Cómo teletrabajar en equipo con MeisterTask

El teletrabajo ha supuesto un cambio en el día a día de todas las personas. En una sociedad como la española, todavía acostumbrada a la presencialidad como sinónimo de productividad, esta transformación ya está siendo muy significativa y ha supuesto una revolución tanto para los trabajadores como para las empresas.

Es posible que el teletrabajo te haya pillado por sorpresa, que estés encantado trabajando desde casa o que tengas infinitas ganas de volver a la oficina para hacerlo de forma presencial. En cualquiera de los casos, parece que el teletrabajo llega para quedarse.

Por eso, aprender a teletrabajar de forma eficiente en equipo, te ayudará a mantener el mismo nivel de creatividad, organización y productividad estés donde estés.

Consejos para teletrabajar en equipo

El objetivo, aunque no trabajes de forma presencial rodeado de tus compañeros, es que consigáis mantener el mismo trabajo en equipo y podáis conseguir los mismos resultados.

Hacer un seguimiento óptimo de los diferentes proyectos y tareas es esencial. Y para ello, lo mejor es contar con una herramienta que permita conocer el punto en el que se encuentra cada proceso y tarea que realizáis en equipo. Como experta en productividad y hábitos, he probado muchas, hasta dar con MeisterTask, con la que actualmente organizo los proyectos con mis clientes.

Además, existen muchas herramientas que te van a permitir mantener la comunicación de una forma rápida y eficaz: Slack, Zoom, Teams, etcétera.

Cómo trabajar desde casa sin distracciones

Trabajar desde casa requiere de un cambio de mentalidad y de una disciplina, que si bien, te costará un poco al principio, se irá a medida que consigas instaurar el hábito.

Hay varias cosas que te ayudarán a conseguirlo:

• Busca un lugar adecuado: si no es posible contar con una habitación solo para tu trabajo, encuentra un espacio donde puedas instalarte y dedicarlo exclusivamente para trabajar. De esta forma conseguirás que tu cabeza se concentre antes.

• Prepárate como si fueras a ir a la oficina: no cometas el error de quedarte en pijama todo el día. Intenta seguir la misma rutina que tenías al levantarte y practicabas antes de ir a la oficina. Ten en cuenta además, que dispondrás de más tiempo para ti al no tener que desplazarte hasta la oficina. Empléalo en algo que te guste hacer antes de empezar a trabajar y te cargará de energía.

• Elimina distracciones y tentaciones: si eres consciente de que en casa te cuesta más concentrarte, póntelo fácil y elimina previamente las distracciones. Por ejemplo, si te distraes fácilmente con el móvil, no lo tengas contigo mientras trabajas. Si el email no para de enviarte notificaciones, eliminalas. Se trata de ser productivo el máximo tiempo posible.

• Márcate un horario: nada de estar todo el día trabajando. Ponte un horario, incluye pausas e intenta cumplirlo en la medida de lo posible.

Qué información compartir con nuestro equipo

Una de las principales características de MeisterTask es la posibilidad de adaptar todos los elementos de los proyectos: desde el icono hasta el flujo de trabajo.

Hay varias formas de poder distribuir la herramienta, en función de las necesidades que presente el negocio. Lo primero será definir cómo distribuir cada proyecto. Puedes hacerlo de varias formas. Por ejemplo:

• Si tienes un equipo amplio y contáis con diferentes departamentos, lo mejor es crear uno o más proyecto para cada uno de ellos. Además, es interesante incluir a todos los líderes de la empresa en un proyecto general que ofrezca una visión completa de cómo avanzan los demás equipos, para que así puedan trasladar la información.
  De esta manera, será fácil controlar todo el flujo de trabajo que tiene el equipo, distribuir las tareas, la situación actual de cada una, los tiempos y las necesidades que vayan surgiendo.

• Si tu equipo es pequeño, puedes crear varios canales en función de la temática. Así, mantendrás una división de los diferentes proyectos, pero podrás mantener a todo el equipo al tanto de las novedades de la empresa.

Una vez que has definido cómo vas a distribuir los proyectos dentro de la herramienta, solo tendrás que crearlos. Cada proyecto en MeisterTask se divide en columnas que puedes modificar en función de tus necesidades.

De cara a mantener la productividad, mi recomendación es que separes cada proyecto en tareas y subtareas. De esta forma podrás controlar mejor todo el proceso.

El método Kanban usando MeisterTask

MeisterTask se basa en el método Kanban para organizar el trabajo. Esta técnica, de origen japonés, divide las tareas de forma visual a través de columnas.

Dependiendo del proyecto y de las características, puedes crear más o menos columnas. Lo ideal es que siempre ajustes cada tablero en función de las necesidades que tiene el proyecto.

