Una manera poco conocido de crear notificaciones de email
En la actualidad, nuestro smartphone es una de las mayores fuentes de interrupciones, hasta el nivel que empiezo a preguntarme porque lo consideramos un teléfono inteligente.
Pero existe una solución sencilla: cada vez que una aplicación te pide permiso para enviarte notificaciones, simplemente hay que denegarlo.
Sé que eres una persona organizada y productiva y por tanto seguramente has elegido la mejor tarea de tu gran lista de 150 acciones pendientes. ¿Es probable que justo ahora te sale una cosa más prioritaria que esta tarea que estás haciendo? Y además, ¿será tan preferente que te obliga a dejarlo todo?
Por eso debes desactivar las notificaciones, especialmente las del email.
Hace veinticinco años, cuando tenía mi primera cuenta de correo electrónico, tenía sentido recibir una notificación, porqué sólo recibía un mensaje por semana. Actualmente recibo alrededor de 200 emails por día y sé que en cada momento del día tengo mensajes nuevos esperándome. La notificación no me da ninguna información nueva y no estoy dispuesto a recibir 200 interrupciones al día.
Cuando lo explico en mis cursos presenciales, en general todos están de acuerdo, pero siempre me comentan que en su situación es imposible de hacerlo. Necesitan mantener las notificaciones activadas porque hay mensajes que deben atender inmediatamente.
Habitualmente, se tratan de emails del jefe, mensajes de los clientes pidiendo asistencia o correo de compañeros que están en el campo entregando productos y servicios.
Dejando a lado que no estoy de acuerdo con la regla de ‘lo que el jefe pide debe ir primero’1 o que creo que no se debe utilizar el email para temas urgentes2, activar las notificaciones para todos los mensajes nunca es la solución en estos casos.
Si realmente quieres recibir un aviso cuando llegue un email de tu jefe, configura tu aplicación de correo para notificarte sólo para estos mensajes.
Configura notificaciones específicas
Es algo que yo también hago, por ejemplo en las horas antes de impartir un curso. Quiero enterarme si hay algún cambio de última hora en la planificación del curso. Espero que, si hay algo urgente, el cliente me llamará, pero no será la primera vez que me entero al llegar a la sala de formación que el curso ha sido anulado y que me han avisado por email.
Por eso configuro una notificación específica el día del curso y lo desactivo nada más que acabar el curso. El único que debo hacer para activar estas notificaciones es añadir la persona a la lista de contactos VIP. Mi móvil y la aplicación de email en mi ordenador están configurados para notificarme sólo de correo electrónico de mis contactos VIP — ¡y ningún otro mensaje!.
La configuración de notificaciones VIP en iOS
La lista VIP es una función integrada en los sistemas operativos iOS y OS X. Si tienes un móvil de Android o utilizas Outlook, Hotmail o Gmail, debes crear manualmente el grupo de contactos y programar una regla o filtro de correo electrónico para notificarte.
Esto es, por ejemplo, la configuración de esta regla en Microsoft Outlook.
Una regla para notificaciones VIP en Microsoft Outlook
La configuración de notificaciones específicas es sólo un ejemplo del poder de las reglas o filtros de correo electrónico. Si quieres más ejemplos, puedes descargar gratis mi lista de reglas esenciales.
- Desde mi punto de vista, un jefe es nada más que un compañero que tiene algunas responsabilidades de coordinación. ↩︎
- El email es un medio de comunicación asíncrono. Si no puedes esperar a la respuesta, mejor utilizar un medio sincrónico, como el teléfono o la mensajería instantánea. ↩︎
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