4 trucos para organizar mejor tu agenda y ahorrar tiempo

Llevar una agenda organizada y exitosamente no es algo que se aprende de la noche a la mañana y regirse por ella sin parecer ni sentirte una persona demasiado estricta es un arte que también se va aprendiendo con la práctica—como todos. Pero cuando este arte se logra dominar puedes hacer maravillas con tu tiempo que antes ni creías posibles.

Al principio no será sencillo, pero arriesgarte a explorar nuevas posibilidades siempre trae buenos frutos consigo, aprovecha estos consejos para salir de tu zona de confort.

Tener una agenda es un hábito que se construye poco a poco con voluntad además de carácter y que te dará ventajas en cuanto a productividad con respecto a personas más desordenadas con el tiempo. Se trata de tomar la responsabilidad de ejercer un control sobre la propia administración de uno de nuestros bienes más preciados como es el tiempo.

4 trucos para organizar mejor tu agenda y ahorrar tiempo

A continuación encontrarás algunas claves que te harán la vida más fácil en cuanto a la gestión de esta poderosa herramienta llamada agenda:

1.- Elige un momento a diario para revisarla y actualizarla

Todos somos diferentes y es válido que las personas quieran organizar su agenda de manera semanal o quincenal, sin embargo, lo ideal es que aun seas de estas personas, la revises y actualices a diario. El seguimiento de la misma te permitirá avanzar en concreto hacia las metas que en ella coloques.

El momento del día que dediques para esto es indiferente. Elige el que mejor te funcione según tus preferencias, lo ideal es que todos los días sea a la misma hora, así se volverá un hábito.

2.- Establece horarios

Esto no quiere decir que si no realizaste la actividad en el momento que lo tenías previsto en la agenda lo perdiste, sino más bien te ayudará a qué organices tus prioridades y también que lo hagas tomando en cuenta tus preferencias y estilo de vida. Por ejemplo, yo sé que mi momento más productivo del día está entre la 1 y las 6 de la tarde, por lo que durante ese tiempo me avoco a trabajar y distribuyo el resto de mis obligaciones durante las demás horas.

Te sorprenderás de la cantidad de tiempo que puedes perder al no fijarte en el reloj

También si quieres ser un poco más flexible contigo mismo puedes colocarte metas un poco más espaciadas a lo largo del día, tipo una lista de actividades y un límite de tiempo para cada una de ellas sin ponerlas en un momento del día ya establecido.

Las ventajas de los horarios es que te harán ser más consciente del tiempo que le dedicas a tus tareas y esto te volverá más productivo, procurándonos más tiempo libre para invertir en otras actividades. Te sorprenderás de la cantidad de tiempo que puedes perder al no fijarte en el reloj. Por supuesto, no es convertirte en el conejo blanco de Alicia, que vaya el equilibrio por delante.

3.- Se realista

Cuando escribas el tiempo que utilizarás para cada actividad es recomendable que dejes cierto margen para realizarla con holgura. Si calculas que una tarea pueda llevarte 20 minutos, coloca 30, así tendrás espacio para chequear que esté bien hecha y si sobra tiempo podrás emplearlo en alguna otra tarea en la cual se te haya presentado algún inconveniente o hayas tenido que tardar más de lo previsto.

Algo que también tiene mucha importancia es la cantidad de actividades que asignes por día. Hazlo con realismo, aunque quieras, tengas las ganas y el empuje, colocar más de 20 actividades en un día hará que te sientas frustrado si no logras realizarlas todas. Lo más saludable es que se coloque una cantidad prudencial, la cual tú irás descubriendo a medida que le des un uso responsable a la agenda. Tal vez para ti sí funcione agendar 20 tareas diarias, mientras que para otros el número ideal será 8 y para otros 25.

4.- Organiza las actividades por prioridad

He escuchado de personas que se quejan al seguir una agenda porque dicen que siempre están realizando actividades cotidianas y esto no les deja tempo para realizar cosas extraordinarias. Esto ocurre cuando la persona no organiza bien las prioridades o cuando dejan que el tiempo se les escurra entre los dedos sin hacerse responsables de tomar el control.

Los días de todas las personas tienen 24 horas, está en cada quien el administrarlas eficazmente o no. Es importante el primer truco de la lista porque cuando dedicas un tiempo a revisar tu agenda podrás clasificar a diario tus tareas por prioridad, sin dejar de lado las cosas que también son importantes, pero no urgentes, pon a funcionar ese criterio objetivo que tal vez ni sabías que existía. Si no tienes claro cómo hacerlo, mira estos consejos para establecer prioridades en Gananci.

Si crees que es prioritario ir al cine, ¡mételo en tu agenda! Así cumplirás ese objetivo. Las cosas que escribas en ella no tienen solo que ser de trabajo o estudios, se trata de un manejo más eficiente y productivo de tu propio tiempo en todos los sentidos.

Imagen Planificar cortesía de Shutterstock

Edith Gómez

Edith Gómez es editora en Gananci, apasionada del marketing digital, especializada en comunicación online. Se niega a irse a la cama cada noche sin haber aprendido algo nuevo. Le inquietan las ideas de negocio y, más aún, aportar una mirada creativa al pequeño mundo en el que vivimos.