¿Cómo liderar reuniones efectivas de equipo?

Las reuniones efectivas son eventos interesantes y de gran energía en los que los miembros del equipo trabajan juntos para tomar decisiones o resolver problemas. Desafortunadamente, muchas de las reuniones a las que asistimos parecen ser todo lo contrario.

Las peores reuniones hacen que el tiempo se demore, lo que deja a todos mental y emocionalmente agotados, y además un poco frustrados. La diferencia está en cómo se planean y ejecutan las reuniones.

Los mejores gerentes entienden la importancia de estos eventos y entienden que producir una gran reunión requiere de planificación y un esfuerzo deliberado.

En este artículo te ofrezco algunos consejos para ayudarte a aprovechar este valioso tiempo de colaboración con tu equipo, al mismo tiempo que lo fortaleces.

Ten una actitud positiva sobre las reuniones

Es la cosa más importante que un gerente puede hacer como líder para mejorar las reuniones del equipo. Estoy sorprendida de cuántos gerentes se sienten orgullosos de proclamar su aversión por las reuniones.

Para lograr resultados significativos, resolver problemas, tomar decisiones, informar, inspirar, colaborar y motivar, los gerentes deben trabajar con las personas.

“Para lograr resultados significativos, resolver problemas, tomar decisiones, informar, inspirar, colaborar y motivar, los gerentes deben trabajar con las personas”

Eso significa, ocasionalmente, juntar a esas personas en una habitación o en una conferencia telefónica y hablar con ellas. Gestionar no se trata de sentarse en la oficina con la puerta cerrada y enviar correos electrónicos.

Como líder, debes tratar de ver las reuniones como la manifestación del liderazgo. Es el tiempo del espectáculo de liderazgo, no algo para temer como un viaje al dentista.

Recuerda, tú eres dueño de la reunión

No delegues la planificación de la agenda a un asistente administrativo u otro miembro del equipo.

Como líder, es tu reunión. Es tu trabajo planificar y ejecutar la reunión. Para ponerte en el estado de ánimo adecuado, formula y responde la siguiente pregunta: “Después de esta reunión, ¿qué deseo que las personas hayan aprendido, logrado o resuelto?”

Prepara siempre una agenda

Cada artículo que leerás sobre reuniones efectivas en el lugar de trabajo incluye consejos sobre cómo preparar una agenda.

Sin embargo, todavía nos presentamos a reuniones donde no hay una agenda que se pueda encontrar. El acto de planificar la agenda te ayuda a enfocarte e identificar los temas prioritarios para la reunión.

Solicita aportaciones en el día

Si bien la responsabilidad principal del gerente es desarrollar la agenda, se puede invitar a los miembros del equipo a contribuir con los temas de la agenda. Envía una convocatoria de ideas unos días antes de la reunión.

¡Condiméntalo!

Pon una pequeña variedad en el formato. Aquí hay algunas cosas que puedes hacer para darle vida a las reuniones de tu equipo:

• Invita a oradores invitados.
• Celebra algo.
• Realiza una ‘mesa redonda de aprendizaje’: haga que los miembros del equipo tomen una lección enseñándose mutuamente algo.
• Mira una charla de TED que sea relevante para la agenda de la reunión.
• Ejecuta una actividad de team building.
• Cambia ubicaciones (considera llevar la reunión fuera del sitio).
• Lleva algo de comida.
• Ten una reunión de ‘agenda de un solo elemento’.
• Pregunta por las actualizaciones redondas.
• Involucra al equipo en una lluvia de ideas.
• Cambia sillas o cualquier cosa para romper la monotonía.

Permite un poco de ‘espacio en blanco’ para la creatividad y el compromiso 

No metas tantos elementos en la agenda que luego te hagan tener problemas para completarlos. En cambio, deja algo de espacio al final para una discusión espontánea. Si la reunión finaliza temprano, permite que todos se vayan.

Usa las reuniones del equipo para colaborar

En lugar de simplemente compartir información, intenta resolver un problema o trabajar con el grupo para llegar a una decisión. Sí, es un desafío y puede ser complicado, pero ahí es donde obtenemos el mayor valor de las reuniones.

Aligera

Ser el líder de una reunión no se trata de alardear de autoridad o abusar del poder. Castigar a alguien por llegar tarde al frente del equipo es un ejemplo de esto. Ten sentido del humor y humildad.

Sigue

Mantén un registro de los elementos de acción y asegúrate de que las personas hagan lo que dicen que van a hacer.

Es frustrante aparecer en la próxima reunión y descubrir que la mitad del equipo no se molestó en hacer lo que se comprometieron a hacer anteriormente.

Haz un seguimiento antes de la reunión y responsabiliza a las personas por sus compromisos.

Sé un líder

Las reuniones del equipo no son un momento para bajar la guardia y relajarte. Sostente a ti y a tu equipo a los más altos estándares de conducta, lo que significa que no habrá bromas pesadas, escogiendo a los miembros del equipo, cinismo y sarcasmo, o atacando a otros departamentos o directivos.

Piensa en el líder amable por el que quieres ser conocido, y luego muéstrate como el líder en cada reunión.

La línea de fondo

Una oportunidad de conocer y trabajar con tu equipo es una cosa horrible de perder. Es imperativo que desarrolles la disciplina para planear, y dirigir las reuniones que las personas valoran, y además impulsar las iniciativas.

¿Estás listo para tomar el control de las reuniones en equipo?