo eternamente).

La solución universal es dividir la tarea en acciones más pequeñas, porque obviamente no tenemos un bloque de tres horas disponible para trabajar sin interrupciones en esta tarea.

Obviamente, la solución más eficiente es crear un entorno profesional donde es posible hacer tareas de tres horas o más sin interrupciones y así evitar la pérdida de tiempo causada por los cambios de un proyecto a otro1 y los problemas de concentración debido a la atención residual.2

  1. Conocido en la literatura de psicología como ‘context switching’ ↩︎
  2. Cuando cambias de un proyecto a otro, la información del primer proyecto continuará ocupando una parte de tu memoria de trabajo durante un tiempo, dificultando tu capacidad de enfoque en la tarea actual. ↩︎

3 hábitos que estamos adoptando en 2019 [podcast]

¿Alguna vez te has preguntado qué hábitos ponemos en marcha las personas que nos dedicamos a la efectividad personal? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde compartiremos contigo qué hábitos estamos adoptando, cómo los estamos implementando y, lo más importante, para qué.

Si tienes un problema, échate a dormir

Veinticuatro horas no son suficientes. Si quieres trabajar las ocho horas, comer sana, estar con tu familia y amigos, tener tiempo para el ocio y el aprendizaje debes buscar más tiempo.

Un lugar donde puedes encontrar tiempo es en las horas en que no estás haciendo nada, por las noches.

Aparentemente, estas son las reflexiones de una parte significante de los profesionales, que se han obsesionado con la productividad y que quieren aprovechar al máximo todas las horas del día.

Como consecuencia de la búsqueda de más horas activas, no llegan a dormir las siete, ocho o nueve horas que necesita su cuerpo y mente. Y sin darse cuenta, han disminuido de forma significante su rendimiento durante el día.

Porque las horas de descanso son igual de importantes que las horas de enfoque.

¿Alguna vez te has ido a la cama tratando de resolver un rompecabezas vital, dándole mil vueltas a ese asunto que no te deja darte un descanso? Probablemente a todos nos ha pasado, y cuando llega la mañana, a veces la respuesta ha aparecido en tu mente de forma espontánea, como la inspiración creativa de un escritor.

Este post repasa una serie de estudios científicos mostrando la importancia del sueño.

Crea tu profesión [podcast]

¿Alguna vez has sentido que en tu vida profesional hay algo más, y aún no has descubierto qué podría ser? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo vivir con el trabajo que quieres crearte con Deborah Marín.

Deb es blogger, emprendedora, comunicadora, animadora, feminista, motivadora, sacudeconciencias e inspiradora en “Oye Deb”. Un espacio online con reflexiones sobre la intersección entre la vida y el trabajo y cómo de importante es estar en contacto contigo mismo para ser capaz de generar una vida y una profesión que te sirvan realmente.

El pseudoescanso que practicamos con tanto móvil e infoxicación

Para ser productivo, el descanso es igual de importante que los periodos de enfoque.

Lo que pasa es que parece contraintuitivo: pensamos que cuando estamos descansando no somos productivos y por eso nos cuesta.

El resultado es que tomamos pausas en que no desconectamos de verdad del trabajo y que no nos regeneran. Berto Pena usa el término ‘pseudoescanso’ para estas pausas.

Para mí la palabra Descanso no hace justicia a todo lo que tiene detrás. Significa que sabes desconectar de Internet y la tecnología cuando de verdad quieres reiniciar tu mente, que sabes decir “no” a las alertas, las notificaciones y los chequeos, que te distraes con actividades distintas a lo que habitualmente frente al ordenador, que tienes ratos donde no miras el reloj y tampoco tu lista de tareas, donde te dejas ir y estás a tu aire, haciendo algo o haciendo nada, estando con quien aprecias o quieres, o a solas, alejándote de toda la actividad y el ruido del día y la semana.

Yo mantengo una lista con pequeñas actividades para regenerar mi energía durante el descanso para así tener más ideas y más energía para trabajar con enfoque.

Ser feliz te hace ser más productivo, y ser productivo te hace ser más feliz

Me ha gustado mucho este artículo de Belén Martínez sobre la relación entre la productividad personal y la felicidad.

Felicidad y productividad van de la mano siempre. Si una persona no es feliz, difícilmente puede ser productiva. Y al mismo tiempo, si una persona no es productiva, seguramente que no acabe siendo del totalmente feliz.

Lo explica muy bien a través de los 5 aspectos de las personas felices que repercuten en la productividad.