Por ejemplo, si se trata de un lanzamiento nuevo que vas a realizar dentro de la empresa, es posible que primero tengas que hacer un brainstorming de ideas. Una primera columna donde agrupar todas las ideas y en la que cada miembro del equipo pueda participar ayudaría a tenerlo todo organizado.

Una vez que ya has avanzado en qué se hará para el lanzamiento, llega el momento de crear las tareas y subtareas. Una tarea puede ser crear la landing de la web para promocionar un servicio. Como subtareas tendríamos: redactar los textos, elegir las fotografías, diseñar la landing, subirla a la web y, por último, publicarla.

Como ves, dentro de cada tarea creada, puedes definir además diferentes subtareas y elementos que te ayudarán a tener control sobre todo el proceso. Te recomiendo varias:

Monitorización de los tiempos

Puedes controlar los tiempos que los diferentes miembros del equipo emplean en cada tarea. De esta forma podrás saber exactamente la inversión de tiempo de cada uno de los miembros y así podrás ir optimizando mejor los tiempos de los proyectos.

Bloqueo de tareas

Es muy común al trabajar en equipo, que haya tareas que un miembro no puede avanzar hasta que otro haya realizado su trabajo.

Con MeisterTask puedes ver fácilmente qué tareas están bloqueadas por otras previas. La herramienta te mostrará el símbolo de bloqueo (⛔️) y el deadline en el que esa tarea se desbloqueara.

Por ejemplo, si tomamos como referencia el ejemplo de la publicación de la landing de producto o servicio, el diseñador no podrá crear la landing hasta que no tenga las imágenes y los copies, por lo tanto, esta persona se encontraría la tarea bloqueada hasta que pudiera avanzar con la maquetación.

Esta es una de las funcionalidades que a mí más me gustan de MeisterTask, ya que nos permite identificar rápidamente qué tareas priorizar para que nuestros compañeros de equipo puedan seguir avanzando.

Supervisar y automatizar tareas

Puedes asignar cada tarea a una persona del equipo y convertirte en supervisor. De esta forma, puedes revisar fácilmente en qué punto del proceso se encuentra cada proyecto y cómo se está desarrollando.

Además del bloqueo de tareas que ya hemos visto, en la versión PRO puedes definir que al mover una tarea dentro de una columna determinada se le asigne directamente a un miembro del equipo.

Así, te ahorrarás el tiempo de tener que asignar cada vez la tarea y evitarás olvidos.

Integrar herramientas

Otra de las características destacadas de MeisterTask es que puedes integrar dentro de la propia plataforma otras herramientas como Google Calendar, Toggl, Evernote, Slack, Todoist.

Poder utilizarlas dentro de la propia aplicación, sin duda, aumentará la productividad y así, evitarás perder el tiempo abriendo y cerrando aplicaciones, manteniendo así la concentración.

Incluir fechas límite

Incluir fechas límite y entrega de los proyectos te ayudará con la productividad, evitando así la procrastinación.

Mi recomendación es que pongas un deadline al proyecto final y, en función del tiempo disponible, vayas asignando fechas límite a las diferentes tareas y subtareas, para sacarlo adelante.

Automatizar acciones

Puedes asignar y automatizar diferentes acciones en función de la columna a la que muevas un proyecto.

Además de asignar la tarea directamente a otro miembro del equipo, como ya hemos visto, también podrás automatizar acciones como que se cambie el estado de la tarea a completada, añadir o quitar etiquetas, iniciar o detener el registro de tiempo, enviar un mensaje a través de Slack o mandar un correo electrónico.

Eso son solo algunos ejemplos, las posibilidades son muchísimas, por lo que podrás investigar y ajustar en función de tu equipo, las necesidades del proyecto y vuestra metodología de trabajo.

¿Por qué MeisterTask?

MeisterTask es una herramienta de gestión muy versátil con la que puedes planificar todos los proyectos de tu empresa, coordinar a tu equipo, conocer al responsable en cada momento y controlar todo el proceso y los tiempos que lleva cada tarea.

Cuenta con una versión gratuita bastante completa en la que puedes incluir hasta 3 proyectos e ilimitadas tareas y miembros del equipo. La versión PRO, que puedes adquirir por 8,25€ al mes, permite hacer integraciones y establecer flujos de trabajo.

Además:

• Es una herramienta muy visual, que permite trabajar de forma intuitiva, sin necesidad de aprender procesos complejos.

• Puedes usarla en diferentes plataformas, es ideal para trabajar con el ordenador, pero también cuenta con una aplicación que puedes llevar en el móvil o en la Tablet.

• Las diferentes funcionalidades que incluye MeisterTask permiten reducir el uso de otras herramientas.

• Puedes organizar el trabajo, gestionar las tareas de mi equipo y colaboradores.

• Incluye informes de resultados para así poder conocer y optimizar procesos.