Nada más que añadir…

Pensar rápido frena tu efectividad

Ser efectivo es cuestión de optimizar el uso de tu cerebro.

A veces hay que evitar que la parte más intuitivo toma las decisiones y habrá que enfriar una idea, tal como Paz explica en este artículo:

Cuando nos encontramos ante una pregunta difícil y no somos capaces de encontrar rápido una respuesta satisfactoria, se activa este mecanismo de sustitución.

Lo que hacemos a continuación es que buscamos una pregunta más fácil, relacionada de algún modo con la pregunta difícil, y la respondemos en su lugar.

El problema es que usar la heurística como alternativa al razonamiento a veces da buen resultado y otras veces conduce a serios errores.

¿Sabes en qué situación te puedes fiar de la heurística y cuándo no?

Lidera tu cambio [podcast]

¿Alguna vez has sentido que ha llegado el momento de cambiar las cosas o de ayudar a los demás a que lo hagan y no has sabido cómo hacerlo? 
Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo facilitar el cambio poniendo en práctica nuevos modelos de trabajo y desarrollarás un aprendizaje con sentido gracias a David Criado.

David es facilitador, agente de cambio y el alma de Vorpalina, una red de profesionales con el objetivo de transformar la cultura de las organizaciones a través de las personas.

Homogeneizar para mejorar la productividad

Un concepto clave en la efectividad personal es la definición del resultado deseado: ¿Qué está acabado cuándo he terminado?

Daniel Grifol nos explica a través de algunos ejemplos claros por qué es tan importante tenerlo bien definido:

Hay que decidir qué es algo “hecho”. Parece una tontería, pero algo hecho ¿es algo entregado? ¿Es algo revisado? ¿es algo archivado? ¿es algo terminado a la espera de validación?

Si tratas de aplicar GTD, olvida las TMIs

Obviamente, nadie puede estar en desacuerdo con el título1 de este post de Sergio Pantiga. El concepto de las Tareas Más importantes (TMI) no consta en los libros de David Allen.

Incluso en el caso de personas que aplicamos la metodología GTD, es común caer en el error de planificar o priorizar de este modo. Pero siento deciros (¡y decirme!) qué hacer esto es herencia de nuestros viejos hábitos, y contradice la base de los principios que tratamos de aplicar.

En GTD, no se planifica ni se prioriza de ese modo.

Pero GTD es el medio, no el objetivo. El objetivo es ser más efectivo, y el método es solo el camino.

Más interesante que la cuestión si las TMI encajan dentro de GTD, es preguntarte si las TMI te pueden ayudar a ser más efectivo.

Yo no utilizo las TMI en mi propia planificación, pero eso no quiere decir que no pueden ser útiles para nadie.

Hace unos años ya escribí esto sobre el tema de las Tareas Más Importantes:

La diferencia entre los diferentes métodos productivos está en el tamaño de esta lista de opciones, pero todos trabajan con un sistema de dos listas: una lista con las cosas que quieres hacer lo antes posible — lo llamamos por el momento la lista de acciones activas — y una lista con cosas que por el momento no las harás — que llamamos la lista de acciones aparcadas.

Estas dos listas funcionan como dos vasos comunicantes: a veces hay que mirar si hay acciones aparcadas que debes activar para hacer lo antes posible y otras veces hay que verificar las acciones activas para ver si hay que aparcar alguna acción.

La frecuencia en que revisas estas listas, para ver si hay acciones que deben cambiar de lista, determina el tamaño de la lista de tareas activas.

Algunos métodos como Getting Things Done sólo ejecutan este proceso de vasos comunicantes una vez a la semana, resultando en una lista enorme de acciones activas — próximas acciones en GTD — con docenas o incluso cientos de acciones.

Yo hago este proceso cada día y como resultado trabaja con una lista mucho más reducida con sólo las tareas para hoy. Las personas que trabajan con las Tareas Más Importantes tienen una lista que sólo sirve para algunas horas.

Yo creo que cada uno debe encontrar su propio punto óptimo en frecuencia de revisar y tamaño de lista de acciones.

  1. He eliminado el símbolo ® del título original, porque indicará que yo reclamo ser el propietario de la marca GTD. ↩︎

Reuniones eficaces [podcast]

¿Alguna vez te has encontrado en reuniones donde no sabes por qué estás invitado o que se vuelven en perdidas de tiempo sin sentido? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo tener reuniones eficaces con Eva Cantavella.

Eva es una feliz desertora del derecho que ahora se dedica a su pasión y trabajo de optimizar las reuniones. Es autora del blog y del libro “Reuniones eficaces”.